Chương 4 Thông tư 07/2023/TT-BNG hướng dẫn đăng ký và quản lý hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành

Chương IV

CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ, ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TRỰC TUYẾN TẠI CƠ QUAN ĐẠI DIỆN

Điều 35. Nguyên tắc chung

1. Sau khi đủ điều kiện kết nối, Cơ quan đại diện sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung để đăng ký hộ tịch, cập nhật, số hóa chuẩn hóa và quản lý các dữ liệu hộ tịch, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

2. Cơ quan đại diện khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền; cấp bản sao trích lục hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; thống kê số liệu đăng ký hộ tịch và thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

Điều 36. Cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Các sự kiện hộ tịch cá nhân ngay sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch đều phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Thông tin được cập nhật bao gồm thông tin hộ tịch của cá nhân và thông tin hộ tịch của cha, mẹ, vợ hoặc chồng của cá nhân khi có sự biến động do kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, nhận cha, mẹ, con; giám hộ; nuôi con nuôi; khai tử; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.

2. Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của các thông tin được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thuộc phạm vi thẩm quyền đăng ký hộ tịch của cơ quan mình.

Điều 37. Nộp, tiếp nhận, trả kết quả yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến

1. Việc nộp, tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến tại Cơ quan đại diện được thực hiện theo hướng dẫn, trình tự thủ tục quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều 12 Nghị định số 87/2020/ND-CP và khoản 1, 2, 3, 4 Điều 6 Thông tư số 01/2022/TT-BTP. Yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư này.

2. Việc trả kết quả đăng ký hộ tịch trực tuyến được thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 12 của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và khoản 5 Điều 6 Thông tư số 01/2022/TT-BTP.

3. Đối với việc đăng ký khai tử, sau khi hoàn tất thủ tục và cấp trích lục khai tử, Cơ quan đại diện khóa thông tin hộ tịch của người chết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc nếu được yêu cầu, Cơ quan đại diện sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung để chuyển thông tin tới Cơ sở dữ liệu dân cư, Cơ sở dữ liệu cư trú và các cơ sở dữ liệu khác liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính liên thông.

Điều 38. Cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Việc cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tại Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư số 01/2022/TT-BTP.

Điều 39. Số hóa Sổ hộ tịch

1. Thông tin hộ tịch cần số hóa là thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các Sổ hộ tịch trước thời điểm Cơ quan đại diện chính thức triển khai, đưa vào sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

2. Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu hộ tịch được số hóa theo tài liệu kỹ thuật về quy trình số hóa dữ liệu của Bộ Tư pháp và thông báo kết quả số hóa về Cục Lãnh sự sau khi hoàn thành việc thực hiện số hóa trước khi chính thức cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

3. Việc thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch phải tuân thủ các quy định về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật có liên quan. Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về việc bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin được số hóa.