CHỈ THỊ

VỀ VIỆC QUẢN LÝ CUNG ỨNG VẬT TƯ KỸ THUẬT CHO XÍ NGHIỆP CÔNG NGHIỆP QUỐC DOANH

Để thực hiện chủ trương cải tiến quản lý công nghiệp, quản lý xí nghiệp công nghiệp quốc doanh, việc cải tiến công tác cung ứng vật tư kỹ thuật là nhiệm vụ rất quan trọng, phải được tiến hành đồng thời và kết hợp chặt chẽ với các mặt cải tiến quản lý khác như kế hoạch hóa, tài chính, tổ chức v.v...
Quản lý cung ứng vật tư kỹ thuật cho xí nghiệp công nghiệp quốc doanh bao gồm việc cung ứng cho xí nghiệp và việc quản lý vật tư trong nội bộ xí nghiệp. Hai mặt này kết hợp chặt chẽ với nhau, tác động lẫn nhau, nhằm thực hiện cung ứng vật tư một cách ổn định, thuận tiện cho sản xuất, tạo điều kiện cho xí nghiệp chủ động trong sản xuất và kinh doanh, tăng năng suất lao động, giảm tiêu hao vật chất, nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm.
Căn cứ vào phương hướng và yêu cầu cải tiến quản lý công nghiệp và cải tiến quản lý xí nghiệp hiện nay, phương hướng cải tiến quản lý cung ứng vật tư (kể cả phần do Bộ Vật tư phụ trách cũng như những vật tư chuyên dùng và thông dụng do các Bộ, Tổng cục khác chịu trách nhiệm) phải bảo đảm thực hiện được những điều sau đây:
1. Nguyên tắc quản lý, cung ứng vật tư:

a) Quán triệt nguyên tắc thống nhất quản lý vật tư của Nhà nước, đồng thời bảo đảm quyền tự chịu trách nhiệm về vật tư của xí nghiệp theo đúng chính sách, chế độ của Nhà nước. Nâng cao trách nhiệm cung ứng vật tư, đi đôi với tăng cường công tác quản lý, kiểm tra sử dụng vật tư đạt hiệu quả kinh tế cao.

b) Kết hợp chặt chẽ giữa việc phấn đấu thực hiện kế hoạch Nhà nước với việc vận dụng đúng đắn các đòn bẩy kinh tế trong công tác quản lý cung ứng vật tư.

c) Cung ứng vật tư trực tiếp và ổn định giữa xí nghiệp và cơ quan cung ứng với hợp đồng kinh tế và chế độ trách nhiệm vật chất rõ ràng.

d) Bảo đảm cung ứng vật tư cho xí nghiệp theo đúng chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước.

Khi đã có chỉ tiêu kế hoạch vật tư thì cơ quan cung ứng vật tư phải bảo đảm cung ứng đủ vật tư cho xí nghiệp theo chỉ tiêu kế hoạch và chịu trách nhiệm trước xí nghiệp và trước cấp trên của mình về việc thực hiện nhiệm vụ ấy. Mặt khác, xí nghiệp chịu trách nhiệm trước cơ quan cung ứng vật tư và trước cấp trên của mình về việc sử dụng đúng đắn những vật tư được cấp và phải bảo đảm hoàn thành đầy đủ kế hoạch sản xuất đã được giao.

2. Kế hoạch vật tư.

a) Trong phạm vi chỉ tiêu kế hoạch vật tư đã được phân bổ, xí nghiệp làm dự trù về nhu cầu vật tư đến quy cách, cỡ loại cụ thể theo đúng mẫu biểu, thời gian quy định và gửi thẳng cho Công ty Vật tư được giao trách nhiệm cung ứng cho mình.

b) Cùng với dự trù vật tư, xí nghiệp báo cáo cho Công ty Vật tư tình hình tồn kho vật tư của mình (những loại vật tư do Công ty chịu trách nhiệm cung ứng).

c) Xí nghiệp thông báo hệ thống định mức tiêu hao vật tư của mình đã được Bộ chủ quản thông qua cho Công ty Vật tư để làm căn cứ cho việc tính toán nhu cầu, kiểm tra sử dụng. Đối với những định mức chưa được chính thức ban hành, thì xí nghiệp cũng thông báo cho công ty vật tư, đồng thời xúc tiến trình Bộ chủ quản xét duyệt trong năm kế hoạch.

d) Công ty Vật tư phải cân đối cụ thể đến quy cách, cỡ loại rồi trao đổi với xí nghiệp để xác nhận phần vật tư Công ty nhận cung ứng, và đề xuất những trường hợp cần thay thế. Nếu 2 bên không thoả thuận được với nhau thì phải báo cáo Bộ chủ quản quyết định sau khi tham khảo ý kiến Bộ Vật tư. Kết quả thỏa thuận đó là nội dung hợp đồng kinh tế ký kết trực tiếp giữa Công ty Vật tư và xí nghiệp. Việc cung ứng tiền hành theo hợp đồng.

3. Dự trữ vật tư.

a) Cơ quan cung ứng chịu trách nhiệm chính về dự trữ vật tư bảo đảm cho sản xuất; xí nghiệp chỉ dự trữ một số vật tư vừa đủ để sản xuất liên tục; Bộ chủ quản (và Ủy ban hành chính tỉnh) không dự trữ vật tư thông dụng.

b) Công ty Vật tư và xí nghiệp trao đổi với nhau (với sự tham gia của cơ quan tài chính ngân hàng) để quy định cụ thể mức dự trữ cần thiết ở xí nghiệp đối với từng loại vật tư chủ yếu. Nếu hai bên không thỏa thuận được với nhau thì phải báo cáo Bộ chủ quản quyết định, sau khi tham khảo ý kiến Bộ Vật tư, định mức dự trữ này dùng làm căn cứ để xí nghiệp tính toán nhu cầu vật tư, vốn lưu động… và để Công ty Vật tư chủ động tính toán chu kỳ cung ứng hợp lý nhất cho xí nghiệp. Định mức này cũng được thông báo cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính, ngân hàng để kiểm tra, giám sát.

4. Hợp đồng cung ứng vật tư.

a) Khi có kế hoạch vật tư của Nhà nước, xí nghiệp và Công ty Vật tư phải ký hợp đồng cung ứng với nhau trong thời hạn quy định, không bên nào được từ chối ký hợp đồng. Nội dung hợp đồng phải quy định cụ thể: số lượng và quy cách từng loại vật tư theo đơn hàng 2 bên đã thỏa thuận, thời hạn và địa điểm giao hàng, giá cả, thưởng phạt, v.v…

b) Đối với một số loại vật tư có nhu cầu ổn định, 2 bên có thể ký hợp đồng dài hạn (2, 3, 5 năm) để xí nghiệp yên tâm sản xuất và cơ quan cung ứng vật tư ổn định nguồn hàng. Trong phạm vi hợp đồng dài hạn đã đăng ký hàng năm, 2 bên trao đổi cụ thể để thỏa thuận về phần thực hiện trong năm ấy.

c) Hai bên có nghĩa vụ thực hiện đúng hợp đồng, và phải chịu trách nhiệm vật chất với nhau nếu vi phạm các điều khoản đã ký kết. Trong quá trình thực hiện kế hoạch, khi thật cần thiết 2 bên có thể thương lượng với nhau để bổ sung, điều chỉnh hợp đồng.

5. Tiêu thụ sản phẩm vật tư kỹ thuật của các xí nghiệp chế tạo cơ khí.

a) Phải bảo đảm cân đối giữa kế hoạch sản xuất và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm:

Cơ quan, cung ứng vật tư cùng với xí nghiệp và ngành chủ quản tổ chức nắm nhu cầu thị trường, trao đổi thống nhất với nhau về số lượng, chủng loại, quy cách những vật tư kỹ thuật cần sản xuất để đề nghị Ủy ban Kế hoạch Nhà nước ghi vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trình Hội đồng Chính phủ.

Cơ quan cung ứng một mặt ký hợp đồng cung ứng với các đơn vị có nhu cầu, một mặt ký hợp đồng tiêu thụ với xí nghiệp sản xuất.

b) Việc tiêu thụ và phân phối các thiết bị sản xuất trong nước có thể thực hiện theo 2 phương thức:

- Phân phối trực tiếp từ xí nghiệp sản xuất đến đơn vị sử dụng; cơ quan cung ứng vật tư chỉ quản lý kế hoạch, làm nhiệm vụ điều hòa, phân phối và giới thiệu các xí nghiệp có nhu cầu với xí nghiệp sản xuất để 2 bên trực tiếp ký kết hợp đồng, giao nhận và thanh toán với nhau.

- Phân phối qua kho của cơ quan cung ứng vật tư, đơn vị sử dụng nhận hàng và thanh toán với cơ quan này. Phần này chủ yếu là để cung ứng cho những đơn vị sử dụng không có điều kiện trực tiếp với xí nghiệp sản xuất và để cơ quan cung ứng vật tư dự trữ cho kỳ kế hoạch sau. Hàng có thể đưa về kho cơ quan cung ứng vật tư hoặc có thể gửi tại kho xí nghiệp, coi như cơ quan cung ứng đã nhận và thanh toán tiền hàng, gửi lại xí nghiệp giữ và xuất theo yêu cầu của cơ quan vật tư, cơ quan vật tư chịu chi phí bảo quản. Đối với phần kinh doanh này của cơ quan cung ứng vật tư, Bộ Tài chính và Ngân hàng có trách nhiệm cấp và cho vay vốn theo chế độ.

c) Đối với phụ tùng thông dụng, dụng cụ cơ khí sản xuất trong nước thì cơ quan vật tư đặt hàng và thu mua toàn bộ rồi tổ chức phân phối cho các nhu cầu. Đối với dụng cụ phụ tùng chuyên dụng, xí nghiệp sản xuất trực tiếp ký kết hợp đồng mua bán với khách hàng.

6. Phương thức cung ứng vật tư cho xí nghiệp.

a) Cung ứng trực tiếp cho cơ sở ứng dụng:

Tất cả các loại vật tư do Bộ Vật tư quản lý và các loại vật tư thông dụng do các Bộ, Tổng cục khác chịu trách nhiệm quản lý cung ứng (như gỗ, gạch, ngói…) đều phải cung ứng trực tiếp cho các xí nghiệp sử dụng vật tư mà không giao qua các tổ chức trung gian (Cục Cung tiêu, Cục Vật tư, Công ty Vật tư v.v…) của các Bộ, Tổng cục chủ quản hoặc Ủy ban hành chính địa phương.

b) Đối với những vật tư chuyên dùng nhập khẩu có khối lượng lớn như bông, tơ, len, thuốc nhuộm, giấy làm bao xi-măng, bao phân lân v.v… thì Tổng công ty Ngoại thương phải ký hợp đồng cung ứng và giao nhận trực tiếp với xí nghiệp. Tổng công ty Ngoại thương chỉ ký hợp đồng cung ứng với các Cục hoặc Công ty Vật tư của Các Bộ, Tổng cục về những loại vật tư chuyên dùng phức tạp, phải đóng gói chung và cần thiết phải có một cơ quan nhận để phân chia lại cho các đơn vị cơ sở.

Trong quá trình Công ty Vật tư và Công ty Ngoại thương cung ứng trực tiếp cho các xí nghiệp, các Bộ, Tổng cục chủ quản, các Ủy ban hành chính tỉnh có trách nhiệm theo dõi nắm tình hình và điều hòa tiến độ cung ứng khi cần thiết.

7. Địa điểm giao nhận và bốc dở vật tư.

a) Đối với vật tư kỹ thuật thông dụng, xí nghiệp ở tỉnh nào thì nhận vật tư tại tỉnh ấy. Các công ty thuộc Bộ Vật tư và các cơ quan cung ứng thuộc các Bộ, Tổng cục khác làm nhiệm vụ cung ứng vật tư có trách nhiệm đưa vật tư về đến tỉnh để cung ứng cho xí nghiệp. Trường hợp Công ty Vật tư có nhiều điểm kho trong  tỉnh thì xí nghiệp có thể chỉ định điểm kho mà mình tiếp nhận thuận tiện nhất. Nếu xí nghiệp tuy ở tỉnh này nhưng lại gần kho của Công ty Vật tư tỉnh khác thì có thể yêu cầu Bộ Vật tư giao nhiệm vụ cho Công ty Vật tư gần nhất cung ứng cho mình. Đối với một số loại vật tư mà xí nghiệp có nhu cầu nhiều và ổn định, có đường giao thông thuận tiện thì Công ty Vật tư phải phấn đấu giao đến tận xí nghiệp theo kế hoạch và hợp đồng cung ứng. Cước phí vận tải từ kho Công ty Vật tư về đến xí nghiệp do xí nghiệp trả.

b) Trường hợp Công ty Vật tư không thể giao vật tư cho xí nghiệp tại địa điểm 2 bên thỏa thuận thì phải thương lượng với xí nghiệp. Nếu phải giới thiệu xí nghiệp đi nhận vật tư xa hơn thì Công ty Vật tư phải thanh toán cho xí nghiệp tiền chênh lệch về cước phí vận chuyển.

c) Đối với thiết bị thì địa điểm giao hàng là kho của các công ty chuyên doanh. Việc vận chuyển thiết bị từ kho công ty về xí nghiệp do xí nghiệp phụ trách. Trong trường hợp xí nghiệp không có khả năng tự giải quyết việc vận chuyển thì, sau khi đã nhận thiết bị tại kho, xí nghiệp ký hợp đồng với Công ty Vật tư để Công ty tổ chức vận chuyển (hoặc Công ty thuê cơ quan giao thông) về đến xí nghiệp. Cước phí vận chuyển do xí nghiệp trả và thanh toán cùng với tiền thiết bị.

d) Đối với thiết bị, vật tư chuyên dùng nhập khẩu thì địa điểm Công ty Ngoại thương giao hàng cho xí nghiệp là bến cảng, hoặc ga liên vận quy định theo hợp đồng kinh tế 2 bên đã ký.

e) Tại các địa điểm giao vật tư, cơ quan cung ứng có trách nhiệm bốc hàng lên phương tiện vận tải. Vật tư giao đến xí nghiệp hoặc đến địa điểm giao hàng quy định trong hợp đồng, thì xí nghiệp có trách nhiệm dỡ từ phương tiện vận tải xuống. Trường hợp đang xuất, nhập hoặc đang bốc lên, dỡ xuống dở dang mà đã hết giờ làm việc thì cũng phải làm cho xong không được bỏ dở.

g) Đối với những vật tư có sẵn bao bì thì cơ quan cung ứng vật tư giao cả bao bì, không được tự ý giữ lại.

8. Về phẩm chất vật tư.

a) Vật tư giao nhận giữa 2 bên phải bảo đảm đúng phẩm chất, quy cách đã thỏa thuận theo hợp đồng kinh tế và tiến tới có giấy chứng nhận quy cách, phẩm chất kèm theo vật tư và có chế độ bảo hành đối với thiết bị.

b) Đối với thiết bị, nếu có tài liệu hướng dẫn kỹ thuật, dụng cụ đồ nghề, phụ tùng thay thế kèm theo thì cơ quan vật tư phải giao đủ cho xí nghiệp.

9. Vế số lượng và thời hạn giao hàng.

a) Vật tư giao nhận giữa cơ quan cung ứng vật tư và xí nghiệp phải chính xác về số lượng,đúng thời hạn đã ký trong hợp đồng và bảo đảm các quy định về phương pháp đo lường đối với từng loại vật tư. Tại các điểm giao hàng, cơ quan cung ứng vật tư phải có phương tiện cân đo để cho xí nghiệp có thể kiểm tra được số lượng vật tư giao nhận.

b) Cơ quan cung ứng vật tư phải có biện pháp và phương tiện ở kho để cấp vật tư cho xí nghiệp theo số lượng hợp đồng cung ứng, không được buộc xí nghiệp phải nhận nhiều hơn số lượng yêu cầu.

Trường hợp Công ty Vật tư (hoặc Công ty Ngoại thương, đối với vật tư chuyên dùng nhập khẩu) cần giao hàng cho xí nghiệp nhiều hơn số lượng quy định trong kỳ giao hàng thì phải thương lượng và được sự thỏa thuận của xí nghiệp. Trường hợp này xí nghiệp có thể trả tiền theo số lượng vật tư đã ký, số còn lại sẽ thanh toán khi đến kỳ hạn quy định trong hợp đồng.

Trường hợp xí nghiệp có nhu cầu cấp bách cần được giải quyết gấp (vẫn là nhu cầu trong kế hoạch hai bên đã ký hợp đồng) thì xí nghiệp phải báo cáo cho công ty Vật tư biết trước một thời hạn nhất định, do 2 bên thỏa thuận.

10. Cung ứng lẻ và cung ứng ngoài kế hoạch.

a) Đối với những nhu cầu nhỏ hoặc những loại vật tư có lực lượng dồi dào, cơ quan cung ứng vật tư sẽ tổ chức cửa hàng để bán lẻ.

b) Đối với những nhu cầu vật tư ngoài kế hoạch thì cơ quan vật tư cung ứng cho xí nghiệp trong phạm vi khả năng vật tư dự trữ cho phép.

c) Trong cân đối vật tư của Nhà nước, có một số lượng thiết bị vật tư được dành riêng để cung ứng thêm cho những xí nghiệp được sử dụng quỹ khuyến khích phát triển sản xuất hoặc quỹ tín dụng hợp lý hóa và cải tiến kỹ thuật.

11. Ứng trước vật tư.

Đối với những xí nghiệp đã có quan hệ thường xuyên, Công ty Vật tư có thể ứng trước một số vật tư để xí nghiệp tiến hành sản xuất ngay từ đầu kỳ kế hoạch trong khi chưa có chỉ tiêu vật tư chính thức hoặc chưa kịp cân đối và ký hợp đồng cung ứng.

Số lượng, chủng loại, quy cách vật tư ứng trước do xí nghiệp và  Công ty Vật tư căn cứ vào yêu cầu của sản xuất và lực lượng vật tư mà thỏa thuận với nhau và sẽ trừ vào chi tiêu kế hoạch vật tư chính thức.

12. Trách nhiệm của các cơ quan ngoại thương, giao thông vận tải và các xí nghiệp sản xuất vật tư trong nước.

a) Khi đã có chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước thì cơ quan ngoại thương, xí nghiệp sản xuất vật tư trong nước phải ký hợp đồng với cơ quan vật tư và 2 bên phải chịu trách nhiệm vật chất với nhau như giữa cơ quan cung ứng vật tư với xí nghiệp sử dụng vật tư.

b) Cơ quan vận tải phải ký hợp đồng vận chuyển vật tư cân đối với chỉ tiêu kế hoạch vật tư Nhà nước đã giao và phải chịu trách nhiệm vật chất với cơ quan cung ứng vật tư nếu không thực hiện đúng hợp đồng. Cơ quan vận tải có trách nhiệm tổ chức việc tiếp chuyển giữa các loại phương tiện khác nhau để chủ hàng chỉ phải ký hợp đồng vận chuyển với một cơ quan vận chuyển đầu mối.

c) Cơ quan cung ứng vật tư được phép tổ chức một lực lượng vận tải bốc dỡ chủ lực cần thiết để tiếp nhận hàng, để giải quyết nhu cầu vận chuyển đường ngắn, vận chuyển vật tư đột xuất cho khách hàng và vận chuyển những loại vật tư có kích thước và trọng lượng lớn.

13. Những trách nhiệm chính của xí nghiệp trong việc quản lý vật tư là:

a) Tăng cường công tác bảo quản, nắm thật chắc lực lượng thiết bị, vật tư hiện có của xí nghiệp để có kế hoạch huy động, tận dụng và thanh lý ứ đọng.

Xí nghiệp cần thường xuyên kiểm kê và có biện pháp đem sử dụng vào sản xuất chính hoặc sản xuất phụ của mình. Những thứ thật sự không cần dùng đến thì xí nghiệp lập ngay bản kê chi tiết, nói rõ số lượng, quy cách, cỡ loại, phẩm chất, trị giá gửi cho Công ty Vật tư (theo mặt hàng Công ty ấy quản lý cung ứng), đồng gửi cho cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính.

Căn cứ vào bản kê ấy, Công ty Vật tư sẽ cùng cơ quan tài chính và cơ quan chủ quản đến kiểm tra tại chỗ để xác định phẩm chất, tình trạng và thỏa thuận về kế hoạch bàn giao lại cho Công ty Vật tư. Căn cứ vào kế hoạch giao nhận ấy, Bộ Tài chính giải quyết vấn đề vốn theo nguyên tắc đã quy định trong Chỉ thị số 102-TTg ngày 05-6-1970 của Thủ tướng Chính phủ.

b) Nâng cao một bước chất lượng kế hoạch vật tư.

Theo sự hướng dẫn của Ủy ban Kế hoạch Nhà nước và Bộ chủ quản và trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất được giao, xí nghiệp chủ động tiến hành cân đối vật tư, bảo đảm ăn khớp giữa kế hoạch vật tư và kế hoạch sản xuất – kinh doanh của đơn vị mình. Trong trường hợp có biến động trong sản xuất, xí nghiệp cũng phải chủ động và kịp thời cân đối lại và đề xuất những sự điều chỉnh (tăng, giảm) cần thiết để cơ quan kế hoạch cấp trên giải quyết.

Xí nghiệp phải định kỳ thông báo cho Công ty vật tư những định mức tiêu hao vật tư chính thức. Những định mức nào chưa chính thức thì cũng thông báo tạm thời cho Công ty Vật tư biết, đồng thời xúc tiến việc chỉnh lý và đề nghị cấp trên xét duyệt chính thức. Đối với dự trù vật tư đã đưa cho cơ quan cung ứng, xí nghiệp phải gấp rút cụ thể hóa theo thời gian yêu cầu đến quy cách, cỡ loại để Công ty Vật tư nắm chắc nhu cầu và cung ứng vật tư sát với nhiệm vụ và tiến độ sản xuất của xí nghiệp.

c) Bảo đảm sử dụng vật tư hợp lý, tiết kiệm, hợp tác chặt chẽ với Công ty Vật tư, đưa công tác kiểm tra sử dụng vật tư đi vào nền nếp.

Kiểm tra sử dụng vật tư trước hết là nhiệm vụ của xí nghiệp và Bộ chủ quản. Để làm được việc này, xí nghiệp cần chấn chỉnh khâu cấp phát vật tư trong xí nghiệp, thực hiện ngay việc cấp vật tư cho công nhân, cho tổ sản xuất theo định mức và từng bước thực hiện việc cấp vật tư tại chỗ làm việc cho công nhân. Các công ty vật tư có trách nhiệm cùng xí nghiệp kiểm tra tình hình sử dụng vật tư, kiểm tra tồn kho và tình hình bảo quản vật tư của xí nghiệp.

Qua quá trình kiểm tra phát hiện và bàn biện pháp khắc phục những thiếu sót, khó khăn và có những kiến nghị cần thiết lên cấp trên để giải quyết, xí nghiệp có trách nhiệm tạo điều kiện để cơ quan cung ứng vật tư làm tròn nhiệm vụ cung ứng và kiểm tra sử dụng vật tư, bảo quản vật tư.

d) Để thực hiện những công tác quản lý vật tư nói trên, xí nghiệp phải tích cực cải tiến bộ máy quản lý vật tư kỹ thuật của xí nghiệp từ khâu lập kế hoạch, ký hợp đồng, tiếp nhận, bảo quản đến khâu phân phối vật tư trong nội bộ xí nghiệp, sao cho vật tư được đưa đến tận tay người công nhân một cách đều đặn, kịp thời, đúng quy cách, bảo đảm phẩm chất.

Căn cứ vào chỉ thị này, Bộ Vật tư có trách nhiệm hướng dẫn và phối hợp chặt chẽ với các ngành, các địa phương để thực hiện tốt công tác quản lý cung ứng vật tư cho xí nghiệp công nghiệp quốc doanh. Các ngành, các cấp phải nghiêm chỉnh thực hiện chỉ thị này nhằm tạo ra một bước chuyển biến mới trong công tác quản lý vật tư của từng xí nghiệp, của toàn ngành và địa phương.