CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG

Thực hiện Luật Công chứng, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi chung là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực và hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh đã từng bước đi vào ổn định và phát triển, chất lượng, quy mô và tính chuyên nghiệp của các tổ chức hành nghề công chứng, đội ngũ Công chứng viên, công chức tư pháp - hộ tịch từng bước được nâng cao, đáp ứng nhu cầu công chứng, chứng thực của tổ chức, cá nhân, công tác chứng thực được thực hiện theo các quy định của pháp luật và có những chuyển biến tích cực, giải quyết cơ bản tình trạng bức xúc do ách tắc, quá tải tại các Phòng Công chứng, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh thời gian qua còn bộc lộ nhiều hạn chế, như: đa số các tổ chức hành nghề công chứng thành lập tập trung tại những địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội phát triển; chất lượng của đội ngũ công chứng viên đã được nâng lên nhưng vẫn còn nhiều hạn chế về chuyên môn, nghiệp vụ; một số cơ quan, tổ chức và người dân nhận thức chưa đầy đủ về vị trí, vai trò của hoạt động công chứng, chứng thực cũng như giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực; hoạt động chứng thực tại một số địa phương chưa được quan tâm đúng mức, chưa đảm bảo điều kiện về lưu trữ hồ sơ chứng thực, vẫn còn tình trạng chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch chưa đảm bảo trình tự, thủ tục theo quy định; việc lạm dụng yêu cầu chứng thực bản sao khi tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính không đúng các quy định của pháp luật….

Để tăng cường và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực, khắc phục những hạn chế, vướng mắc trong hoạt động công chứng, chứng thực thời gian qua, thực hiện thống nhất các quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực; tạo điều kiện cho người dân có quyền lựa chọn công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật; Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các Sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã), Hội Công chứng viên tỉnh thực hiện nghiêm các nội dung sau:

1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến rộng rãi Luật Công chứng năm 2014, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Công chứng và các quy định của pháp luật về chứng thực trong nội bộ cơ quan, đơn vị và nhân dân nhận thức đầy đủ các quy định pháp luật về công chứng, chứng thực, sự khác nhau giữa công chứng, chứng thực và hệ quả pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực; đảm bảo cho người dân có quyền lựa chọn công chứng tại Tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng hoặc chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định pháp luật về chứng thực.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm:

a) Rà soát lại tổ chức và hoạt động của tất cả các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, đề xuất kịp thời Ủy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh quy hoạch, sắp xếp các tổ chức hành nghề công chứng, phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương. Đồng thời, thực hiện việc chuyển đổi Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập theo quy định tại Điều 22 của Luật Công chứng.

b) Phối hợp với các sở, ban, ngành tỉnh và Báo Ấp Bắc, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh thường xuyên tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định về công chứng, chứng thực để cá nhân, tổ chức hiểu và thực hiện theo quy định pháp luật.

c) Phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng và triển khai các văn bản pháp luật có liên quan đến hành nghề công chứng nhằm nâng cao nghiệp vụ kỹ năng hành nghề, quy tắc ứng xử, đạo đức hành nghề công chứng cho công chứng viên; việc bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng, Nghị định 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 03 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

d) Hàng năm, phối hợp với Sở Nội vụ và Trường Chính trị tỉnh tổ chức bồi dưỡng kiến thức pháp luật, tập huấn nghiệp vụ chứng thực cho lãnh đạo Phòng Tư pháp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức phụ trách công tác chứng thực của Phòng Tư pháp, đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã và công chức phụ trách công tác tiếp nhận và trả kết quả tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.

e) Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Hội Công chứng tỉnh xây dựng Đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng theo lộ trình phù hợp với quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt.

f) Thường xuyên rà soát các quy định pháp luật để kịp thời trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định công bố việc sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, chứng thực. Đồng thời, kiến nghị cơ quan có thẩm quyền bãi bỏ các thủ tục rườm rà, không cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu công chứng, chứng thực.

g) Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kịp thời xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh; đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn, chỉ đạo giải quyết khó khăn, vướng mắc trong hoạt động công chứng, chứng thực.

3. Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm:

a) Phối hợp với Sở Tư pháp và các sở ngành có liên quan, Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức tuyên truyền về các quy định của pháp luật có liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai.

b) Cung cấp cho các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã quyền truy cập để sử dụng dữ liệu từ hệ thống thông tin đất đai. Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai cung cấp dữ liệu đất đai theo yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng, cá nhân theo đúng quy định pháp luật, phục vụ cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản.

4. Sở Tài chính có trách nhiệm chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp đảm bảo kinh phí thực hiện cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực theo quy định.

5. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp Sở Tư pháp thực hiện việc tuyên truyền pháp luật về công chứng, chứng thực trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh, trang thông tin điện tử của các sở, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.

6. Cục Thuế tỉnh chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng trong việc thực hiện chế độ thu, nộp và quản lý phí công chứng, phí chứng thực; chế độ quản lý sử dụng biên lai, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành.

7. Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị có trách nhiệm:

a) Phối hợp với Sở Tư pháp thực hiện quản lý nhà nước về công tác chứng thực ở địa phương.

b) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về công chứng, chứng thực, để cho người dân hiểu và thực hiện quyền lựa chọn công chứng hoặc chứng thực khi có yêu cầu.

c) Tổ chức bồi dưỡng kiến thức pháp luật, tập huấn nghiệp vụ chứng thực cho đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch và công chức phụ trách công tác tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã.

d) Rà soát, sắp xếp, bố trí đủ kinh phí, biên chế công chức cho Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch, công chức phụ trách công tác tiếp nhận và trả kết quả tại Ủy ban nhân dân cấp xã để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Đồng thời, chỉ đạo Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện:

- Thực hiện việc chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật hiện hành; bảo đảm cho người dân có quyền lựa chọn công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã theo đúng quy định của pháp luật về chứng thực.

- Bố trí công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch, công chức phụ trách công tác tiếp nhận và trả kết quả đáp ứng về chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ.

- Trang bị cơ sở vật chất như: máy vi tính, máy in, dấu chứng thực, sổ chứng thực, kho lưu trữ… đảm bảo phục vụ cho công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện việc niêm yết công khai các trình tự, thủ tục, mức thu lệ phí công tác chứng thực.

- Lưu trữ; bảo quản sổ, hồ sơ chứng thực và thực hiện việc tiêu hủy hồ sơ đúng quy định pháp luật về lưu trữ.

8. Hội Công chứng viên tỉnh

a) Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về Hội và pháp luật về công chứng. Giám sát hội viên trong việc tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và Điều lệ Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp thực hiện các nội dung nêu tại điểm 2c của Chỉ thị này.

Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn, vướng mắc, các ngành, các cấp kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.