Điều 2 Thông tư 37/2020/TT-BGDĐT quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và cổng thông tin điện tử tại sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo và cơ sở giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành

1. Cổng thông tin điện tử là điểm truy cập duy nhất của cơ quan quản lý giáo dục, cơ sở giáo dục trên môi trường mạng, liên kết, tích hợp các kênh thông tin, các dịch vụ và các ứng dụng mà qua đó người dùng có thể khai thác, sử dụng.

2. Đơn vị chủ quản hệ thống thư điện tử, cổng thông tin điện tử là cơ quan quản lý giáo dục, cơ sở giáo dục quy định tại khoản 2 Điều 1 Thông tư này (sau đây gọi tắt là đơn vị chủ quản).

3. Thủ trưởng đơn vị là giám đốc sở giáo dục và đào tạo, trưởng phòng giáo dục và đào tạo, hiệu trưởng hoặc người đứng đầu các cơ sở giáo dục.

4. Tên miền của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục là tên đăng ký sở hữu của cơ quan, đơn vị đó trên mạng Internet; tên miền được dùng để tạo lập, truy cập thư điện tử và cổng thông tin điện tử theo quy định hiện hành.

5. Nhóm thư điện tử (email group) là các địa chỉ thư điện tử được tập hợp dưới một tên thư điện tử chung ở đó các địa chỉ thành viên sẽ nhận được thông tin gửi tới nhóm.