CHỈ THỊ

VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

Ngày 05 tháng 6 năm 2007, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã ban Chỉ thị số 14/2007/CT-UBND về tăng cường công tác lưu trữ và bảo vệ tài liệu lưu trữ. Sau 07 năm thực hiện, nhận thức của Thủ trưởng, công chức, viên của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương (cơ quan, tổ chức) về vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ được nâng lên; đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong tỉnh bước đầu được rà soát, sắp xếp lại theo yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ; hệ thống kho bảo quản tài liệu từ cấp tỉnh đến cấp huyện đã được quan tâm đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị; việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống được Ủy ban nhân dân tỉnh chú trọng cấp kinh phí thực hiện... Từ đó, công tác văn thư, lưu trữ từng bước được củng cố, dần đi vào nề nếp, góp phần phát huy được giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, tổ chức.

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn những hạn chế đó là: Quy trình soạn thảo, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và việc đăng ký, quản lý văn bản có nơi, có lúc chưa đúng quy định; một số cơ quan, tổ chức chưa thực hiện đúng yêu cầu kỹ thuật trong việc xây dựng, bố trí phòng, kho lưu trữ để bảo quản tài liệu lưu trữ; việc ứng dụng công nghệ tin học và đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu theo quy định cũng như đòi hỏi của thực tế; tình hình tài liệu tồn đọng ở dạng bó gói, chưa được chỉnh lý gây khó khăn trong việc tra cứu, khai thác, sử dụng; chưa tổ chức trưng bày, triển lãm, công bố tài liệu quý hiếm và thực hiện thu thập các tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử trong nhân dân từ đó ảnh hưởng đến việc giữ gìn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của tỉnh.

Nguyên nhân chủ yếu của những hạn chế trên là do còn nhiều Thủ trưởng của các cơ quan, tổ chức chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác văn thư, lưu trữ; kinh phí phục vụ cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ chưa được chú trọng; nhân sự làm văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng và chất lượng; việc tổ chức quán triệt, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ chưa được quan tâm; việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác lưu trữ còn giới hạn ở một số ít cơ quan, tổ chức nhưng hiệu quả thấp.

Để thực hiện nghiêm túc Luật Lưu trữ của Quốc hội khóa XIII thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và các văn bản pháp luật khác về văn thư, lưu trữ; kịp thời khắc phục những hạn chế nêu trên; nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh; các cơ quan trung ương, các tổ chức chính trị - xã hội đóng trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố tiếp tục thực hiện tốt các nội dung trọng tâm sau:

a) Công tác tổ chức: Tăng cường tuyên truyền, phổ biến ý nghĩa, tầm quan trọng của Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác về văn thư, lưu trữ đến toàn thể công chức, viên chức nhất là đối với lãnh đạo các cơ quan, tổ chức. Rà soát số lượng, chất lượng đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ để bố trí phù hợp và thực hiện đầy đủ, kịp thời chế độ phụ cấp, đãi ngộ theo quy định hiện hành.

b) Công tác văn thư: Tiến hành rà soát để hoàn thiện, bổ sung, sửa đổi các quy định, quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức đúng với pháp luật hiện hành như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Bảng thời hạn bảo quản.

c) Công tác lưu trữ:

- Thống kê khối lượng hồ sơ, tài liệu hiện đang lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đó, xây dựng kế hoạch, bố trí nhân lực và cân đối kinh phí của đơn vị để thực hiện sắp xếp, chỉnh lý sơ bộ tài liệu lưu trữ hiện hành. Lập dự trù kinh phí trình cấp có thẩm quyền phê duyệt đối với những tài liệu còn tồn đọng, tích đống đế tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định. Từ năm 2015 chấm dứt tình trạng phát sinh tài liệu chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh trước khi nộp vào lưu trữ hiện hành và thực hiện việc số hóa dữ liệu điện tử để lưu trữ theo quy định. Phấn đấu đến năm 2020 tất cả các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh ứng dụng công nghệ tin học để quản lý văn bản và tra tìm hồ sơ, tài liệu.

- Bố trí phòng, kho có diện tích phù hợp với số lượng tài liệu lưu trữ hiện có và sẽ phát sinh để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác lưu trữ, công tác phòng cháy, chữa cháy tại kho lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức theo quy định. Lập các công cụ tra cứu, quản lý tài liệu lưu trữ như: Hồ sơ phông, mục lục hồ sơ, sổ nhập, sổ xuất, sổ theo dõi khai thác tài liệu lưu trữ.

d) Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê hàng năm công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ về Ủy ban nhân dân tỉnh thông qua Sở Nội vụ. Thực hiện báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ

a) Rà soát, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung các quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh phù hợp với quy định hiện hành.

Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

b) Xây dựng đề án về chỉnh lý tài liệu tồn đọng ở các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu và lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2014 - 2020. Tổ chức điều tra, khảo sát và lập quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đến năm 2020.

c) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện giám sát hoạt động chỉnh lý của các cơ quan, tổ chức được cấp kinh phí chỉnh lý trong quá trình đấu thầu, chỉ định thầu và nghiệm thu tài liệu sau khi chỉnh lý. Nhằm kiểm soát các khâu thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý, lựa chọn tài liệu một cách chính xác, khoa học để thu thập vào lưu trữ lịch sử.

d) Rà soát, thống kê đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ (nhất là biên chế làm công tác lưu trữ chuyên trách) để có giải pháp củng cố về số lượng, chất lượng; tăng cường tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức.

đ) Tổ chức triển khai việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh; triển khai việc cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định.

e) Xây dựng đề án thu thập và phát huy hệ thống tài liệu lưu trữ, tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ một cách rộng rãi, hiệu quả. Từng bước đưa việc triển lãm trở thành việc làm thường xuyên, là nơi để tham quan tìm hiểu về truyền thống cách mạng của cả nước nói chung và tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu nói riêng đối với học sinh, sinh viên, cán bộ công nhân viên chức trên địa bàn tỉnh.

g) Tiến hành lập “Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật”. Đồng thời, tiến hành giải mật những tài liệu mật theo quy định của pháp luật để sử dụng rộng rãi tài liệu.

h) Chủ trì, phối hợp với các sở, ngành, địa phương liên quan tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ và hiến tặng tài liệu lưu trữ có giá trị.

3. Giao Giám đốc Sở Tài chính: Chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức lập dự toán kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ; thẩm định trình Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí phù hợp, đúng quy định để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ.

4. Giao Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư: Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ kinh phí theo dự toán ngân sách, bố trí cấp vốn theo đề án đối với công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

5. Giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông: Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh kế hoạch thực hiện việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước theo quy định của Chính phủ. Hướng dẫn nghiệp vụ quản lý, sử dụng văn bản điện tử; số hóa và lưu trữ văn bản điện tử; xây dựng phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ và sử dụng thống nhất phần mềm này trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức tập huấn nghiệp vụ và kiểm tra việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

6. Giao Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh: Chỉ đạo các đơn vị, Ủy ban nhân dân xã phường, thị trấn trực thuộc thực hiện nghiêm túc các yêu cầu tại Điểm 1 Chỉ thị này. Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn.