BÁO CÁO

NGUYÊN NHÂN CHƯA SỬ DỤNG HẾT KINH PHÍ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG CỦA CÁC CƠ QUAN

Kính gửi: Ủy ban nhân dân Thành phố

Thực hiện Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1975-2015;

Trên cơ sở báo cáo của Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Quy hoạch - Kiến trúc về kết quả thực hiện và nguyên nhân chưa sử dụng hết kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, Sở Nội vụ tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố như sau:

1. Nguyên nhân chưa sử dụng thanh toán, quyết toán hết kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan

Do chưa có kinh nghiệm thực hiện các gói thầu và chỉnh lý tài liệu, lần đầu tiên thực hiện các gói thầu như: tư vấn lập hồ sơ mời thầu, thẩm định hồ sơ mời thầu, đánh giá năng lực nhà thầu tư vấn, đăng báo mời thầu, xét chọn đơn vị trúng thầu... nhiều thủ tục phức tạp, tốn nhiều thời gian, các cơ quan còn lúng túng nên phần lớn các cơ quan, đơn vị khi tiến hành thủ tục đấu thầu đều chậm tiến độ để hoàn tất hồ sơ đấu thầu chỉnh lý tài liệu tồn đọng nên dẫn đến việc thanh toán, quyết toán kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng không đúng tiến độ năm tài chính.

Tài liệu còn trong tình trạng chất đống, bó gói nhiều, giấy bị ố vàng, giòn, ghim kẹp bị gỉ sét làm hư hỏng tài liệu, việc sửa chữa bố trí mặt bằng chỉnh lý tài liệu gặp nhiều khó khăn dẫn đến nhà thầu tổ chức chỉnh lý và phân loại tài liệu khó hoàn thành tiến độ chỉnh lý đúng thời gian quy định.

Do tình hình dịch bệnh COVID - 19 diễn biến phức tạp, nhà thầu tham gia chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các Sở phải ngưng thực hiện hợp đồng chỉnh lý tài liệu nhằm đảm bảo tinh thần phòng chống dịch an toàn nhất nên dẫn đến chậm trễ tiến độ chỉnh lý tài liệu không kịp quyết toán kinh phí chỉnh lý tài liệu trong năm.

Trong năm 2018, 2019 và 2020 các Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã triển khai thực hiện nhưng tiến độ còn chậm dẫn đến việc không sử dụng hết kinh phí chỉnh lý tài liệu cụ thể như sau:

a) Đối với Sở Tài chính: ban hành và tổ chức thực hiện chỉnh lý tại Kế hoạch số 9505/KH-STC ngày 01 tháng 12 năm 2017, số lượng 1.500 mét giá và được cấp kinh phí chỉnh lý từ năm 2018 với số tiền 6.412.606.500 đồng.

- Trong năm 2018, Sở Tài chính đã tiến hành ký kết hợp đồng với Công ty cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đã tạm ứng 40% giá trị hợp đồng tương ứng số tiền 2.554.200.000 đồng nhưng chưa hoàn tất hồ sơ thanh toán.

- Năm 2019, dự toán kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng ngân sách giao cho Sở Tài chính là 3.831.300.000 đồng, trong khi tổng kinh phí thực hiện chỉnh lý là 6.385.500.000 đồng; Do đó, Sở Tài chính ban hành Công văn số 4053/STC-VP đề nghị bổ sung kinh phí với số tiền 2.554.200.000 đồng.

Ngày 31 tháng 12 năm 2019, Sở Tài chính vẫn chưa nghiệm thu hợp đồng chỉnh lý do trong quá trình thực hiện Công ty cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao chưa đảm bảo đầy đủ, chính xác thành phần hồ sơ, phương pháp chỉnh lý tài liệu để hoàn thiện hồ sơ lưu trữ theo quy định nên tiếp tục gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng sang năm 2020.

- Năm 2020, Công ty cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao đã khắc phục những hạn chế năm 2019 mà Sở Tài chính yêu cầu; qua đó, đã tiến hành kiểm tra và nhận thấy thành phần tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp khoa học, loại bỏ các tài liệu trùng lặp không có giá trị, bổ sung đầy đủ thông tin vào mục lục hồ sơ, theo đó Sở Tài chính đề nghị Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét cấp lại kinh phí chỉnh lý là 6.385.500.000 đồng để thực hiện thanh toán, quyết toán trong năm 2020. Tuy nhiên, đến ngày 31 tháng 12 năm 2020 Sở Tài chính vẫn chưa nghiệm thu hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng do chất lượng chỉnh lý chưa đạt yêu cầu.

- Năm 2021, Sở Tài chính đề nghị cấp lại kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng và thực hiện thanh toán, quyết toán trong năm 2021.

b) Đối với Sở Kế hoạch và Đầu tư: ban hành và tổ chức thực hiện chỉnh lý tại Kế hoạch số 10997/KH-SKHĐT ngày 24 tháng 11 năm 2017, số lượng 700 mét giá và được cấp kinh phí chỉnh lý từ năm 2018 với số tiền 2.992.549.000 đồng.

- Trong năm 2018, Sở Kế hoạch và Đầu tư đã 03 lần tiến hành, tổ chức lựa chọn nhà thầu thực hiện chỉnh lý theo quy định, nhưng không chọn được nhà thầu đủ năng lực kinh nghiệm thực hiện gói thầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng.

- Đến tháng 12 năm 2019, Sở Kế hoạch và Đầu tư đã lựa chọn được nhà thầu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật và tiến hành ký kết hợp đồng thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng với Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý.

Từ năm 2018 đến năm 2020, Sở Kế hoạch và Đầu tư đã được Ủy ban nhân dân Thành phố quan tâm ban hành các văn bản về cấp kinh phí thực hiện chỉnh lý 700 mét giá như Công văn số 1087/UBND-VX ngày 20 tháng 3 năm 2018, Công văn số 3353/UBND-VX ngày 13 tháng 8 năm 2019 và Công văn số 3582/UBND-VX ngày 18 tháng 9 năm 2020, nhưng đến cuối năm 2020 đã thực hiện chỉnh lý được 490 mét giá và tổ chức nghiệm thu, thanh toán, quyết toán với số tiền 2.093.280.000 đồng; còn lại 210 mét giá đang tiếp tục thực hiện nên Sở Kế hoạch và Đầu tư đề nghị chuyển sang năm 2021 thanh toán, quyết toán với số tiền 897.120.000 đồng.

c) Đối với Sở Tài nguyên và Môi trường: ban hành và tổ chức thực hiện chỉnh lý tại Kế hoạch số 10508/KH-STNMT-KHTC ngày 30 tháng 10 năm 2018, số lượng 2.000 mét giá và được cấp kinh phí chỉnh lý năm 2019 với số tiền 8.550.142.000 đồng.

Ngày 12 tháng 3 năm 2020, Sở Tài nguyên và Môi trường ban hành Công văn số 1791/STNMT-VP về việc báo cáo tiến độ và tình hình thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng; trong năm 2019 nhà thầu thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu hoàn thành 30% (600 mét giá) tương ứng số tiền 2.563.000.000 đồng nên chưa hoàn tất hồ sơ thanh toán; việc triển khai thực hiện Đề án còn chậm so với tiến độ do công tác ghi vốn, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thương thảo hợp đồng chậm dẫn đến ký hợp đồng chậm (hợp đồng ký ngày 21 tháng 11 năm 2019).

Năm 2020, Sở Tài chính đã cấp lại kinh phí chỉnh lý tài liệu cho Sở Tài nguyên và Môi trường số tiền 5.985.000.000 đồng tương ứng với 70% hồ sơ, tài liệu nhưng còn thiếu số tiền 2.563.000.000 đồng theo giá trị hợp đồng. Qua đó, Sở Tài nguyên và Môi trường tiếp tục chỉnh lý nhưng do ảnh hưởng bởi dịch COVID - 19, phải thực hiện cách ly xã hội nên tiến độ thực hiện các công việc theo hợp đồng cũng bị chậm.

Năm 2021, Sở Tài nguyên và Môi trường được giao dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu là 2.563.000.000 đồng; đề nghị cấp bổ sung kinh phí chỉnh lý tài liệu với số tiền 5.985.000.000 đồng (tương ứng 70% hồ sơ, tài liệu) để quyết toán.

d) Đối với Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: ban hành và tổ chức thực hiện chỉnh lý tại Kế hoạch số 2316/KH-SNN ngày 14 tháng 8 năm 2019, số lượng 835 mét giá và được cấp kinh phí chỉnh lý năm 2020 với số tiền 3.570.000.000 đồng.

Từ đầu năm đến ngày 11 tháng 12 năm 2020, do ảnh hưởng bởi dịch Covid-19, phải thực hiện cách ly xã hội nên chưa thể triển khai thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu theo đúng tiến độ và tổ chức kiểm định chất lượng trụ sở làm việc nhằm xác định mức độ nguy hiểm để đầu tư công trình theo dạng khẩn cấp; vì vậy, chưa xác định phương án di dời kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Đến tháng 12 năm 2020, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã tiến hành các thủ tục đấu thầu và đăng tải hồ sơ mời thầu qua mạng nên thời gian còn lại không đủ để thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng. Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, đề nghị chuyển sang năm 2021 thanh toán, quyết toán với số tiền 3.570.000.000 đồng.

đ) Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo: ban hành và tổ chức thực hiện chỉnh lý tại Kế hoạch số 2392/KH-SGDĐT-VP ngày 28 tháng 7 năm 2020, số lượng 2.647 mét giá và được cấp kinh phí chỉnh lý năm 2020 với số tiền 10.965.001.356 đồng.

Sở Giáo dục và Đào tạo, chấp hành việc giãn cách xã hội do dịch bệnh COVID - 19 gây ra nên kế hoạch chỉnh lý tài liệu trong năm 2020 bị hoãn lại. Đến tháng 7 năm 2020, Sở tiếp tục thực hiện kế hoạch đấu thầu và ký hợp đồng chỉnh lý; tuy nhiên, giai đoạn này trùng với đợt tổng kết năm học các cấp, thi tuyển sinh lớp 6, 10 và thi tốt nghiệp trung học phổ thông quốc gia nên việc bàn giao tài liệu chỉnh lý giữa các phòng chuyên môn với đơn vị chỉnh lý có chậm trễ hơn so với tiến độ và cần phải bảo mật trong công tác thi nên ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện của nhà thầu, thời gian thực hiện hợp đồng là 270 ngày bắt đầu từ ngày 15 tháng 7 năm 2020 và kết thúc vào ngày 11 tháng 4 năm 2021.

Đến cuối tháng 12 năm 2020, Sở Giáo dục và Đào tạo đã thanh toán cho nhà thầu số tiền là 7.088.200.000 đồng (tương ứng 65% giá trị hợp đồng chỉnh lý tài liệu), đề nghị chuyển sang năm 2021 thanh toán, quyết toán với số tiền 3.830.830.000 đồng (tương ứng 35% giá trị hợp đồng).

g) Đối với Sở Quy hoạch - Kiến trúc: ban hành và tổ chức thực hiện chỉnh lý tại Kế hoạch số 4219/KH-SQHKT ngày 30 tháng 8 năm 2018, số lượng 3.750 mét giá và được cấp kinh phí chỉnh lý năm 2019 với số tiền 16.031.516.250 đồng.

Ngày 16 tháng 12 năm 2019, Sở Quy hoạch - Kiến trúc ban hành Công văn số 5854/SQHKT-VP về thực hiện đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng; do đang trong quá trình thi công xây dựng mới nhà xe hiện hữu để bố trí phòng làm việc và kho lưu trữ nên chưa thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu.

Năm 2020, Sở Tài chính đã tạm giao dự toán chỉnh lý tài liệu cho Sở Quy hoạch - Kiến trúc số tiền 11.000.000.000 đồng, phần còn thiếu sẽ cấp kinh phí bổ sung. Qua đó, Sở Quy hoạch - Kiến trúc tiếp tục chỉnh lý nhưng do ảnh hưởng bởi dịch COVID - 19, phải thực hiện cách ly xã hội nên tiến độ thực hiện các công việc theo hợp đồng cũng bị chậm.

Năm 2021, Sở Quy hoạch - Kiến trúc được tạm giao dự toán chỉnh lý tài liệu số tiền 11.000.000.000 đồng, phần kinh phí còn thiểu Sở Tài chính sẽ cấp bổ sung; do đó, Sở Quy hoạch - Kiến trúc đề nghị được thanh toán, quyết toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong năm 2021.

2. Đề xuất, kiến nghị của các cơ quan

Các cơ quan đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiếp tục hỗ trợ chuyên môn nghiệp vụ và phối hợp kiểm tra chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị tiếp tục lưu trữ, chuẩn bị nguồn tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố khi có yêu cầu.

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiếp tục tham mưu Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân Thành phố duyệt cấp bổ sung kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng đối với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn theo hợp đồng đã ký nhưng chưa hoàn thiện thủ tục thanh toán, quyết toán kinh phí chỉnh lý tài liệu trong năm tài chính (Phụ lục kèm theo).

- Sở Tài chính đề nghị cấp lại số tiền 6.385.500.000 đồng trong năm 2021 tương ứng với số lượng tài liệu 1.500 mét giá,

- Sở Kế hoạch và Đầu tư đề nghị cấp bổ sung số tiền 897.120.000 đồng trong năm 2021 tương ứng với số lượng tài liệu 210 mét giá.

- Sở Giáo dục và Đào tạo đề nghị cấp bổ sung số tiền 3.830.830.000 đồng đồng trong năm 2021 tương ứng với 35% khối lượng công việc còn lại.

- Sở Tài nguyên và Môi trường đề nghị cấp bổ sung số tiền 5.985.000.000 đồng trong năm 2021 tương ứng với 66,6% khối lượng công việc còn lại.

- Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đề nghị cấp lại số tiền 3.570.000.000 đồng trong năm 2021 tương ứng với số lượng tài liệu 835 mét giá.

- Sở Quy hoạch - Kiến trúc đề nghị được thanh toán, quyết toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong năm 2021.

3. Đề xuất của Sở Nội vụ

Sở Nội vụ thống nhất với nội dung báo cáo nguyên nhân và cấp kinh phí bổ sung của các cơ quan và kính trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, phê duyệt bổ sung kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng năm 2021 cho 05 cơ quan chưa thực hiện chỉnh lý trong năm 2018, 2019, 2020 với tổng số tiền 20.668.450.000 đồng và 01 cơ quan được thanh toán, quyết toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong năm 2021 (kèm theo dự thảo Công văn), để các cơ quan hoàn tất thủ tục thanh toán, quyết toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong năm 2021.

Trên đây là Báo cáo nguyên nhân chưa sử dụng hết kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan và đề xuất của Sở Nội vụ./.

PHỤ LỤC

KINH PHÍ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG ĐỀ NGHỊ CẤP BỔ SUNG NĂM 2021
(Kèm theo Báo cáo số 2325/BC-SNV ngày 18 tháng 06 năm 2021 của Sở Nội vụ)

Xét Báo cáo số 2325/BC-SNV ngày 18 tháng 6 năm 2021 của Sở Nội vụ về kết quả thực hiện và nguyên nhân chưa sử dụng hết kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan, Ủy ban nhân dân Thành phố có ý kiến như sau:

1. Cấp bổ sung kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng năm 2021 cho 05 cơ quan, với số tiền 20.668.450.000 đồng và 01 cơ quan đề nghị được thanh toán, quyết toán kinh phí trong năm 2021:

a) Cấp bổ sung kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng năm 2021 cho 05 cơ quan do năm 2018, 2019, 2020 chưa thực hiện chuyển sang

b) Sở Quy hoạch - Kiến trúc đề nghị được thanh toán, quyết toán kinh phí trong năm 2021.

2. Thủ trưởng các cơ quan được cấp kinh phí có trách nhiệm

- Chỉ đạo tổ chức thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu theo đúng tiến độ và chất lượng hiệu quả, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức thực hiện lựa chọn, thẩm định đơn vị có năng lực chỉnh lý tài liệu theo quy trình quy định của Đề án và theo quy định của Luật Đấu thầu.

- Phân công, xác định trách nhiệm của công chức cơ quan mình thực hiện, kiểm tra nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tổ chức quản lý và chuẩn bị tốt công tác giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định.

- Báo cáo tiến độ thực hiện và gửi hồ sơ đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ để kiểm tra chất lượng chỉnh lý tài liệu.

- Thanh toán, quyết toán kinh phí chỉnh lý tài liệu theo quy định và báo cáo kết quả thực hiện ve Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ; không sử dụng kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng vào mục đích khác khi chưa có ý kiến của cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, tổ chức cho công chức thực hiện việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với hồ sơ, tài liệu được hình thành từ năm 2015 đến nay theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

3. Giám đốc Sở Tài chính có trách nhiệm thẩm định kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt bổ sung kinh phí năm 2021; đồng thời, hướng dẫn các cơ quan thực hiện công tác thanh toán, quyết toán kinh phí theo quy định.

4. Trường hợp của Sở Quy hoạch - Kiến trúc được thanh toán, quyết toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo quy định trong năm 2021.

5. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra chất lượng chỉnh lý tài liệu tồn đọng./.