Giấy tờ bản sao chứng thực có giá trị sử dụng trong bao lâu?

Nhiều người thắc mắc giấy tờ bản sao chứng thực có thời hạn sử dụng như thế nào? Bài viết sau đây sẽ giải đáp thắc mắc cho vấn đề trên.

Trước hết chúng ta cần hiểu thế nào là giấy tờ bản sao chứng thực?

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì “Chứng thực” được quy định cụ thể:

“Điều 2. Giải thích từ ngữ

…

2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

…”

Như vậy chứng thực bản sao là việc cơ quan, tổ chức có thầm căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Về mặt giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực cũng được pháp luật quy định rất rõ tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ban hành ngày 16/2/2015 như sau:

“Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực.

…

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

…”

Như vậy Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định về thời hạn có hiệu lực của các bản sao được chứng thực. Điều này cũng có nghĩa là các bản sao được chứng thực có giá trị vô thời hạn.

Theo văn bản pháp luật thì như vậy còn trong thực tế thì như thế nào?

 Xét từ thực tế, bản sao được chứng thực có thể chia thành hai loại:

Bản sao vô thời hạn: Như các bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, bị hủy.

Bản sao có thời hạn: Như các bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng), Giấy chứng minh Nhân dân (15 năm)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.

Lưu ý: Cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu nộp bản sao mới.

Như vậy, theo pháp luật hiện hành không có quy định về thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính do đó ta có thể hiểu bản sao y có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý. Nhưng thông thường đối với những giấy tờ có thể có sự thay đổi như giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất… thường cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận các giấy tờ đã được chứng thực trong vòng 3 – 6 tháng để đảm bảo tính cập nhật, tính xác thực của các giấy tờ trên.

Và đối với giấy tờ (hợp đồng) đã được công chứng thì sẽ căn cứ theo thời hạn hiệu lực của hợp đồng đó và tùy theo nội dung, tính chất công việc mà thời hạn được duy trì.

BBT Hệ thống pháp luật Việt Nam.