Chương 3 Thông tư 02/2020/TT-BVHTTDL về quy định bảo quản, thanh lọc tài nguyên thông tin và tài nguyên thông tin hạn chế sử dụng trong thư viện do Bộ văn hóa, thể thao và du lịch ban hành

1. Thanh lọc tài nguyên thông tin được thực hiện theo quy định của Thông tư này nhằm:

2. Việc thanh lọc tài nguyên thông tin được thực hiện theo nguyên tắc sau:

1. Thanh lọc tài nguyên thông tin được tiến hành định kỳ 03 năm/01 lần đối với thư viện có tài nguyên thông tin từ 300.000 đơn vị bảo quản trở xuống và 05 năm/01 lần đối với thư viện có tài nguyên thông tin từ 300.000 đơn vị bảo quản trở lên.

2. Trường hợp đặc biệt, việc thanh lọc tài nguyên thông tin được tiến hành đột xuất theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện và cơ quan có thẩm quyền khác.

1. Căn cứ thời hạn thanh lọc tài nguyên thông tin quy định tại Điều 17 Thông tư này, người đứng đầu thư viện có trách nhiệm đưa hoạt động thanh lọc tài nguyên thông tin vào kế hoạch công tác năm.

2. Kinh phí chi cho việc thanh lọc tài nguyên thông tin được bố trí từ ngân sách nhà nước.

Thư viện dự trù kinh phí chi cho việc thanh lọc tài nguyên thông tin trong kế hoạch ngân sách chi cho hoạt động nghiệp vụ của thư viện, trình cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phê duyệt.

1. Tiêu chí về nội dung tài nguyên thông tin:

2. Tiêu chí về hình thức tài nguyên thông tin:

3. Tiêu chí về thời gian xuất bản áp dụng đối với báo, tạp chí phổ thông, khoa học thường thức là 02 năm sau khi xuất bản.

4. Tiêu chí quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều này không áp dụng đối với tài liệu địa chí được lưu giữ trong các thư viện công cộng.

1. Tài nguyên thông tin còn giá trị về nội dung nhưng đã cũ nát trong quá trình sử dụng hoặc do thiên tai, bão lũ, côn trùng xâm hại mà không thể phục chế, trừ những tài liệu là di sản văn hóa theo quy định của pháp luật.

2. Bản ghi âm, ghi hình, ghi chữ bị hỏng, gãy, nứt trong quá trình sử dụng, chất lượng không còn bảo đảm.

3. Tài nguyên thông tin bị mất trong quá trình phục vụ người sử dụng và luân chuyển, trao đổi.

1. Thanh lọc tài nguyên thông tin thư viện có nhiều bản trên một tên được quy định như sau:

2. Tiêu chí quy định tại khoản 1 Điều này không áp dụng đối với tài nguyên thông tin trong thư viện của cơ sở giáo dục.

1. Các tài nguyên thông tin được xuất bản bằng tiếng dân tộc thiểu số không phù hợp với đặc điểm dân cư trên địa bàn.

2. Các tài nguyên thông tin bằng tiếng nước ngoài không thông dụng, mà không có người sử dụng trong thời gian 05 năm tính đến thời điểm đề nghị thanh lọc.

3. Tiêu chí quy định tại các khoản 1 và 2 Điều này không áp dụng đối với tài nguyên thông tin được lưu giữ trong Thư viện Quốc gia Việt Nam.

1. Xây dựng đề án thanh lọc tài nguyên thông tin và trình phê duyệt đề án.

2. Thực hiện thanh lọc tài nguyên thông tin theo quy định tại Điều 25 Thông tư này.

3. Thẩm định tài nguyên thông tin đề nghị thanh lọc và phê duyệt danh mục, hình thức xử lý tài nguyên thông tin được phép thanh lọc theo quy định tại Điều 27 Thông tư này.

4. Chỉnh lý sổ đăng ký cá biệt, hệ thống tra cứu thông tin của thư viện theo quy định tại Điều 28 Thông tư này.

5. Xử lý tài nguyên thông tin sau thanh lọc theo quy định tại Điều 29 Thông tư này.

6. Lưu giữ và bảo quản hồ sơ thanh lọc tài nguyên thông tin thư viện theo quy định tại Điều 30 Thông tư này.

1. Thư viện có yêu cầu thanh lọc tài nguyên thông tin gửi 01 bộ hồ sơ đề nghị thanh lọc đến cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện.

Hồ sơ đề nghị bao gồm:

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện có trách nhiệm xem xét tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện thông báo bằng văn bản cho thư viện để chỉnh sửa, bổ sung.

3. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện có trách nhiệm xem xét, ra quyết định phê duyệt đề án theo Mẫu số 03 của Phụ lục ban hành theo Thông tư này.

1. Tiến hành kiểm kê tài nguyên thông tin, đánh dấu những tài nguyên thông tin nằm trong diện đề nghị thanh lọc.

2. Lập danh mục và đề xuất hình thức xử lý tài nguyên thông tin đề nghị thanh lọc theo Mẫu số 04 của Phụ lục ban hành theo Thông tư này.

3. Đưa tài nguyên thông tin đề nghị thanh lọc ra khỏi kho để thẩm định.

1. Hội đồng thẩm định tài nguyên thông tin (sau đây gọi là Hội đồng) thực hiện chức năng thẩm định tài nguyên thông tin đề nghị thanh lọc để tư vấn cho cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện ra quyết định phê duyệt danh mục và hình thức xử lý tài nguyên thông tin được phép thanh lọc.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện có thẩm quyền ra quyết định thành lập Hội đồng theo Mẫu số 05 của Phụ lục ban hành theo Thông tư này.

3. Thành phần của Hội đồng gồm có:

Chủ tịch Hội đồng, Phó Chủ tịch Hội đồng là đại diện lãnh đạo cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện và các thành viên là đại diện thư viện có tài nguyên thông tin đề nghị thanh lọc, đại diện đơn vị có liên quan đến việc quản lý tài sản trực thuộc cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện và người am hiểu về lĩnh vực có tài nguyên thông tin đề nghị thanh lọc.

1. Việc thẩm định tài nguyên thông tin đề nghị thanh lọc được thực hiện như sau:

2. Trên cơ sở kết quả thẩm định của Hội đồng, cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện ra quyết định phê duyệt Danh mục tài nguyên thông tin được phép thanh lọc và hình thức xử lý các tài nguyên thông tin theo Mẫu số 07a và Mẫu số 07b của Phụ lục ban hành theo Thông tư này.

1. Đối với tài liệu in được thanh lọc có trên 01 bản: điền cụm từ “đã thanh lọc” vào cột ghi chú của sổ đăng ký cá biệt, ở dòng tương thích với số đăng ký cá biệt của tài nguyên thông tin được phép thanh lọc, các biểu ghi tương ứng của cơ sở dữ liệu và ghi số quyết định thanh lọc của cơ quan có thẩm quyền.

Đối với tài liệu in được thanh lọc chỉ có một bản duy nhất: xóa số đăng ký cá biệt trên phiếu mô tả hoặc rút phiếu mô tả tài nguyên thông tin đó ra khỏi hệ thống mục lục và cơ sở dữ liệu của thư viện (nếu có)

2. Đối với tài liệu số: xóa tài liệu khỏi cơ sở dữ liệu có chứa tài liệu số.

1. Tài nguyên thông tin sau thanh lọc theo tiêu chí quy định tại các Điều 19, 20, 21 và 22 được xử lý dưới hình thức sau:

2. Thư viện có tài nguyên thông tin thanh lọc phải công bố danh mục tài nguyên thông tin thanh lọc tại trụ sở thư viện và trên trang thông tin điện tử của thư viện (nếu có) trong thời hạn 15 ngày.

3. Hết thời hạn theo quy định tại khoản 2 Điều này, thư viện thực hiện việc xử lý tài nguyên thông tin thanh lọc theo quyết định của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện.

1. Hồ sơ thanh lọc tài nguyên thông tin phải được bảo quản tại thư viện trong thời hạn ít nhất 05 năm, kể từ ngày thực hiện việc thanh lọc.

2. Hồ sơ thanh lọc tài nguyên thông tin bao gồm: