CHỈ THỊ

VỀ TĂNG CƯỜNG CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

Trong những năm qua việc quản lý công văn giấy tờ và công tác Lưu trữ ở các huyện, thị xã, các sở, ban ngành đã từng bước được cải tiến, cơ sở vật chất được đầu tư nâng cấp. Công nghệ thông tin đã và đang được đưa vào phục vụ việc quản lý, khai thác có hiệu quả các tài liệu lưu trữ, góp phần tích cực phục vụ sự chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế xã hội trên địa bàn tỉnh.

Tuy nhiên, công tác Lưu trữ ở một số cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh vẫn còn nhiều tồn tại chưa thực hiện nghiêm túc Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. Hàng năm, tài liệu lưu trữ phần lớn còn nằm ở các phòng chuyên môn, nơi làm việc của các cán bộ, công chức thừa hành, chưa thu nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh, UBND các huyện và thị xã. Việc đầu tư cơ sở vật chất, lao động cho công tác Lưu trữ chưa được quan tâm.

Thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001. Chỉ thị số 726/CT-TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới và các văn bản pháp luật của nhà nước về công tác Lưu trữ, nhằm từng bước hạn chế, khắc phục những tồn tại, đồng thời nâng cao hiệu quả phát huy tác dụng của tài liệu lưu trữ phục vụ tốt cho việc tra cứu và bảo quản tài liệu lâu dài; củng cố hệ thống công tác Lưu trữ từ tỉnh đến huyện, thị, xã, phường và thị trấn đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn của tỉnh.

UBND tỉnh yêu cầu UBND các huyện, thị xã, Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành thực hiện tốt một số công việc cụ thể sau đây:

1. Quán triệt cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, đơn vị mình xác định tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, đó là tài sản Quốc gia không ai được phép tự ý hủy, hoặc giữ làm tài sản riêng. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện tốt công tác Lưu trữ của đơn vị và sớm ban hành các văn bản quy định về công tác Lưu trữ trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác Lưu trữ như: Cặp, bìa hồ sơ, tủ, giá, đối với các sở ban ngành cần bố trí một diện tích thích hợp làm kho lưu trữ cơ quan hoặc cải tạo, nâng cấp kho hiện tại. Đối với UBND các huyện, thị xã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định, đảm bảo yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ, có công cụ tra cứu và các thiết bị đảm bảo an toàn phòng, chống cháy nổ; Mặt khác, chỉ đạo công tác Lưu trữ tài liệu ở các xã, phường, thị trấn trên địa bàn quản lý.

2. Sở Nội vụ tỉnh căn cứ Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và UBND tỉnh. Quyết định số 30/2005/QĐ-UBND ngày 11/10/2005 của UBND tỉnh về việc ban hành quy định về quản lý công tác Lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc; Tiến hành rà soát lại số cán bộ, công chức viên chức hiện đang làm công tác Lưu trữ tại các cơ quan để có kế hoạch trình UBND tỉnh định biên bộ phận làm công tác Lưu trữ tại UBND các huyện, thị xã, các sở, ban ngành đảm bảo đủ số lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo quy định.

3. Giao cho Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư tham mưu cho UBND tỉnh hàng năm ngoài định mức chi thường xuyên, ngân sách tỉnh dành một phần kinh phí đảm bảo hoạt động công tác Lưu trữ của các cơ quan. Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ tin học vào hoạt động Lưu trữ.

4. Thủ trưởng các Sở, Ban ngành, UBND các huyện, thị xã chấn chỉnh công tác lập hồ sơ công việc đối với cán bộ, công chức viên chức đảm bảo việc lập hồ sơ công việc được thực hiện nghiêm chỉnh và thường xuyên tại các cơ quan. Thu thập tất cả hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2005 trở về trước để phân loại, chỉnh lý và giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện, thị xã khi đến thời hạn.

5. Văn phòng UBND tỉnh, chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ  kiểm tra, đôn đốc, triển khai thu thập, chỉnh lý, lập hồ sơ số tài liệu đã thu về. Báo cáo UBND tỉnh số các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu về Lưu trữ tỉnh nhưng chưa thực hiện, để ra quyết định thu hồi hết số tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các cơ quan nói trên về kho lưu trữ tỉnh theo quy định xong trước ngày 31 tháng 12 năm 2006.

Văn phòng UBND tỉnh, chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ làm công tác Lưu trữ để cập nhật  kịp thời các quy định của Nhà nước về công tác Lưu trữ.

Hàng năm, xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác Lưu trữ các cơ quan trong địa bàn tỉnh theo định kỳ, có đánh giá bình xét thi đua khen thưởng theo quy định của pháp luật.

UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị xã tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này, trong quá trình thực hiện có vấn đề vướng mắc, kịp thời báo cáo UBND tỉnh để có biện pháp giải quyết./.