CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư. Lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả, khi cần nhanh chóng tìm được các văn bản. Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu. Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ. Như vậy, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc.

Trong thời gian qua, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh đã quan tâm thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Từ đó, giá trị của tài liệu lưu trữ được phát huy, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, còn một số cơ quan, tổ chức chưa thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Nguyên nhân chính là do nhận thức về trách nhiệm và việc tuân thủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân còn hạn chế; chưa thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công tác văn thư, lưu trữ; một số công chức, viên chức chưa làm tốt việc lập hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc; việc khai thác sử dụng tài liệu ở Lưu trữ cơ quan chưa đáp ứng đủ, kịp thời ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị, gây khó khăn cho việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử để bảo vệ, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng theo quy định.

Để thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, đồng thời khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh đi vào nền nếp, hoạt động hiệu quả, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm:

a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để nâng cao hơn nữa nhận thức, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức về công tác này.

b) Bố trí công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.

c) Tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định tại Điều 9 và Điều 19 Luật Lưu trữ.

d) Chậm nhất đến hết năm 2021 các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại cơ quan, đơn vị mình.

đ) Các cơ quan, đơn vị bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

e) Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ.

g) Tăng cường hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ, đảm bảo cho tất cả các cán bộ, công chức, viên chức khi xử lý công việc phải thực hiện được kỹ năng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để quản lý theo quy định.

h) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức đối với lập hồ sơ công việc; đưa việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hàng năm.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

- Tiếp tục tham mưu cho UBND tỉnh chỉ đạo các cơ quan, đơn vị tăng cường phổ biến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt là công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính lập đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng và số hóa tài liệu.

- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Kịp thời hướng dẫn, phối hợp xử lý những vướng mắc, nhắc nhở chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế.

3. Sở Tài chính có trách nhiệm:

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan bố trí kinh phí và hướng dẫn lập dự toán kinh phí thực hiện việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng và số hóa tài liệu theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản pháp luật có liên quan.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này.

Giao Sở Nội vụ hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình và kết quả thực hiện Chỉ thị./.