CHỈ THỊ

VỀ VIỆC GIẢM VĂN BẢN, GIẤY TỜ HÀNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC.

Trong những năm qua, cùng với quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính; nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý; công tác văn thư và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính ở các ngành, các cấp đã từng bước được cải tiến, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin với chất lượng, hiệu quả ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên, trong thực tiễn một số cơ quan ban hành, sử dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc; việc in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu còn tùy tiện, lãng phí, gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước .

Tình trạng trên có nguyên nhân chủ yếu là do thói quen, cách làm việc nặng về hình thức giấy tờ, chậm ứng dụng và sử dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lý; chậm sửa đổi, bổ sung những quy định của pháp luật về công tác văn thư, quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước .

Thực hiện Chương trình tổng thể Cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010 (ban hành kèm theo Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/ 9/2001 của Thủ tướng Chính phủ); Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/ 3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

Để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính; nhằm giảm một cách căn bản văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, đưa việc ứng dụng công nghệ thông tin, phát hành và sử dụng văn bản, giấy tờ hành chính đi vào trật tự, nền nếp, thực hiện đơn giản hoá thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành và phục vụ nhân dân của các cơ quan hành chính nhà nước.

Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng Sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, xã, phường, thị trấn chỉ đạo việc rà soát, sửa đổi, bổ sung và thực hiện nghiêm túc quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị mình và các tổ chức, đơn vị trực thuộc, trong đó chú trọng đến việc xây dựng, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản đúng thể thức, đúng quy định của nhà nước và khoa học; cải tiến việc in ấn, sao chụp, phát hành các loại văn bản, giấy tờ hành chính bảo đảm hiệu quả, thiết thực, tránh hình thức, lãng phí.

2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm tiếp tục kiểm tra, hướng dẫn thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước của địa phương, từng bước hiện đại hoá, nhanh chóng đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào trật tự, nền nếp.

Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành có liên quan tiếp tục thực hiện Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/ 5/2005 Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản .

3. Các cơ quan có thẩm quyền ban hành các quy định về thủ tục hành chính và quy trình tổ chức thực hiện các thủ tục này, nhất là các thủ tục hành chính trong quan hệ giữa cơ quan nhà nước với nhân dân và doanh nghiệp (theo Đề án được duyệt), có trách nhiệm:

a) Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung các thủ tục hành chính theo hướng tinh gọn, đơn giản, rõ ràng, cụ thể và công khai, minh bạch những giấy tờ cần thiết cho việc giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức. Nghiêm cấm các cơ quan, công chức tự đặt ra những loại giấy tờ trái quy định của luật.

Thực hiện nguyên tắc cá nhân, tổ chức trong quan hệ giải quyết công việc với cơ quan nhà nước phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của nội dung giấy tờ có liên quan đến việc thực hiện các thủ tục hành chính.

b) Chuẩn hoá, ban hành đồng bộ và công bố công khai các loại mẫu biểu giấy tờ hành chính cần thiết để giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức. Các mẫu biểu giấy tờ hành chính phải thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày, đơn giản, dễ sử dụng.

4. Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để giảm dần việc sử dụng văn bản, giấy tờ hành chính:

a) Thủ trưởng các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và xã phường, thị trấn có trách nhiệm chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin vào xử lý công việc, từng bước thay thế cho việc dùng văn bản, giấy tờ hành chính trong truyền đạt thông tin, giải quyết công việc có liên quan.

b) Những cơ quan đã có mạng tin học nội bộ (mạng LAN) thì nhanh chóng thực hiện việc gửi, trao đổi và xử lý văn bản, giấy tờ hành chính trong cơ quan và với các cơ quan, tổ chức khác thông qua mạng tin học, tiến tới chủ yếu thực hiện qua mạng tin học. Những cơ quan chưa xây dựng được mạng tin học nội bộ cần khẩn trương triển khai thực hiện .

c) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm hoàn thiện mạng tin học diện rộng của Ủy ban nhân dân tỉnh trong công tác thông tin, gửi, nhận và xử lý văn bản giữa các cơ quan hành chính nhà nước; hạn chế gửi văn bản qua bưu điện hoặc bằng FAX như hiện nay. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy chế sử dụng mạng tin học nội bộ theo hướng dẫn thống nhất của cơ quan có thẩm quyền; tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức về kiến thức, kỹ năng sử dụng tin học trong khi thực thi công vụ.

5. Thủ trưởng các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và xã phường, thị trấn có trách nhiệm:

a) Quy định cụ thể và quản lý chặt chẽ việc sao chụp và gửi các văn bản quy phạm pháp luật, các loại văn bản, giấy tờ hành chính trong nội bộ cũng như ra ngoài cơ quan, đơn vị mình.

Thủ trưởng cơ quan hành chính có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật hoặc được giao thẩm quyền quản lý việc phát hành các loại văn bản này có trách nhiệm quy định cụ thể danh mục các cơ quan, tổ chức là "nơi nhận" đối với từng loại văn bản. Văn bản quy phạm pháp luật chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức có chức năng thẩm quyền tổ chức thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không gửi đến cơ quan, tổ chức khác để biết hoặc để tham khảo.

b) Sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, công chức trong thừa hành công vụ, nhằm hạn chế và giảm dần đến chấm dứt tình trạng sao chụp văn bản nhận được từ cơ quan cấp trên để gửi cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc.

c) Tăng cường các biện pháp giáo dục, tuyên truyền, động viên cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên nâng cao ý thức trách nhiệm và tinh thần tiết kiệm, chống lãng phí trong công việc; xây dựng tác phong, lề lối làm việc khoa học, hiện đại, chuyên nghiệp, chủ động, sáng tạo trong thực thi công vụ; khuyến khích phát huy sáng kiến trong việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính .

d) Tiếp tục triển khai thực hiện Quyết định số 48/2005/QĐ-UB, ngày 18/ 3/2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc quy định sử dụng thư tín điện tử tỉnh Ninh Thuận

6. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, xã, phường, thị trấn phải quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Văn phòng và Chánh Văn phòng trong việc quản lý, phát hành và sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm các loại văn bản, giấy tờ hành chính trong các cơ quan, tổ chức trực thuộc.

7. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm:

a) Tăng cường trách nhiệm về quản lý văn bản, giấy tờ hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật.

b) Chủ trì phối hợp với các Sở, ngành có liên quan xây dựng và trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quy trình, thủ tục quản lý, sử dụng văn bản, giấy tờ hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nước.

c) Chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan nghiên cứu, xây dựng và ban hành quy chế về xử lý công việc quản lý hành chính trên mạng tin học, cần chú trọng việc tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức.

8. Giao Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và báo cáo kết quả thực hiện Chỉ thị này về Ủy ban nhân dân tỉnh theo định kỳ hằng tháng, quý, 6 tháng, năm và thực hiện công tác sơ, tổng kết hằng năm.

9. Giao Sở Tài chính có trách nhiệm cân đối ngân sách và trình Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ kinh phí đến các Sở, ngành, huyện, thị xã và cơ sở để tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý.

10. Trong quá trình tổ chức triển khai, thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc-các Sở, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, xã, phường, thị trấn kịp thời báo cáo về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp và trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết và chỉ đạo thực hiện ./.