Điều 18 Thông tư 01/2010/TT-BNG hướng dẫn sử dụng biểu tượng quốc gia và nghi thức nhà nước tổ chức hoạt động đối ngoại tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài do Bộ Ngoại giao ban hành

1. Cơ quan đại diện và văn phòng trực thuộc nếu đóng tại địa phương khác nơi đặt cơ quan đại diện tổ chức mở sổ tang, tiếp khách ký sổ tang khi Nhà nước Việt Nam tổ chức Lễ quốc tang. Đối với các lễ tang khác, cơ quan đại diện mở sổ tang, tiếp khách ký sổ tang theo chỉ đạo thống nhất của Bộ Ngoại giao. Sổ tang có bìa màu đen hoặc màu sẫm.

2. Mở sổ tang người quá cố: Trên ban thờ có di ảnh người quá cố với dải băng đen ở chéo góc trên bên trái theo hướng nhìn vào ảnh, có lọ hoa. Có thể thắp nến, đặt bát hương (việc thắp nến, đặt bát hương, thắp hương tùy thuộc vào thực tiễn phong tục tập quán của nước sở tại).

3. Mở sổ tang tổn thất do thảm họa, thiên tai: Phông sau ban thờ màu sẫm ghi hàng chữ bằng tiếng Việt hay quốc ngữ nước tiếp nhận hoặc bằng một ngôn ngữ thông dụng tại quốc gia nơi đặt cơ quan đại diện: “Tưởng niệm các nạn nhân (tên thảm họa)”. Trên ban thờ có lọ hoa. Có thể thắp nến và đặt bát hương (việc thắp nến, đặt bát hương, thắp hương tùy thuộc vào thực tiễn phong tục tập quán của nước sở tại).