BÁO CÁO

SƠ KẾT 01 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ CỦA THỦ TƯỚNG VÀ TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỪ NĂM 2001 ĐẾN NAY

Để có cơ sở báo cáo Thủ tướng kết quả 01 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (sau đây gọi tắt là Chỉ thị của Thủ tướng), đồng thời đánh giá kết quả công tác văn thư, lưu trữ từ khi có Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 đến nay, chỉ ra những tồn tại, khó khăn nhằm đề ra phương hướng, biện pháp trong thời gian tới; được sự đồng ý của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức Hội nghị sơ kết 01 năm thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng và tình hình công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2001 đến nay đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91 (sau đây gọi tắt là các Bộ, ngành trung ương).

Chuẩn bị nội dung cho Hội nghị, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có Công văn số 117/VTLTNN-NVTW ngày 20 tháng 02 năm 2008 gửi các Bộ, ngành trung ương và Công văn số 171/VTLTNN-NVTW ngày 06 tháng 3 năm 2008 gửi các đơn vị thuộc Cục đề nghị báo cáo kết quả 01 năm thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng và tình hình công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2001 đến nay. Kết quả đã có 7 Trung tâm trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và 40 Bộ, ngành trung ương đã gửi báo cáo về Cục. Căn cứ vào các báo cáo nhận được và thực tế quản lý, chỉ đạo trong thời gian qua, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổng hợp thành Báo cáo trình bày trước Hội nghị.

Phần I.

KẾT QUẢ 01 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ CỦA THỦ TƯỚNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỪ NĂM 2001 ĐẾN NAY

I. TẠI CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

1. Thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

Ngay sau khi Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được ban hành năm 2001, Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã tổ chức 02 Hội nghị triển khai thi hành Pháp lệnh đối với các Bộ, ngành trung ương và địa phương. Tại Hội nghị, Cục Lưu trữ Nhà nước đã quán triệt những nội dung chủ yếu của  Pháp lệnh, trong đó nhấn mạnh trách nhiệm của lãnh đạo các cấp, các ngành đối với việc quản lý, chỉ đạo và đầu tư kinh phí, bố trí cán bộ làm lưu trữ.

Trong những năm tiếp theo, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đều tổ chức hội nghị tập huấn triển khai các văn bản mới ban hành và tổng kết định kỳ công tác văn thư, lưu trữ.

Ngay sau khi Chỉ thị của Thủ tướng được ban hành, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức họp báo, đồng thời trình Bộ Nội vụ ban hành Kế hoạch triển khai Chỉ thị của Thủ tướng. Đối với các Bộ, ngành trung ương, Cục đã ban hành văn bản số 300/VTLTNN-NVTW ngày 03 tháng 5 năm 2007 gửi tới các Bộ, ngành trung ương về việc triển khai thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng.

Từ năm 2001 đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thường xuyên cử cán bộ trực tiếp phổ biến văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ cho hàng chục Bộ, ngành trung ương. Riêng trong năm 2007, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã trực tiếp phổ biến Chỉ thị tại 12 Bộ, ngành trung ương.  

Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã chú trọng việc tuyên truyền Pháp lệnh và Chỉ thị của Thủ tướng trên các phương tiện thông tin đại chúng như Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Phát thanh Truyền hình Hà Nội, Báo Nhân dân, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Website Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

b) Ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tham mưu giúp Bộ Nội vụ trình các cơ quan nhà nước có thẩm quyền  ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; các Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở và chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân; Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức; đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

Trong phạm vi thẩm quyền được giao, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành các văn bản hướng dẫn chuyên môn, như: Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12 tháng 6 năm 2001 hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 hướng dẫn thực hiện việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp; Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị...

Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong thời gian qua đã khẳng định được vai trò, chức năng quản lý nhà nước đối với công tác này, tạo hành lang pháp lý cho các hoạt động văn thư, lưu trữ phát triển trong khuôn khổ pháp luật.

Đặc biệt, sau khi Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg được ban hành, việc Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là Ngày Lưu trữ Việt Nam đã một lần nữa khẳng định vị trí ngành lưu trữ trong xã hội.

c) Chỉ đạo, kiểm tra việc thi hành pháp luật về văn thư, lưu trữ

Hàng năm, để giúp các Bộ, ngành trung ương và các địa phương có căn cứ xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức của mình, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành văn bản hướng dẫn phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, trong đó đặc biệt nhấn mạnh việc tổ chức thực hiện Pháp lệnh, Chỉ thị của Thủ tướng và các văn bản pháp luật khác về văn thư, lưu trữ.

Kiểm tra việc thi hành pháp luật là nhiệm vụ thường xuyên trong hoạt động quản lý nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Từ năm 2001 đến nay, Cục đã tiến hành kiểm tra nghiệp vụ tại 25 Bộ, ngành; chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức và tham gia 3 đợt kiểm tra chéo tại các Bộ, ngành trung ương và các đơn vị trực thuộc. Kết quả kiểm tra cho thấy công tác văn thư, lưu trữ ở các Bộ, ngành trung ương đã có nhiều chuyển biến, đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của cơ quan và xã hội. Tuy nhiên, thực trạng công tác này ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc vẫn còn nhiều tồn tại, cần nhanh chóng khắc phục.

Qua kiểm tra, nắm bắt thực tế tình hình công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có những điều chỉnh, bổ sung kịp thời trong việc tham mưu giúp Bộ Nội vụ và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản hướng dẫn thi hành Pháp lệnh, Chỉ thị của Thủ tướng, cũng như trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn thi hành pháp luật đối với các Bộ, ngành trung ương.

d) Hoạt động nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ

Công tác nghiên cứu khoa học đã góp phần quan trọng vào việc xây dựng văn bản và chỉ đạo nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ. Kể từ khi Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được thông qua, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức nghiên cứu và nghiệm thu 17 đề tài cấp Bộ. Nội dung các đề tài nghiên cứu tập trung vào những vấn đề mà thực tiễn đang đòi hỏi cấp bách như thành phần tài liệu nộp lưu; thời hạn bảo quản tài liệu; hệ thống thuật ngữ văn thư, lưu trữ; tài liệu lưu trữ điện tử; công tác văn thư trong môi trường điện tử…Các kết quả nghiên cứu đã và đang dần được triển khai, áp dụng trong thực tiễn công tác của ngành.

Đồng thời, trong những năm gần đây, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước còn thường xuyên tổ chức các hội nghị, hội thảo khoa học, tập huấn nghiệp vụ với sự tham gia của các báo cáo viên là đồng nghiệp lưu trữ quốc tế. Từ năm 2004 đến nay, Cục đã tổ chức 8 hội nghị khoa học và tập huấn nghiệp vụ với sự tham gia của các đồng nghiệp đến từ Singapore, Malaysia, Nga, Cu Ba, Úc, Mỹ, Trung Quốc, Hàn Quốc… Hội nghị khoa học quốc tế với chủ đề “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc” vừa được tổ chức ngày 8 và 9 tháng 4 vừa qua là việc làm thiết thực để thi hành Chỉ thị của Thủ tướng. Hội nghị đã để lại dấu ấn tốt đẹp trong lòng các đồng nghiệp lưu trữ trong nước và quốc tế.

Cùng với việc mở rộng quan hệ hợp tác với các Tổ chức lưu trữ quốc tế và với Lưu trữ Quốc gia của nhiều nước trên thế giới, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước còn tổ chức nhiều đợt đi dự hội nghị, học tập, tham quan, khảo sát về công tác văn thư, lưu trữ ở nước ngoài. Đây là những hình thức sinh hoạt khoa học rất bổ ích, nhằm trao đổi kinh nghiệm, tăng cường sự hiểu biết, kỹ năng quản lý và nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ.

2. Quản lý tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

a) Về thu thập, chỉnh lý tài liệu

Từ năm 2001 đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và III đã thu được  5.926 mét giá tài liệu; trong đó Trung tâm II thu được 719m, Trung tâm III thu được 5.207m. Thành phần tài liệu thu được rất đa dạng và phong phú, ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn của các nguồn nộp lưu và của các cá nhân, gia đình, dòng họ.  

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 2001 đến nay đã thu tài liệu hành chính của Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Chính phủ…; tài liệu khoa học kỹ thuật của 14 công trình, điển hình như Đường cao tốc Láng - Hoà Lạc; Hầm đường bộ qua Đèo Hải Vân…; tài liệu nghe nhìn thu được 37.173 ảnh; 1.261 cuộn băng; 80 cuộn phim điện ảnh; 171 cuộn băng video; một số đĩa VCD, CD của 07 cơ quan và 03 cá nhân. Riêng năm 2007, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thu 928,8 mét tài liệu của các nguồn nộp lưu, của 05 cá nhân, 02 dòng họ và bước đầu đã thu tài liệu truyền miệng của 02 cá nhân; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II thu tài liệu trước ngày 30/4/1975 của 6 cơ quan với 132,88 mét và 01 cặp tài liệu cá nhân.

Chất lượng tài liệu thu về các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đều đã được chỉnh lý, có lựa chọn, thống kê. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại là chưa thu được dứt điểm hết những tài liệu đã đến hạn giao nộp từ các nguồn nộp lưu.

Chỉnh lý tài liệu là công việc thường xuyên tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Thực hiện kế hoạch được giao hàng năm, từ năm 2001 đến nay, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã chỉnh lý 325,36 mét tài liệu của 07 phông lưu trữ thời kỳ Pháp thuộc và thời kỳ Mỹ- Ngụy; 02 phông lưu trữ (207,6 mét) thời kỳ sau Cách mạng tháng Tám; phân loại, thống kê 5000 ảnh, 90 giờ băng video.  

Xuất phát từ thực trạng thu thập tài liệu những năm trước đây, do hoàn cảnh chiến tranh và công tác lưu trữ chưa được quan tâm đầy đủ nên tài liệu thu về các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chủ yếu ở tình trạng bó gói lộn xộn. Thực trạng trên đã để lại gánh nặng cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trong việc quản lý và phục vụ tra tìm. Được sự quan tâm của các cấp có thẩm quyền, những năm gần đây, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia đã được Nhà nước cấp kinh phí thực hiện một số đề án chuyên môn để xử lý tài liệu như Đề án “Châu- Mộc bản”, Đề án “Chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu…” và Đề án “Xử lý tài liệu Địa bạ- Hán nôm”.

Kết quả Đề án “Châu- Mộc bản” kết thúc năm 2004 như sau: Trong số 757 tập Châu bản đã thực hiện tu bổ 619 tập; biên mục 697 tập; chế bản và in 121 tập mục lục thống kê; quét, xử lý ảnh và in sao sang đĩa CD-ROM để bảo hiểm và sử dụng 711 đĩa (mỗi đĩa 2 bộ); xây dựng chương trình phần mềm để quản lý và tra cứu trên mạng nội bộ. Tài liệu Mộc bản gồm 55.318 mặt khắc đã thực hiện in dập các mặt khắc ra giấy dó; phân loại, hệ thống hoá các bản dập theo bộ sách, trong từng bộ theo quyển được 156 bộ sách gồm 1.991 quyển; làm 4 quyển thư mục, chế bản và in 24 quyển mục lục thống kê; quét, xử lý ảnh và sao sang đĩa CD-ROM để bảo hiểm và sử dụng gồm 184 đĩa (mỗi đĩa 2 bộ); xây dựng chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu; biên tập, xuất bản sách “Mộc bản Triều Nguyễn- Đề mục tổng quan”.

Kết quả Đề án “Chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu…” giai đoạn I (1999- 2005) như sau: đã chỉnh lý và lập cơ sở dữ liệu tra tìm được 29 phông, khối phông lưu trữ và 3 công trình xây dựng cơ bản (3.873 m gồm 282.348 hồ sơ); 23.296 tấm bản đồ; 2.131 giờ sản phẩm băng ghi âm và 8.800 ảnh; tu bổ được 386.808 tờ tài liệu hư hỏng và lập phông bảo hiểm tài liệu ghi âm trên đĩa CD-ROM được 2.058 giờ sản phẩm. Đề án “Chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu…” giai đoạn II (2006- 2010) đến nay đã chỉnh lý được 32 phông (1.243 m), 300 giờ băng, 150 cuộn phim; tu bổ 207.072 tờ tài liệu.   

Đề án “Xử lý tài liệu Địa bạ- Hán nôm” được triển khai từ năm 2005 đến nay, kết quả đã chỉnh lý 8.500 và biên mục 1.400 đơn vị sổ bộ; biên mục và hiệu đính trên 12.000 đơn vị Địa bạ. Riêng năm 2007 đã chỉnh lý 2.806 đơn vị sổ bộ; biên mục và hiệu đính 4.900 đơn vị địa bạ và sổ bộ.

Các Đề án xử lý tài liệu bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói trên đã giải quyết được về cơ bản một số khối và phông lưu trữ quan trọng còn trong tình trạng lộn xộn, chưa được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tồn đọng qua nhiều năm; nay đã được thống kê, lập cơ sở dữ liệu, tạo điều kiện cho việc quản lý, phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, đến nay đã có thể quản lý, tra tìm, khai thác tài liệu trên cơ sở dữ liệu được 122 phông. Ngoài ra, các phông nói trên còn có thể tra tìm bằng mục lục và một số phông có thể tra tìm bằng thẻ.

b) Về bảo quản tài liệu

Về tình hình kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu: hiện nay, cả 4 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đều đã có kho lưu trữ chuyên dụng, đã khống chế được nhiệt độ, độ ẩm trong kho với hệ thống các trang thiết bị hiện đại để bảo quản an toàn tài liệu đạt yêu cầu của Thông tư số 09/2007/TT-BNV. Với số lượng trên 30.000 mét giá tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trên các vật mang tin khác nhau (gỗ, vải, da, giấy, phim, ảnh, băng ghi âm…), công tác bảo quản luôn được coi trọng và đặt lên hàng đầu.

Với việc đổi mới nhận thức về công tác lưu trữ theo tinh thần Chỉ thị của Thủ tướng, song song với việc bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, hiện nay các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia còn mở rộng cửa để hướng tới phục vụ công chúng. Do vậy, công tác xây dựng mới, tôn tạo nâng cấp các công trình lưu trữ trong những năm qua đã không ngừng được quan tâm.

Công trình xây dựng kho mới của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có diện tích 8.000m² với sức chứa 20.000 mét giá tài liệu đang hứa hẹn sẽ là điểm đến của các nhà nghiên cứu và công chúng đến tiếp cận tài liệu lưu trữ.

Nhà kho của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II vừa được cải tạo, sửa chữa và nâng cấp, hiện có sức chứa 20.000 mét giá tài liệu, được trang bị đủ các trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu.

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã có kho lưu trữ chuyên dụng khánh thành năm 2003 với diện tích 6.643 m² cùng các trang thiết bị bảo quản tài liệu hiện đại.

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV mới được thành lập năm 2006 trên cơ sở kho lưu trữ mộc bản tại Đà Lạt, nay đã tôn tạo khu trưng bày tài liệu lưu trữ và đang thu hút được nhiều độc giả và du khách khi đến thăm Đà Lạt.

Công tác tu bổ tài liệu là hoạt động thường xuyên hiện nay tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Từ năm 2001 đến nay, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã thực hiện tu bổ tài liệu theo kế hoạch giao hàng năm được 29.203 tờ tài liệu. Ngoài ra, riêng Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ thực hiện theo kế hoạch giao trong 2 năm 2006 và 2007 được 20.310 tờ tài liệu.

Để phòng ngừa rủi ro có thể xảy ra, việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ trên CD-ROM đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện trong Đề án “Châu- Mộc bản”. Hiện nay, với Đề án “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia”, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã nghiên cứu, xây dựng quy trình và bắt đầu triển khai lập bản sao bảo hiểm trên microfilm, đồng thời lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng kỹ thuật số bằng máy lưỡng hệ.

c) Về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là yêu cầu chỉ đạo quan trọng trong Chỉ thị của Thủ tướng, đồng thời cũng là yêu cầu cấp thiết của toàn xã hội.

Từ năm 2001 đến nay, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã phục vụ 22.972 lượt độc giả, sử dụng 74.479 hồ sơ; riêng năm 2007, đã phục vụ 4.179 lượt độc giả, sử dụng 16.546 hồ sơ. Đây là sự tiến bộ vượt bậc của công tác sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia so với thời kỳ trước khi ban hành Pháp lệnh, từ mức bình quân hàng năm chỉ khoảng 2.500 độc giả với 4.500 - 5.000 hồ sơ, thì nay hàng năm đã phục vụ được 3.281 lượt độc giả với 10.639 hồ sơ.

Công tác nghiên cứu biên soạn, xuất bản sách chỉ dẫn các phông lưu trữ, sách giới thiệu chuyên đề qua tài liệu lưu trữ những năm gần đây cũng được chú trọng hơn. Trong 7 năm qua, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã biên soạn xuất bản 10 cuốn sách giới thiệu tài liệu lưu trữ; viết hàng trăm bài công bố tài liệu lưu trữ trên các báo, tạp chí trong và ngoài ngành. Ngoài ra, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia còn phối hợp với các cơ quan khác biên soạn hoặc cung cấp tài liệu để xuất bản hàng chục cuốn sách chuyên đề trên cơ sở tài liệu lưu trữ.

Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ là hoạt động được tích cực đẩy mạnh trong những năm gần đây, đặc biệt từ khi có Chỉ thị của Thủ tướng. Từ năm 2001 đến nay, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã tổ chức 14 cuộc triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ, trong đó Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức 9 cuộc. Riêng năm 2007 và đầu năm 2008, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã tổ chức 9 cuộc, trong đó Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức 6 cuộc.

Bên cạnh đó, Cục Văn thư và Lưu trữ còn tăng cường hợp tác với Lưu trữ các nước để triển lãm tài liệu lưu trữ. Từ năm 2005, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã phối hợp với Lưu trữ các nước Liên bang Nga, Cuba, Trung Quốc tổ chức thành công 03 cuộc triển lãm tại Việt Nam và nước đối tác về các chuyên đề: “Lịch sử hợp tác kinh tế và khoa học kỹ thuật Việt Nam - Liên Xô, 1950-1990”, “Quan hệ hợp tác Việt Nam - Cuba qua tài liệu lưu trữ”, “Chủ tịch Hồ Chí Minh với Trung Quốc”. Việc triển lãm này vừa là một nội dung trong hoạt động hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ, vừa là một hình thức phát huy giá trị tài liệu đã mang lại hiệu quả rõ rệt đối với các đồng nghiệp lưu trữ ở trong, ngoài nước và với đông đảo công chúng.  

Ngoài ra, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia còn tổ chức đón tiếp hàng trăm đoàn khách tham quan trong nước và nước ngoài; xây dựng phim tư liệu giới thiệu các hoạt động lưu trữ và về tài liệu lưu trữ.

II. TẠI CÁC BỘ, NGÀNH TRUNG ƯƠNG

1. Thực hiện chức năng quản lý về văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền

a) Tổ chức hội nghị phổ biến, quán triệt Chỉ thị của Thủ tướng và các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ

Ngay sau khi Pháp lệnh cũng như Chỉ thị của Thủ tướng được ban hành, các Bộ, ngành trung ương đã thực hiện các biện pháp tuyên truyền, phổ biến như sao gửi văn bản cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc; quán triệt nội dung Pháp lệnh, Chỉ thị và các văn bản pháp luật khác về văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức dưới các hình thức khác nhau như: tổ chức hội nghị chuyên đề, kết hợp trong chương trình hội nghị công tác văn phòng hoặc đưa vào chương trình giảng dạy của các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức.

Theo các báo cáo gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, đại đa số các Bộ, ngành trung ương đã tổ chức phổ biến Pháp lệnh đến lãnh đạo, cán bộ, công chức của cơ quan và các đơn vị trực thuộc. Những cơ quan thực hiện tốt việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ từ năm 2001 đến nay là Bộ Khoa học và Công nghệ (10 hội nghị), Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (07 hội nghị), Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (06 hội nghị)…

Kịp thời quán triệt tinh thần Chỉ thị của Thủ tướng, đến nay đã có 08 Bộ, cơ quan ngang Bộ tổ chức Hội nghị phổ biến Chỉ thị, đó là: Bộ Tài chính và 04 đơn vị trực thuộc (Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, Kho bạc Nhà nước, Uỷ ban Chứng khoán nhà nước), Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Nội vụ, Bộ Ngoại giao, Văn phòng Chính phủ, Bộ Tư pháp, Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam và Văn phòng Chủ tịch nước.

Nhìn chung, việc tuyên truyền, phổ biến Pháp lệnh, Chỉ thị và các văn bản pháp luật khác về văn thư, lưu trữ đã được các Bộ, ngành trung ương triển khai kịp thời và có tác dụng thiết thực, tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức về vai trò, ý nghĩa, tác dụng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, cán bộ, công chức các cơ quan đối với việc giữ gìn an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Có thể khẳng định rằng, những chuyển biến tích cực trong công tác văn thư, lưu trữ thời gian qua ở các Bộ, ngành trung ương phần lớn bắt nguồn từ việc làm tốt công tác tuyên truyền, phổ biến Pháp lệnh, Chỉ thị và các văn bản hướng dẫn thi hành.

b) Ban hành văn bản thi hành các quy định về văn thư, lưu trữ

Trong những năm gần đây, hầu hết các Bộ, ngành trung ương đã tích cực, kịp thời rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về văn thư, lưu trữ. Các văn bản được ban hành chủ yếu như: Chỉ thị về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; Quy chế xây dựng và ban hành văn bản; Quy chế tiếp nhận, xử lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; Quy định về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quy định về thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu… Đặc biệt, để tổ chức công tác văn thư, lưu trữ trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước, đã có một số cơ quan, tổ chức trung ương ban hành được quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 áp dụng vào văn thư, lưu trữ như: Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan, Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam…

Những cơ quan ban hành được nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo, đáp ứng cho sự phát triển toàn diện của công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình hiện nay là: Bộ Công Thương (35 văn bản, trong đó Bộ Thương mại 22 văn bản, Bộ Công nghiệp 10 văn bản và Bộ Công Thương 3 văn bản), Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (23 văn bản), Bộ Văn hoá - Thể thao và Du lịch (22 văn bản), Bộ Công an (20 văn bản). Riêng khối tổ chức kinh tế có Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam ban hành được nhiều nhất là 16 văn bản.

c) Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ

Từ khi Pháp lệnh và đặc biệt khi Chỉ thị của Thủ tướng được ban hành, công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc đã được các Bộ, ngành trung ương quan tâm và chủ động triển khai thực hiện một cách thường xuyên. Theo báo cáo của 40 Bộ, ngành trung ương có 36/40 đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Những cơ quan thực hiện tốt công tác kiểm tra trong 7 năm qua là: Thông tấn xã Việt Nam (3 đợt/năm, 100 đơn vị được kiểm tra), Viện Kiểm sát nhân dân tối cao (kiểm tra, hướng dẫn 72 đơn vị, bình quân 10 đơn vị/năm), Kiểm toán Nhà nước (15 đợt, 70% đơn vị), Bộ Y tế (170 lượt), Bộ Văn hoá - Thể thao và Du lịch (7 đợt tại 72 đơn vị), Bộ Công Thương (10 Tổng công ty, 100 đơn vị, 3 Thương vụ Việt Nam ở nước ngoài)…

Nội dung kiểm tra, hướng dẫn tập trung vào việc triển khai các quy định của Pháp lệnh, Chỉ thị của Thủ tướng và các văn bản hướng dẫn thi hành. Việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ trong thời gian qua đã có tác dụng thiết thực, góp phần chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị cơ sở.

d) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ

Báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về văn thư, lưu trữ đã được các Bộ, ngành trung ương thực hiện nghiêm túc và đầy đủ hơn, đặc biệt là sau khi Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV. Nếu năm 2004 chỉ có 25/60 thì năm 2005 đã có 34/60 và năm 2008 có 41/52 Bộ, ngành trung ương thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

Tuy nhiên, vẫn còn một số Bộ, ngành trung ương chưa thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ theo quy định; chất lượng báo cáo còn hạn chế và thời gian thực hiện còn chậm so với yêu cầu.

đ) Tình hình tổ chức, biên chế và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Sau khi Pháp lệnh và Thông tư số 21/2005/TT-BNV được ban hành, các Bộ, ngành trung ương đã quan tâm hơn đến việc kiện toàn tổ chức lưu trữ. Nổi bật trong việc kiện toàn tổ chức lưu trữ trong toàn ngành 7 năm qua là Bộ Quốc phòng và Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, hai đơn vị có hệ thống tổ chức lưu trữ khá hoàn chỉnh và ổn định từ Trung ương đến các đơn vị cơ sở.

Tuy nhiên, việc kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ ở các Bộ, ngành trung ương theo tinh thần Thông tư số 21/2005/TT-BNV còn có những vấn đề bất cập. Đến nay, mới chỉ có 05 Bộ, ngành trung ương là Bộ Tài nguyên- Môi trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Giao thông Vận tải, Thông tấn xã Việt Nam, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam sáp nhập Phòng Lưu trữ với Phòng Văn thư (hoặc bộ phận Văn thư) thành Phòng Văn thư- Lưu trữ theo hướng dẫn tại Thông tư trên.

Thực trạng tổ chức văn thư, lưu trữ tại các Bộ, ngành trung ương hiện nay rất khác nhau. Theo báo cáo, ngoài 5 Bộ ngành có Phòng Văn thư- Lưu trữ kể trên, có các hình thức tổ chức khác như sau: Phòng Văn thư và Phòng Lưu trữ (3 cơ quan); Phòng Hành chính và Phòng Lưu trữ (6 cơ quan); Bộ phận, Tổ Văn thư Lưu trữ trong Phòng Hành chính (6 cơ quan); Phòng Hành chính và Phòng Lưu trữ- Thư viện (3 cơ quan); Phòng Hành chính- Văn thư- Lưu trữ (2 cơ quan); Phòng Hành chính- Lưu trữ (2 cơ quan); Phòng Hành chính- Tổ chức và Phòng Lưu trữ (2 cơ quan); Phòng Văn thư và Trung tâm Lưu trữ (Bảo hiểm xã hội Việt Nam); Phòng Bảo mật và Trung tâm Lưu trữ (Bộ Quốc phòng); Bộ phận Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng (2 cơ quan); số còn lại là Văn thư Lưu trữ thuộc Tổ hành chính.

Vấn đề biên chế cán bộ làm văn thư, lưu trữ những năm gần đây đã được các Bộ, ngành trung ương quan tâm hơn. Những Bộ, ngành có Phòng Văn thư- Lưu trữ thường bố trí từ 9- 15 biên chế như: Bộ Giáo dục và Đào tạo, Thông tấn xã Việt Nam có 15 biên chế; Bộ Giao thông vận tải, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam có 12 biên chế; Tập đoàn Dầu khí Việt Nam 10 biên chế…Đa số các Bộ, ngành bố trí 3 - 4 cán bộ văn thư và 2- 3 cán bộ lưu trữ.

Cùng với việc kiện toàn tổ chức và biên chế, công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư, lưu trữ cũng được lãnh đạo các cấp chú trọng. Trong 7 năm qua, trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư, lưu trữ ở các Bộ, ngành trung ương đã được nâng lên rõ rệt; tuyệt đại đa số cán bộ đã được đào tạo hoặc bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ; trong đó ở một số cơ quan, cán bộ văn thư, lưu trữ đều có trình độ đại học và trên đại học như Bảo hiểm xã hội Việt Nam 27/27, Văn phòng Chính phủ 20/20, Văn phòng Quốc hội 15/15, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao 12/12.

Từ năm 2001 đến nay, hầu hết các Bộ, ngành trung ương hàng năm đều tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ. Tiêu biểu trong lĩnh vực này là Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Y tế, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Thông tấn xã Việt Nam; Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam…

Sau khi Chỉ thị của Thủ tướng được ban hành, năm 2007, một số cơ quan tích cực tổ chức các lớp tập huấn, như: Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (5 lớp), Thông tấn xã Việt Nam (4 lớp), Tổng công ty Thép Việt Nam (2 lớp)…

Mặc dù hình thức tổ chức văn thư, lưu trữ có khác nhau, nhưng nhìn chung trong 7 năm qua, tổ chức văn thư, lưu trữ ở các Bộ, ngành trung ương thường xuyên được củng cố, kiện toàn; biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ đã được tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ được quan tâm hơn trước; trình độ nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ được nâng lên rõ rệt, về cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc.

2. Quản lý tài liệu lưu trữ

a) Lập hồ sơ hiện hành, thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của các Bộ, ngành trung ương đã có những chuyển biến tích cực. Nhiều cơ quan đã tổ chức thực hiện khá tốt chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Kiểm toán Nhà nước…Kết quả tài liệu thu vào lưu trữ cơ quan không chỉ tăng về khối lượng mà còn được cải thiện đáng kể về chất lượng.

Những cơ quan, tổ chức có thành tích nổi bật trong việc thu tài liệu vào lưu trữ cơ quan 7 năm qua là: Bộ Quốc phòng (2.915m), Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (1.800m), Thông tấn xã Việt Nam (860m), Viện Kiểm sát nhân dân tối cao (49.000 hồ sơ), Văn phòng Chính phủ (9.626 cặp)… Riêng năm 2007, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam thu được 850 m, Văn phòng Chính phủ 3.372 hồ sơ, Bộ Công an 162 m và 71 cuộn băng ghi âm, Bộ Khoa học và Công nghệ 300 mét. Trong 2 năm 2006 - 2007 Tổng công ty Đường sắt Việt Nam thu được 525 mét.

b) Phân loại, chỉnh lý tài liệu

Từ năm 2001 đến nay, công tác chỉnh lý tài liệu được các Bộ, ngành trung ương rất quan tâm. Tài liệu được thu thập, bảo quản tại lưu trữ của hầu hết các Bộ, ngành trung ương, về cơ bản đã được phân loại, chỉnh lý và lập công cụ tra cứu; tình trạng tài liệu tồn đọng đã giảm đáng kể. Tiêu biểu trong công tác này là các cơ quan như: Viện Kiểm sát nhân dân tối cao(1.738m); Tổng công ty Thép Việt Nam (600m); Tổng công ty Dầu khí Việt Nam (972m); Bộ Tài chính 500m); Bộ Giáo dục và Đào tạo 684,31m)…

Thi hành Chỉ thị của Thủ tướng, riêng năm 2007 Viện Kiểm sát nhân dân tối cao chỉnh lý được 450 mét, Bộ Công Thương 331,5 mét.

c) Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã được các Bộ, ngành trung ương thực hiện nghiêm túc hơn. Một số cơ quan đã giao nộp tài liệu với số lượng lớn như: Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam 550m; Bộ Tài chính 300m; Bộ Công Thương trên 385m (của Bộ Thương mại và các cơ quan tiền thân); Văn phòng Quốc hội 1.578 cuộn băng ghi âm và 4000 hồ sơ.

Tuy nhiên, vẫn còn một số Bộ, ngành trung ương chưa thực hiện giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định như: Bộ Tư pháp, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Thông tấn xã Việt Nam, Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam…

d) Bảo quản tài liệu lưu trữ

Từ năm 2001, các Bộ, ngành trung ương đã quan tâm hơn đến việc cải tạo, sửa chữa kho tàng và đầu tư trang thiết bị cho bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Đa số Bộ, ngành trung ương bố trí kho lưu trữ trong trụ sở làm việc của cơ quan, bảo đảm đủ diện tích và trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác bảo quản tài liệu như: giá, hộp, cặp, máy hút bụi, máy điều hoà, máy hút ẩm…Bộ Quốc phòng và Bộ Công an đã đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng với quy mô lớn và trang thiết bị hiện đại, đạt tiêu chuẩn theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV. Hệ thống kho lưu trữ Bộ Quốc phòng gồm 3 kho lưu trữ chuyên dụng với số vốn đầu tư từ 3,4 - 80 tỷ đồng; 06 kho lưu trữ các quân khu và hàng loạt các kho khác được cải tạo, sửa chữa. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao đã lập dự án tiền khả thi xây dựng kho lưu trữ bảo đảm các thông số kỹ thuật theo quy định, với diện tích sàn trên 1.000m². Một số cơ quan đã tiến hành cải tạo nâng cấp kho lưu trữ, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu như: Bảo hiểm xã hội Việt Nam (330m²); Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (300m² kho và 46m² làm việc); Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (300m²); Đài Truyền hình Việt Nam (kho chuyên dụng 304m², kho không chuyên dụng 226m²); Bộ Giáo dục và Đào tạo (320m²)…Theo báo cáo, đến nay không còn cơ quan, tổ chức chưa bố trí kho hoặc bố trí kho mà không đáp ứng được yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu.

Ngoài ra, chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu ở các Bộ, ngành trung ương cũng được thực hiện thường xuyên.

đ) Tổ chức sử dụng tài liệu

Trong những năm gần đây, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Bộ, ngành trung ương có nhiều tiến bộ. Nhìn chung, lưu trữ các Bộ, ngành trung ương đã phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của cơ quan cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong xã hội, được thể hiện bằng số lượng người khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức tổ chức sử dụng tài liệu ngày càng đa dạng, phong phú.

Trong 7 năm qua, Lưu trữ các Bộ, ngành trung ương đã phục vụ số lượng độc giả với khối lượng hồ sơ, tài liệu rất lớn như: các kho lưu trữ quân đội đã phục vụ 90.752 lượt người nghiên cứu, sử dụng 241.132 hồ sơ (riêng năm 2007 phục vụ 23.748 lượt người với 47.556 hồ sơ); Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phục vụ 600 lượt người/năm; Viện Kiểm sát nhân dân tối cao phục vụ 1.800 lượt người với hàng trăm nghìn hồ sơ án; Bộ Ngoại giao phục vụ 976 độc giả với 2.240 hồ sơ, 415 ảnh, 420 tư liệu, cung cấp phần lớn tài liệu lưu trữ phục vụ biên soạn các ấn phẩm “Vụ án Nguyễn Ái Quốc ở Hồng Kông 1931-1933”, “Ngoại giao Việt Nam 1945-2000”, “Ngoại giao Việt Nam với cuộc đàm phán Paris về Việt Nam”, “Chân dung năm cố Bộ trưởng Ngoại giao”… Ngoài ra, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Bộ Ngoại giao…đã cung cấp nhiều tài liệu có giá trị phục vụ cho các đợt triển lãm tài liệu lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với Lưu trữ các nước Liên bang Nga, Cuba tổ chức.

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Bộ, ngành trung ương vẫn còn những tồn tại, phổ biến là chế độ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan chưa được quy định rõ ràng, thống nhất; phương tiện, thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu còn thô sơ; các hình thức tổ chức sử dụng còn nghèo nàn, chủ yếu vẫn là phục vụ độc giả đến khai thác tài liệu tại lưu trữ; việc chủ động thông tin, giới thiệu tài liệu lưu trữ còn rất hạn chế. Tồn tại lớn nhất hiện nay là phần lớn tài liệu ở lưu trữ các Bộ, ngành trung ương chưa lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm, công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ.

III. ĐÁNH GIÁ CHUNG

1. Ưu điểm

Qua 7 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và 01 năm Chỉ thị của Thủ tướng, công tác văn thư, lưu trữ tại các Bộ, ngành trung ương đã có những ưu điểm nổi bật sau đây:

a) Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cùng với các Bộ, ngành trung ương đã làm tốt công tác tuyên truyền, phổ biến Pháp lệnh, Chỉ thị và các văn bản khác về văn thư, lưu trữ. Từ đó, nhận thức của lãnh đạo các cấp, các ngành về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt, tạo điều kiện cho công tác này phát triển.

b) Hoạt động quản lý, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như của các Bộ, ngành trung ương đối với các đối tượng quản lý đã dành được sự quan tâm đặc biệt và được tổ chức thực hiện có hiệu quả, thể hiện qua việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ;

c) Biên chế, cán bộ làm lưu trữ từng bước được tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ được chú trọng, trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư, lưu trữ được nâng lên, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công tác của cơ quan và xã hội trong giai đoạn hiện nay;

d) Cơ sở vật chất và kinh phí cho các hoạt động văn thư, lưu trữ đã được các cấp, các ngành quan tâm, đầu tư đáng kể, tập trung vào các công việc trọng tâm như: cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới kho lưu trữ; mua sắm trang thiết bị bảo quản; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; tổ chức chỉnh lý tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

đ) Tài liệu lưu trữ bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và các Bộ, ngành trung ương, nhìn chung đã được chỉnh lý, xác định giá trị; bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả theo tinh thần của Pháp lệnh và Chỉ thị của Thủ tướng.

Những kết quả nói trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau đây:

Một là, được sự quan tâm, chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, đặc biệt là sự chỉ đạo toàn diện của Bộ Nội vụ đối với công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, bên cạnh việc xây dựng, ban hành văn bản, còn tích cực thực hiện nhiều biện pháp nhằm tăng cường chỉ đạo việc thi hành Pháp lệnh và Chỉ thị đối với các Bộ, ngành trung ương như: tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ; tổ chức, chỉ đạo việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tổng kết định kỳ công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn các văn bản mới ban hành; tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ…

Hai là, nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo các Bộ, ngành, cơ quan trung ương thể hiện qua việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo; kiện toàn tổ chức và tăng cường cán bộ; đầu tư cơ sở vật chất, kinh phí cho các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

Ba là, cán bộ văn thư, lưu trữ các Bộ, ngành trung ương đã phát huy tính chủ động trong công tác, làm tốt chức năng tham mưu cho lãnh đạo các cấp trong việc tổ chức thực hiện Pháp lệnh, Chỉ thị và các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

Bốn là, sự phát triển kinh tế- xã hội trong xu thế hội nhập quốc tế cùng tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ buộc phải tích cực hơn để tham gia và đóng góp vào quá trình đó.

2. Tồn tại

Bên cạnh những kết quả đạt được, việc thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và Chỉ thị của Thủ tướng trong thời gian qua tại các Bộ, ngành trung ương vẫn còn những tồn tại cơ bản sau:

a) Ý thức tuân thủ pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ của lãnh đạo và cán bộ, công chức ở một số cơ quan còn hạn chế, thể hiện qua việc vi phạm quy định về văn thư, lưu trữ thời gian qua tại một số Bộ, ngành trung ương.

b) Việc kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ theo tinh thần Thông tư số 21/2005/TT-BNV còn gặp vướng mắc chưa được tháo gỡ; biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ ở một vài Bộ, ngành trung ương và các cơ quan, đơn vị trực thuộc còn thiếu, trình độ chuyên môn còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn mới.

c) Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ tuy đã được quan tâm hơn trước, nhưng nhìn chung vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc: kho lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức còn thiếu diện tích; trang thiết bị còn thiếu và thô sơ; kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn hạn chế.

d) Việc lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia còn chưa được thực hiện triệt để. Đặc biệt việc xây dựng kế hoạch đến năm 2010 giải quyết tài liệu tồn đọng hiện có trong kho lưu trữ còn chưa được triển khai tại nhiều Bộ, ngành trung ương.

đ) Việc hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ theo tinh thần Pháp lệnh và Chỉ thị của Thủ tướng, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ tại nhiều Bộ, ngành trung ương còn chưa thực hiện được hoặc thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu.

Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau:

Một là, ý thức chấp hành pháp luật nói chung, pháp luật về văn thư, lưu trữ nói riêng của một số cơ quan, tổ chức cũng như của cán bộ, công chức chưa nghiêm. Trong khi đó, Pháp lệnh chưa điều chỉnh đầy đủ và cụ thể các quan hệ xã hội trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; các văn bản hướng dẫn thi hành Pháp lệnh ban hành còn chậm, chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ và trong một số trường hợp còn chưa đáp ứng yêu cầu thực tế.

Hai là, nhiều vấn đề về quản lý và nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ mà thực tế đang đòi hỏi cấp bách vẫn chưa được giải quyết hoặc giải quyết chưa đầy đủ và cụ thể. Đó là các vấn đề như: các chế tài xử lý vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; tổ chức và định mức các hoạt động văn thư, lưu trữ; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; xác định thời hạn bảo quản tài liệu; xây dựng Danh mục số 2 nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ; giải mật tài liệu lưu trữ; quy định về việc sao, chứng thưc, công bố tài liệu lưu trữ…

Ba là, các cấp lãnh đạo ở một số Bộ, ngành, cơ quan trung ương chưa dành sự quan tâm đúng mức đến công tác văn thư, lưu trữ, nên chưa có sự chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên và kịp thời việc thi hành pháp luật về văn thư, lưu trữ.

Phần II.

PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG THỜI GIAN TỚI

Để tiếp tục thực hiện có hiệu quả Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và Chỉ thị của Thủ tướng nhằm phát triển công tác văn thư, lưu trữ, tại các Bộ, ngành, cơ quan trung ương trong thời gian tới cần tập trung thực hiện những nhiệm vụ chính sau đây:

1. Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

a) Đẩy nhanh việc nghiên cứu xây dựng, trình các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành Luật Lưu trữ, Nghị định của Chính phủ về xử lý vi phạm hành chính trong công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, lưu trữ.

b) Tích cực tuyên truyền, phổ biến pháp luật và tổ chức tập huấn văn bản mới về văn thư, lưu trữ; duy trì công tác thanh tra việc thi hành pháp luật, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ; kiểm tra chéo và tổng kết công tác thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

c) Tăng cường việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ; nghiên cứu xây dựng các quy trình, định mức, tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

d) Kịp thời tham mưu cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc ban hành hoặc điều chỉnh, bổ sung các chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ.

đ) Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đẩy mạnh công tác thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ; nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ; thường xuyên tổ chức trưng bày tài liệu lưu trữ; chủ động công bố, giới thiệu và tạo thuận lợi cho việc khai thác tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và hiệu quả.

2. Đối với các Bộ, ngành trung ương

a) Chỉ đạo thực hiện tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định; xây dựng Kế hoạch đến năm 2010 xử lý tài liệu tồn đọng; lập cơ sở dữ liệu quản lý, tra tìm, đa dạng hoá các hình thức sử dụng tài liệu nhằm tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

b) Đẩy mạnh công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

c) Tiếp tục đầu tư kinh phí cho việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị; ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.

d) Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ; bố trí đủ biên chế và thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định, nhất là ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc./.