CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ NAM

Trong thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Hà Nam từng bước đi vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác tham mưu, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị, địa phương góp phần phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh. Việc ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử, ký số được quan tâm thực hiện, góp phần nâng cao chất lượng nền hành chính Nhà nước và năng lực cạnh tranh cấp tỉnh.

Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị, địa phương vẫn còn tồn tại, hạn chế, đó là: Văn bản sai về hình thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký; việc quản lý văn bản đi, đến chưa đúng quy định, cá biệt có đơn vị, địa phương không có sổ lưu văn bản đi, đến; việc lấy số, lưu văn bản còn tuỳ tiện. Nhiều cơ quan, đơn vị chưa xây dựng Danh mục hồ sơ, chưa thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử…

Để thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc; Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; các doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh và Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố:

a) Tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ:

- Áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức để nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ nhất là giá trị tài liệu.

b) Bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo đúng quy định. Tổ chức đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác văn thư, lưu trữ.

c) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ:

- Thực hiện nghiêm Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư trong soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật; việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Rà soát,hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ hàng năm, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu...

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ; bảo đảm an toàn thông tin, triển khai thực hiện lập hồ sơ điện tử, đảm bảo đạt mục tiêu về lập hồ sơ công việc theo Kế hoạch số 3705/KH-UBND ngày 10/12/2020 của Uỷ ban nhân dân tỉnh.

- Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, vệ sinh kho lưu trữ thường xuyên, duy trì nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy, chữa cháy theo quy định; đồng thời tổ chức sử dụng tài liệu hiệu quả, bảo đảm giữ gìn bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định; từng bước chọn lọc để số hóa tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của các tổ chức, cá nhân.

d) Hàng năm báo cáo kết quả thực hiện Chỉ thị này về Sở Nội vụ.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố:

a) Ngoài việc thực hiện khoản 1 của Chỉ thị này, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo Phòng Nội vụ tham mưu quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan tổ chức cấp mình.

b) Chỉ đạo Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn tổ chức thực hiện nghiêm các quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân;

- Bố trí kho lưu trữ theo quy định để bảo quản tài liệu; tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải được quản lý tập trung tại lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; tổ chức sử dụng tốt tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Tăng cường chỉ đạo, quản lý các hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn: quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn đúng quy định.

3. Giao Giám đốc Sở Nội vụ:

a) Tăng cường quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; tích cực phổ biến, hướng dẫn kỹ năng, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là việc lập hồ sơ giấy, lập hồ sơ điện tử. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh thuộc diện chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản có trách nhiệm tổ chức quản lý, thống kê, thu thập, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

b) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh đưa việc chấp hành pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhất là việc lập hồ sơ công việc (trong đó có lập hồ sơ điện tử) là một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của tập thể, cá nhân và bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm.

c) Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị để kịp thời hướng dẫn, phối hợp xử lý vướng mắc, nhắc nhở, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế.

d) Phối hợp với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các huyện, thị xã, thành phố giai đoạn 2021-2026 theo Quyết định số 1605/QĐ-UBND ngày 11/8/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh; hàng năm tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh để bảo quản, phục vụ khai thác, sử dụng đúng quy định.

đ) Tổ chức triển khai và hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra thực hiện Chỉ thị này, tổng hợp và báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Giao Giám đốc Sở Tài chính:

a) Tham mưu dự toán ngân sách hàng năm bảo đảm cho công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các sở, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố trong việc thanh quyết toán kinh phí chi cho việc sử dụng dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo quy định của pháp luật.

b) Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt cấp kinh phí để triển khai thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức; đề án lưu trữ điện tử giai đoạn 2021 - 2026 theo quy định.

Yêu cầu Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức, cá nhân có liên quan nghiêm túc triển khai thực hiện Chỉ thị này./.