CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG

Thực hiện Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 3/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước; tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và Chỉ thị số 27/CT-TTg ngày 29/11/2007 của Thủ tướng Chính phủ về chấn chỉnh việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành, lưu trữ và trao đổi thông tin góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Nhà nước, trong đó có việc ứng dụng triệt để, hiệu quả hệ thống thư điện tử, một trong những ứng dụng quan trọng của mạng máy tính, Internet vào việc trao đổi thông tin; căn cứ tình hình thực tế của địa phương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Các cơ quan sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm:

a) Bảo đảm các điều kiện triển khai hệ thống thư điện tử tại các cơ quan gồm các nội dung:

- Tận dụng hạ tầng công nghệ thông tin hiện có; kết quả của các đề án, dự án đã được triển khai để đưa vào sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử tại từng cơ quan, đơn vị; từng bước đầu tư hoàn thiện hệ thống thư điện tử liên thông được từ các cơ quan cấp tỉnh đến các cơ quan cấp huyện, cấp xã;

- Đăng ký, tạo lập hộp thư điện tử cho cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan tại những nơi đã đủ điều kiện; xem xét tạm thời sử dụng hộp thư điện tử miễn phí có tính bảo mật cao tại những nơi chưa đủ điều kiện. Đồng thời, tạo điều kiện thiết lập hộp thư điện tử cho các đơn vị cấp dưới trực thuộc đối với những đơn vị chưa đủ điều kiện tạo lập hệ thống thư điện tử riêng;

- Tổ chức đào tạo tại chỗ hoặc cử cán bộ tham gia học các khóa đào tạo ngắn hạn, bảo đảm cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan có thể sử dụng thư điện tử trong công việc; chỉ định cán bộ có năng lực để đào tạo chuyên sâu hơn về hệ thống thư điện tử, nhằm phục vụ cho cơ quan trong quá trình sử dụng thư điện tử;

- Trong kế hoạch thực hiện nhiệm vụ hàng năm, có kế hoạch duy trì, đầu tư, mua sắm phát triển hệ thống thư điện tử tại cơ quan để đáp ứng nhu cầu công việc, bảo đảm sự đồng bộ với các cơ quan khác.

b) Tiếp tục duy trì, phát huy kết quả việc sử dụng hệ thống thư điện tử phục vụ cho công việc trong thời gian qua trên địa bàn tỉnh. Tăng cường thực hiện triệt để việc ứng dụng hệ thống thư điện tử vào hoạt động trong cơ quan, giữa các cơ quan với nhau, giữa tổ chức và công dân, cụ thể:

- Công khai danh mục địa chỉ thư điện tử chính thức của cơ quan, đơn vị trực thuộc và từng cán bộ, công chức, viên chức được cấp địa chỉ thư điện tử trên trang thông tin điện tử của tỉnh hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan;

- Tận dụng hệ thống thư điện tử để: gửi, nhận các loại văn bản, trao đổi thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp trong tỉnh và các văn bản khác (trừ văn bản, thông tin mật). Từng bước giảm văn bản, giấy tờ hành chính;

- Tận dụng triệt để hệ thống thư điện tử để: tiếp nhận thông tin, trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công; trao đổi, giải quyết các phản ảnh, kiến nghị, vướng mắc… của tổ chức và công dân;

- Cán bộ, công chức có thẩm quyền trong cơ quan, phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử để xử lý các công việc hàng ngày theo sự phân công của cơ quan và có sự phân công thay thế khi có người vắng; cử cán bộ kiểm tra hộp thư điện tử chung của cơ quan (nếu có hộp thư điện tử chung) để kịp thời báo cáo lãnh đạo cơ quan xử lý, điều hành công việc.

- Thống nhất sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để soạn thảo các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử.

c) Thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá nâng cao chất lượng, báo cáo tình hình sử dụng hệ thống thư điện tử của cơ quan, gồm các nội dung sau:

- Định kỳ đánh giá mức độ tỷ lệ sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, từ đó có kế hoạch chỉ đạo tăng cường sử dụng trong từng thời gian; xác định trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc sử dụng thư điện tử phục vụ cho công việc nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, giảm giấy tờ. Xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng tại cơ sở.

- Các cơ quan, đơn vị đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, sau thời gian sử dụng hệ thống thư điện tử ổn định thì phải đưa việc gửi, nhận thư điện tử vào quy trình tác nghiệp áp dụng ISO tại cơ quan, đơn vị.

- Thực hiện báo cáo kết quả định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.

2. Lãnh đạo cơ quan cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm:

- Tăng cường nâng cao nhận thức trong toàn cơ quan, đơn vị trong việc sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc, từng bước ứng dụng hệ thống thư điện tử và các hệ thống thông tin khác trong quản lý, điều hành;

- Phải gương mẫu trong việc ứng dụng hệ thống thư điện tử trong công việc;

- Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc bảo đảm các điều kiện triển khai hiệu quả hệ thống thư điện tử, bao gồm các điều kiện về nguồn nhân lực, tài chính, sự phối hợp giữa các cơ quan, cải tiến quy trình làm việc.

- Căn cứ Quy chế sử dụng và gửi nhận các loại văn bản, thông tin qua hệ thống thư điện tử của tỉnh có Quy chế sử dụng và gửi, nhận các loại văn bản, thông tin qua hệ thống thư điện tử trong từng cơ quan.

3. Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan có trách nhiệm:

- Nhận thức đúng lợi ích và tận dụng tối đa hiệu quả của hệ thống thư điện tử trong công việc;

- Sử dụng hộp thư điện tử với địa chỉ tên miền .gov.vn nếu đã được cấp phát để trao đổi trong công việc;

- Tuân thủ các quy định về: an ninh, an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử; quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh, của cơ quan và các quy định có liên quan của Nhà nước.

4. Giao trách nhiệm một số công việc cụ thể:

a) Sở Thông tin và Truyền thông:

- Chủ trì, tổ chức triển khai và hướng dẫn thực hiện Chỉ thị này; là đầu mối tiếp nhận, giải đáp các khó khăn, vướng mắc phát sinh (nếu có), các giải pháp về thiết bị, nghiệp vụ chuyên môn để các đơn vị thực hiện; phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi và đôn đốc quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan và định kỳ đánh giá kết quả, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Chủ trì, phối hợp với các ngành tỉnh có liên quan và các địa phương soạn thảo, trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế sử dụng và gửi, nhận các loại văn bản, thông tin qua hệ thống thư điện tử trên địa bàn tỉnh để các ngành, các cấp thực hiện.

- Tổ chức xây dựng hệ thống thư điện tử trên địa bàn tỉnh đảm bảo yêu cầu liên thông giữa các cơ quan cấp tỉnh với cấp huyện, giữa các sở, ban, ngành cấp tỉnh với nhau; liên thông giữa các huyện, thành phố, thị xã với nhau, liên thông giữa cơ quan chuyên môn cấp tỉnh với cơ quan chuyên môn cấp huyện.

- Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan có liên quan trong việc kết nối hệ thống thư điện tử liên thông giữa các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh với cơ quan khối Đảng, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, khối Mặt trận Tổ quốc và các hội, đoàn thể… trên địa bàn tỉnh; tiếp nhận và tạo lập địa chỉ thư điện tử cho tổ chức và cá nhân các cơ quan trên khi có yêu cầu.

- Định kỳ 6 tháng, cả năm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả sử dụng hệ thống thư điện tử trên địa bàn tỉnh.

b) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Chỉ đạo Trung tâm Tin học trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tạo lập, quản lý hộp thư điện tử cho cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức theo danh sách yêu cầu đăng ký của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc xây dựng kế hoạch tiếp tục nâng cấp và hoàn chỉnh hệ thống trang thiết bị tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh bảo đảm các yêu cầu về kỹ thuật cho việc quản lý, vận hành hệ thống thư điện tử và quản lý văn bản tích hợp trong tỉnh.

c) Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính:

Hàng năm bố trí kinh phí từ ngân sách nhà nước để triển khai đầu tư, mua sắm nâng cấp hệ thống thư điện tử các cấp và thực hiện các đề án, dự án công nghệ thông tin đã được duyệt.

d) Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công:

- Tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị này trên địa bàn phục trách; thực hiện chế độ báo cáo theo yêu cầu của ngành chức năng tỉnh.

- Căn cứ Chỉ thị này, căn cứ Quy chế sử dụng và gửi nhận các loại văn bản, thông tin qua hệ thống thư điện tử của tỉnh và tình hình thực tế của địa phương có Quy chế sử dụng và gửi nhận các loại văn bản, thông tin qua hệ thống thư điện tử trên địa bàn quản lý.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công tổ chức triển khai, thực hiện tốt Chỉ thị này./.