QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VIỆC TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;
Căn cứ Quyết định số 1858/2006/QĐ-UBND ngày 9 tháng 8 năm 2006 của Ủy ban Nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban Nhân dân tỉnh;
Căn cứ các quy định của Ủy ban Nhân dân tỉnh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế các văn bản trước đây của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố Huế, thị xã Hương Thủy và các huyện; các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VIỆC TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2487/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh)

Chương I

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Cơ chế một cửa tại các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh

Cơ chế một cửa tại các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là cơ quan cấp Sở) là cơ chế giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của các cơ quan cấp Sở; từ hướng dẫn, tiếp nhận, thụ lý hồ sơ đến giao trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” (sau đây gọi tắt là Bộ phận một cửa) đặt tại Văn phòng các cơ quan cấp Sở, do Thủ trưởng cơ quan cấp Sở thành lập.

Điều 2. Mục đích yêu cầu

1. Giải quyết nhanh gọn các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan cấp Sở, đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu hợp pháp của các tổ chức, cá nhân theo đúng quy định của pháp luật; phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

2. Không ngừng nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, đảm bảo chất lượng và thời hạn giải quyết theo quy định; xác định cụ thể trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trực tiếp tham gia giải quyết thủ tục hành chính; đảm bảo sự thống nhất đồng bộ từ khâu tiếp nhận, xử lý thủ tục đến giao trả kết quả.

3. Đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân; tăng cường sự quản lý của các cấp chính quyền và giám sát của nhân dân; tạo thuận lợi cho nhân dân; góp phần phòng chống tham nhũng.

Điều 3. Đối tượng và phạm vi áp dụng

1. Đối tượng: áp dụng cho tất cả các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan cấp Sở, được Ủy ban Nhân dân tỉnh công bố và thường xuyên rà soát, bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu về cải cách hành chính.

2. Phạm vi: các cơ quan cấp Sở và các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Điều 4. Thời gian, địa điểm tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả

Việc tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả được thực hiện tại Bộ phận một cửa của cơ quan cấp Sở. Thời gian tiếp nhận và giao trả kết quả: buổi sáng từ 07 giờ 30 đến 11 giờ 00, chiều từ 14 giờ 00 đến 16 giờ 30 vào các ngày trong tuần; trừ các ngày lễ, Tết và Chủ nhật. Riêng ngày thứ Bảy thực hiện theo quy định cụ thể của Ủy ban Nhân dân tỉnh.

Điều 5. Yêu cầu thủ tục hành chính đối với hồ sơ

1. Đảm bảo đầy đủ các loại văn bản cho từng loại thủ tục theo quy định tại quyết định công bố danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan cấp Sở, của Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh và các văn bản liên quan khác của Nhà nước - nếu có yêu cầu đặc biệt cho từng trường hợp cụ thể.

2. Các văn bản ban hành trong quá trình giải quyết thủ tục của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân phải được trình bày theo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và các quy định khác của Nhà nước.

3. Văn bản dự thảo kết quả giải quyết thủ tục hành chính (sau đây gọi tắt là văn bản kết quả) trình Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh ký duyệt phải được lãnh đạo các cơ quan cấp Sở ký chịu trách nhiệm và kèm theo file điện tử chuyển qua các phương tiện thích hợp.

Chương II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT HỒ SƠ VÀ GIAO TRẢ KẾT QUẢ

Điều 6. Quy trình tiếp nhận hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ là quá trình thành viên Bộ phận một cửa của cơ quan cấp Sở thực hiện các công việc sau:

1. Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:

a) Nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

b) Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ theo quy định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cụ thể bằng phiếu hướng dẫn (theo mẫu 1) để tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, đúng quy định đã niêm yết công khai.

2. Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong ngày làm việc, không được ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và giải quyết ngay, sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký, trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.

3. Đối với các loại công việc theo quy định được ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và viết Phiếu tiếp nhận - hẹn trả hồ sơ (theo mẫu 2), thời hạn hẹn trả hồ sơ thực hiện theo quyết định công bố danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan cấp Sở, của Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh; yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ ký vào Phiếu.

4. Ghi chép, cập nhật các nội dung liên quan vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (theo mẫu 3) và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận, thụ lý và giao trả kết quả theo quy trình sử dụng phần mềm; lập Phiếu xử lý hồ sơ (theo mẫu 4).

Điều 7. Quy trình chuyển hồ sơ

Sau khi tiếp nhận, tối đa vào cuối mỗi buổi làm việc, Bộ phận một cửa có trách nhiệm chuyển ngay hồ sơ đã nhận kèm theo Phiếu tiếp nhận - hẹn trả hồ sơ và Phiếu xử lý hồ sơ đến phòng, ban, đơn vị chuyên môn của cơ quan cấp Sở (sau đây gọi tắt là phòng chuyên môn) được giao nhiệm vụ thụ lý hồ sơ.

Điều 8. Quy trình giải quyết hồ sơ

1. Phòng chuyên môn thực hiện các công việc theo quy trình sau:

a) Tổ chức kiểm tra nội dung hồ sơ; nghiên cứu, đề xuất phương án giải quyết hồ sơ đảm bảo đúng quy trình và thời gian theo quy định cụ thể của cơ quan cấp Sở trong việc giải quyết hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của phòng chuyên môn khác thì phòng chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với phòng chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ.

Đối với hồ sơ đòi hỏi có sự phối hợp liên ngành của các cơ quan khác, phòng chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo cơ quan cấp Sở thực hiện việc phối hợp giải quyết theo hướng:

- Phát hành văn bản đề nghị tham gia góp ý các vấn đề liên quan và nêu rõ thời hạn trả lời theo quy định; nếu quá thời hạn trả lời mà cơ quan được đề nghị góp ý chưa có văn bản phản hồi thì xem như đồng ý với đề xuất tại hồ sơ.

- Tổ chức họp với các ngành để lấy ý kiến; lập biên bản về những nội dung thống nhất và kiến nghị đề xuất với cấp trên.

b) Lập văn bản thẩm định của phòng do lãnh đạo phòng ký chịu trách nhiệm (hoặc ghi nội dung ý kiến thẩm định vào Phiếu xử lý hồ sơ - đối với các thủ tục đơn giản, có ý kiến thẩm định ngắn gọn).

c) Tham mưu ban hành văn bản kết quả giải quyết hồ sơ:

- Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền lãnh đạo cơ quan cấp Sở ký giải quyết: phòng chuyên môn dự thảo văn bản kết quả trình lãnh đạo cơ quan cấp Sở ký duyệt.

- Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh ký giải quyết: phòng chuyên môn dự thảo văn bản thẩm định của cơ quan cấp Sở và văn bản kết quả trình lãnh đạo cơ quan cấp Sở ký duyệt và ký chịu trách nhiệm nội dung văn bản dự thảo kết quả.

d) Trường hợp đến ngày hẹn trả nhưng chưa có văn bản kết quả, phòng chuyên môn phải dự thảo văn bản nêu rõ lý do chậm trễ trình lãnh đạo cơ quan cấp Sở ký ban hành để Bộ phận một cửa thông báo, giải thích cho cá nhân, tổ chức biết và hẹn lại thời gian trả kết quả; thời gian gia hạn tùy tình hình thực tế nhưng không được vượt quá thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định cho từng loại hồ sơ.

đ) Cập nhật quá trình xử lý vào Phiếu xử lý hồ sơ, phần mềm theo dõi việc tiếp nhận, thụ lý và giao trả kết quả theo quy trình sử dụng phần mềm; chuyển văn bản thẩm định, văn bản kết quả cho bộ phận văn thư ban hành ngay trong buổi làm việc; tập hợp hồ sơ trình Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh xem xét ký duyệt đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền của Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh.

Hồ sơ thuộc thẩm quyền ký duyệt của Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh phải nộp tại Bộ phận một cửa của Văn phòng UBND tỉnh trong thời hạn tối đa một ngày làm việc sau khi cơ quan cấp Sở ký văn bản thẩm định.

Điều 9. Quy trình trả kết quả giải quyết hồ sơ

Trả kết quả giải quyết hồ sơ là quá trình thành viên Bộ phận một cửa thực hiện các công việc sau:

1. Trả kết quả giải quyết hồ sơ hoặc phiếu gia hạn trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân theo đúng phiếu tiếp nhận hồ sơ.

2. Ghi chép và cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ vào Sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận, thụ lý và giao trả kết quả theo quy trình sử dụng phần mềm.

3. Yêu cầu tổ chức, cá nhân ký nhận kết quả vào sổ theo dõi và thu hồi phiếu tiếp nhận hồ sơ.

4. Thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Lưu trữ hồ sơ

Việc lưu trữ hồ sơ thực hiện theo quy định hiện hành về công tác lưu trữ của Nhà nước và của đơn vị.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan cấp Sở

1. Đầu tư, kiện toàn cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ hoạt động của Bộ phận một cửa; ban hành các loại văn bản liên quan đến quá trình thực hiện cơ chế một cửa theo mẫu tại Quy định này.

2. Tổ chức niêm yết công khai các thủ tục hành chính thực hiện tại bộ phận một cửa (danh mục hồ sơ, mức thu phí, lệ phí và thời hạn giải quyết).

3. Ban hành quy định cụ thể quan hệ phối hợp, thời gian giải quyết, trách nhiệm của các bộ phận, phòng chuyên môn, cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, từ khâu tiếp nhận, chuyển hồ sơ, xử lý hồ sơ, … đến trình ký, ban hành văn bản, nộp hồ sơ và nhận lại kết quả tại Bộ phận một cửa của Văn phòng UBND tỉnh, giao trả kết quả tại bộ phận một cửa của đơn vị.

4. Tập huấn nghiệp vụ và cách giao tiếp với tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết công việc đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm việc ở bộ phận một cửa.

5. Thường xuyên nghiên cứu, rà soát, đề xuất Ủy ban Nhân dân tỉnh điều chỉnh, bổ sung kịp thời nội dung danh mục hồ sơ, thời hạn giải quyết cho từng loại thủ tục hành chính phù hợp với quy định của Nhà nước.

6. Chỉ đạo chặt chẽ hoạt động của Bộ phận một cửa đảm bảo đúng theo quy định (bao gồm cả việc tiếp nhận, xử lý các kiến nghị vướng mắc về quy định hành chính).

7. Định kỳ báo cáo Ủy ban Nhân dân tỉnh và Sở Nội vụ về tình hình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa (khó khăn, vướng mắc, kiến nghị, đề xuất) vào ngày 10 của tháng cuối quý và ngày 5 tháng 11 hàng năm.

8. Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với các cơ quan cấp Sở tổ chức xây dựng phần mềm tin học phục vụ quá trình tiếp nhận, thụ lý và giao trả kết quả, đảm bảo kết nối liên thông, phục vụ yêu cầu theo dõi, quản lý của Ủy ban Nhân dân tỉnh; thường xuyên tổ chức kiểm tra việc thực hiện Quy định này và báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xử lý các vi phạm.

Điều 12. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân liên quan

1. Thực hiện đúng và đầy đủ các nội dung tại Quy định này.

2. Thực hiện việc nộp hồ sơ và nhận kết quả đúng địa điểm, thời gian ghi ở Phiếu tiếp nhận hồ sơ.

3. Thường xuyên phản ảnh cho Ủy ban Nhân dân tỉnh những vướng mắc để kịp thời xử lý, đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, đúng quy định của pháp luật./.