CHỈ THỊ

VỀ CHẤN CHỈNH VIỆC NIÊM YẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

Hiện nay, tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố đang thực hiện niêm yết công khai thủ tục hành chính theo các quyết định công bố Bộ thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân thành phố và Bộ Thủ tục hành chính của ngành dọc. Tuy nhiên, qua thực tế kiểm tra, việc niêm yết thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính nhà nước vẫn còn nhiều tồn tại; tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu tìm hiểu thủ tục hành chính thì gặp khó khăn do cách niêm yết tại nhiều nơi thiếu tính thống nhất, tùy tiện, thiếu tính khoa học. Một số đơn vị không niêm yết toàn bộ các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết mà chỉ niêm yết các thủ tục hành chính mang tính thường xuyên. Số khác có số lượng thủ tục hành chính tương đối lớn thì khi niêm yết tất cả thủ tục hành chính lên bảng gây khó khăn cho tổ chức, cá nhân tra cứu. Bảng niêm yết thủ tục hành chính của một số nơi có lớp kính bảo vệ hoặc được che chắn bằng các loại lưới rất bất tiện cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu tìm hiểu về thủ tục hành chính. Tại nhiều Ủy ban nhân dân cấp xã, bảng niêm yết thủ tục hành chính còn được dùng để niêm yết các văn bản hành chính khác như thông báo của ngành ngân hàng, thuế, y tế, báo cáo tài chính 06 tháng, 01 năm, kế hoạch hoạt động của đơn vị... gây trở ngại cho việc theo dõi và nghiên cứu, tìm hiểu về thủ tục hành chính. Đặc biệt, tại một số đơn vị còn niêm yết những văn bản đã hết hiệu lực, màu giấy đã ố vàng, xếp góc, rách nát… vừa thiếu nghiêm túc vừa làm mất vẻ mỹ quan, văn minh công sở.

Nhằm thống nhất trong việc niêm yết thủ tục hành chính tại trụ sở cơ quan hành chính nhà nước các cấp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố chỉ thị:

1. Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan ban, ngành, đơn vị đóng trên địa bàn thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm tổ chức và kiểm tra việc niêm yết, cập nhật Bộ thủ tục hành chính tại trụ sở cơ quan, đơn vị.

2. Cách thức niêm yết:

a) Hình thức 1: Niêm yết tại bàn viết dành cho tổ chức, cá nhân.

- Chia nhỏ quyển Bộ thủ tục hành chính ra từng lĩnh vực thành một tập (đánh số trang từng tập), lưu giữ trong bìa sơ mi còng. Tại mỗi tập có mục lục thủ tục ở trang đầu tiên để tổ chức, cá nhân dễ dàng tra cứu tìm hiểu. Các lĩnh vực ít thủ tục thì lưu chung thành một tập;

- Các bộ sơ mi được đặt tại bàn viết dành cho tổ chức, cá nhân hoặc trong các kệ đứng đặt tại khu vực ngồi chờ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

b) Hình thức 2: Niêm yết trên bảng.

- Bộ Thủ tục hành chính được chia theo từng lĩnh vực để niêm yết trên bảng đặt tại khu vực ngồi chờ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Tùy theo diện tích thực tế của khu vực này, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định kích thước và số lượng bảng niêm yết sao cho đảm bảo niêm yết đầy đủ các thủ tục hành chính đã được công bố (có thể sử dụng bảng khổ lớn hoặc khổ nhỏ, bảng ghép,…). Bảng niêm yết không được dùng cửa kính hay các vật liệu khác để che chắn;

- Phải đảm bảo bảng niêm yết được đặt ở nơi thông thoáng, dễ nhìn. Không để bàn ghế che chắn tại Bảng niêm yết;

- Không nhất thiết phải niêm yết tất cả nội dung của từng thủ tục hành chính theo Quyết định đã công bố. Từng thủ tục hành chính được rút gọn các thông tin liên quan, bao gồm: Mã số - Tên thủ tục - Thành phần, số lượng hồ sơ - Thời gian giải quyết - Lệ phí (nếu có) - Giấy tờ cần xuất trình để đối chiếu khi nộp hồ sơ (đính kèm mẫu Bảng thủ tục hành chính). Nếu tổ chức, cá nhân có nhu cầu tìm hiểu các thông tin khác thì cán bộ, công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hướng dẫn xem trong bộ thủ tục đặt tại bàn viết;

- Trong trường hợp, các thủ tục hành chính có biểu mẫu kèm theo thì phải niêm yết biểu mẫu ngay sau thủ tục hành chính đó, không niêm yết riêng bên ngoài hoặc tại vị trí khác;

- Ưu tiên niêm yết những thủ tục hành chính mà tổ chức, cá nhân thường xuyên thực hiện ở các vị trí thông thoáng, dễ nhìn nhất;

- Nội dung của từng thủ tục hành chính được in một mặt trên trang giấy A4, nếu phần nội dung được trình bày nhiều hơn một trang thì đánh thứ tự số trang và sắp xếp theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn;

- Mỗi lĩnh vực được niêm yết có gắn bảng hiệu tên của lĩnh vực đó. Đối với các lĩnh vực có nhiều hơn 10 thủ tục hành chính thì chia nhỏ thành từng tập, ở trang đầu tiên của từng tập để mục lục các thủ tục hành chính được niêm yết;

c) Hình thức 3: đăng tải Bộ thủ tục hành chính trên trang tin điện tử của cơ quan đơn vị (nếu có).

Danh mục thủ tục hành chính phải được thường xuyên cập nhật trên trang tin điện tử. Đơn vị phải có thông báo bằng văn bản về địa chỉ trang tin điện tử có đăng tải Bộ thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để tổ chức, cá nhân biết và tìm hiểu.

d) Tất cả cơ quan hành chính nhà nước đều phải niêm yết cả hình thức 1 và hình thức 2. Riêng cơ quan, đơn vị có trang tin điện tử riêng của ngành, đơn vị mình thì thực hiện cả ba hình thức nêu trên.

3. Bảng niêm yết thủ tục hành chính chỉ được sử dụng để niêm yết các thủ tục hành chính theo Quyết định công bố Bộ thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân thành phố hoặc cấp có thẩm quyền. Các loại giấy tờ khác phải được niêm yết ở bảng khác hoặc khu vực khác tùy bố trí của từng cơ quan, đơn vị.

4. Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban ngành, đơn vị đóng trên địa bàn thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm:

a) Chỉ đạo bộ phận Văn phòng thường xuyên rà soát, cập nhật danh mục thủ tục hành chính (nếu có thay đổi);

b) Thường xuyên kiểm tra, thay đổi những văn bản đã cũ kỹ, sờn rách hoặc ố vàng bằng văn bản mới;

c) Phân công một công chức trực tiếp giúp việc cho Thủ trưởng về việc thực hiện niêm yết thủ tục hành chính theo Chỉ thị này.

Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan ban, ngành, đơn vị đóng trên địa bàn thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm triển khai thực hiện Chỉ thị này kể từ ngày ký.

Giao Giám đốc Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và Thủ trưởng đơn vị có liên quan đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị này và định kỳ 06 tháng, 01 năm, tổng hợp báo cáo về Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố để kịp thời chỉ đạo./.

MẪU BẢN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

(Ban hành kèm theo Chỉ thị số 13/CT-UBND ngày 06 tháng 10 năm 2010)

LĨNH VỰC TƯ PHÁP