Điều 19 Thông tư 174/2015/TT-BTC hướng dẫn kế toán nghiệp vụ thuế và thu khác đối với hàng hóa xuất, nhập khẩu do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

1. Mọi phát sinh liên quan đến việc ghi sổ kế toán thuế và thu khác đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ phát sinh.

2. Chứng từ kế toán phải lập theo đúng mẫu quy định cho từng loại nghiệp vụ, phải bảo đảm đủ nội dung và bảo đảm tính pháp lý đối với từng loại chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước.

3. Việc ghi chép trên chứng từ phải đầy đủ, rõ ràng:

a) Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không được viết tắt, không được tẩy xóa; khi viết phải dùng bút bi hoặc bút mực; không viết bằng mực đỏ, bằng bút chì.

b) Số tiền viết bằng chữ phải đúng với số tiền viết bằng số. Chữ đầu tiên phải viết in hoa, những chữ còn lại không được viết bằng chữ in hoa; phải viết sát đầu dòng, chữ viết và chữ số phải viết liên tục không để cách quãng, ghi hết dòng mới xuống dòng khác, không viết chèn dòng, không viết đè lên chữ in sẵn; chỗ trống phải gạch chéo để không thể sửa chữa, thêm số hoặc thêm chữ. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ in sẵn thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo chứng từ viết sai.

4. Chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy vi tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải bảo đảm thống nhất nội dung tất cả các liên chứng từ.

5. Ký chứng từ kế toán

a) Mọi chứng từ kế toán phải được ký theo đúng quy định của luật kế toán. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với mẫu chữ ký đã đăng ký theo quy định. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật kế toán, pháp luật giao dịch điện tử.

b) Một người chỉ được phép ký một chức danh trên một chứng từ hoặc một bộ chứng từ kế toán.

c) Kế toán trưởng/phụ trách kế toán không được ký "thừa ủy quyền" Thủ trưởng đơn vị.

d) Người có trách nhiệm ký chứng từ kế toán thuế chỉ được ký chứng từ khi đã ghi đầy đủ nội dung thuộc trách nhiệm của mình theo quy định.