CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH THEO NGHỊ ĐỊNH SỐ 31/CP NGÀY 18/5/1996 CỦA CHÍNH PHỦ.

Ngày 18/5/1996, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 31/CP về tổ chức hoạt động Công chứng Nhà nước để thay thế cho Nghị định số 45/CP ngày 27/2/1991 có nhiều điểm không còn phù hợp. Tiếp theo, Bộ Tư pháp đã ra Thông tư số 1411/TT-CC ngày 03/10/1996 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 31/CP của Chính phủ.

Để thực hiện tốt nội dung của hai văn bản trên đây và căn cứ vào đặc điểm tình hình của thành phố Hồ Chí Minh là một đô thị lớn, đông dân, yêu cầu công chứng giấy tờ của các cá nhân và tổ chức rất nhiều, Ủy ban nhân dân thành phố chỉ thị cho các ngành, các cấp làm ngay một số việc sau:

1. Ủy ban nhân dân các quận-huyện phân công một Phó Chủ tịch hoặc Ủy viên Ủy ban nhân dân là Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân các quận, huyện làm nhiệm vụ chứng thực các loại giấy tờ theo yêu cầu của nhân dân. Trưởng Phòng Tư pháp quận-huyện chịu trách nhiệm giúp thành viên được phân công trong Ủy ban nhân dân thực hiện việc công chứng này.

Ở các quận-huyện thực hiện cơ chế ủy nhiệm, Chủ tịch Ủy ban nhân dân có thể ra quyết định ủy quyền cho Trưởng phòng Tư pháp thực hiện ký chứng thực các loại giấy tờ thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân và đóng dấu Ủy ban nhân dân quận-huyện.

Người được phân công chứng thực giấy tờ phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc chứng thực do mình thực hiện.

Ủy ban nhân dân quận-huyện được chứng thực các loại giấy tờ sau:

a) Chứng thực các hợp đồng dân sự ngoại trừ các hợp đồng có yếu tố nước ngoài. Riêng hợp đồng dân sự có liên quan đến việc chuyển dịch quyền sở hữu tư nhân về bất động sản như hợp đồng mua bán, tăng cho, trao đổi, bán đấu giá, thế chấp bất động sản thì được giải quyết như sau:

- Hợp đồng liên quan đến bất động sản tọa lạc tại các quận nội thành sẽ do Phòng Công chứng Nhà nước theo địa hạt chứng nhận.

- Hợp đồng liên quan đến bất động sản tọa lạc ở các huyện ngoại thành sẽ do Ủy ban nhân dân huyện chứng thực.

b) Chứng thực các giao dịch dân sự khác mà theo quy định của pháp luật giao cho Ủy ban nhân dân quận-huyện.

c) Chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính.

2. Ủy ban nhân dân phường-xã, thị trấn phân công Chủ tịch hoặc một Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện các yêu cầu công chứng thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp cơ sở và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc chứng thực do mình thực hiện.

a) Ủy ban nhân dân phường-xã, thị trấn thực hiện các việc chứng thực di chúc, chứng thực việc từ chối nhận di sản.

b) Bên cạnh các việc công chứng trên đây, Ủy ban nhân dân phường-xã, thị trấn tiếp tục thực hiện các việc thị thực hành chính thuộc nhiệm vụ của chính quyền cấp cơ sở:

- Thị thực chữ ký.

- Chứng nhận lý lịch.

- Chứng nhận bản sao chứng minh nhân dân, bản sao chứng nhận hộ khẩu thường trú, tạm trú.

- Chứng nhận các giấy tờ mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp cơ sở.

3. Các cơ quan tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính giấy tờ như giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy chứng nhận kết hôn, văn bằng, chứng chỉ, giấy phép và các giấy tờ khác cũng có quyền và trách nhiệm cấp bản sao hoặc chứng nhận bản sao giấy tờ đó cho người có yêu cầu căn cứ theo điều 20 Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996.

Khi thực hiện cấp bản sao cần phải kiểm tra, đối chiếu với sổ bộ lưu trữ để tránh các trường hợp giả mạo.

4. Ủy ban nhân dân quận-huyện, phường-xã, thị trấn thực hiện các hành vi công chứng nêu ở điểm 1 và 2a được thu lệ phí quy định tại Thông tư Liên Bộ Tư pháp – Tài chính số 84/TT-LB ngày 18/12/1992 về chế độ thu lệ phí công chứng như đối với các Phòng Công chứng Nhà nước. Riêng đối với những việc chứng nhận hành chính thông thường thì vẫn thu lệ phí hành chính theo các quy định hiện hành.

Các cơ quan, tổ chức có cấp bản sao hoặc chứng nhận bản sao nêu ở điểm 3 được thu một khoản lệ phí quy định tại phần II điểm A7 về lệ phí chứng nhận bản sao tại Thông tư số 84/TT-LB nêu trên cho đến khi Liên Bộ Tư pháp – Tài chính ban hành quy định mới về lệ phí cấp bản sao.

5. Chuyển giao Phòng Công chứng Nhà nước số 1 được thành lập tại Quyết định số 182/QĐ-UB ngày 21/9/1988 và Phòng Công chứng Nhà nước số 2 được thành lập tại Quyết định số 4197/QĐ-NCVX và 09/6/1995 của Ủy ban nhân dân thành phố trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố về Sở Tư pháp thành phố quản lý.

Các Phòng Công chứng Nhà nước này thực hiện các hoạt động công chứng theo Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ, Thông tư số 1411/TT-CC ngày 03/10/1996 của Bộ Tư pháp và các quy định khác của pháp luật hiện hành.

6. Các cơ quan Nhà nước, các tổ chức, đơn vị trên địa bàn thành phố cần chấp hành nghiêm túc Nghị định số 31/CP của Chính phủ và Thông tư số 1411/TT-CC Bộ Tư pháp, không được từ chối tiếp nhận các loại văn bản, giấy tờ đã được chứng thực hợp lệ để xem xét giải quyết, không được yêu cầu người dân phải đến Phòng Công chứng Nhà nước để chứng nhận giấy tờ nếu pháp luật không quy định các giấy tờ đó phải chứng nhận tại Phòng Công chứng Nhà nước.

7. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp, Trưởng các Phòng Công chứng Nhà nước có trách nhiệm bảo đảm cơ sở vật chất để phục vụ tốt cho công tác công chứng như bố trí thuận lợi nơi tiếp dân và giải quyết hồ sơ, tổ chức kho lưu trữ phục vụ cho việc lưu trữ lâu dài hồ sơ công chứng và thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, ẩm ướt, mối mọt, v.v…

8. Giám đốc Sở Tư pháp chịu trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức thực hiện tốt Chỉ thị này và có kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ Công chứng cho các thành viên được phân công ở quận-huyện, phường-xã, thị trấn.

Chỉ thị này thay thế Chỉ thị số 32/CT-UB-NC ngày 02/8/1994 của Ủy ban nhân dân thành phố.