QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI SỞ NGOẠI VỤ

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 1858/2006/QĐ-UBND ngày 09 tháng 8 năm 2006 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 1134/QĐ-UB ngày 27 tháng 4 năm 2006 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ;

Căn cứ Quyết định số 1930/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết tại các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Công văn số 193/SNV-CCHC ngày 17 tháng 3 năm 2008 và Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số 210/TTr-SNgV ngày 06 tháng 3 năm 2008,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Sở Ngoại vụ.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VIỆC TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI SỞ NGOẠI VỤ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1004/QĐ-UBND ngày 26 tháng 4 năm 2008 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

Chương 1.

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Cơ chế một cửa tại Sở Ngoại vụ

Cơ chế một cửa tại Sở Ngoại vụ là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của Sở Ngoại vụ; từ hướng dẫn - tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ đến giao trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” (sau đây gọi là Bộ phận một cửa) đặt tại Văn phòng Sở Ngoại vụ, do Giám đốc Sở thành lập.

Điều 2. Mục đích yêu cầu

1. Công khai thủ tục hành chính; giải quyết nhanh gọn các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở Ngoại vụ; đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu hợp pháp của tổ chức, cá nhân theo đúng quy định của pháp luật; phục vụ công cuộc phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

2. Không ngừng nâng cao chất lượng giải quyết hồ sơ, đảm bảo thời hạn giao trả hồ sơ theo quy định; xác định trách nhiệm của công chức trực tiếp tham gia giải quyết hồ sơ đảm bảo sự thống nhất đồng bộ từ khâu tiếp nhận đến giao trả hồ sơ tại Sở Ngoại vụ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2000.

Điều 3. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Áp dụng thực hiện các loại thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở Ngoại vụ.

Điều 4. Thời gian, địa điểm tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả

Việc tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả được thực hiện tại Bộ phận một cửa của Sở Ngoại vụ; Thời gian: buổi sáng từ 7 giờ 30 đến 11 giờ, chiều từ 14 giờ đến 16 giờ 30 vào các ngày trong tuần, trừ ngày lễ và Chủ nhật.

Điều 5. Yêu cầu thủ tục hành chính đối với hồ sơ

1. Đảm bảo đầy đủ các loại văn bản cho từng loại thủ tục theo quy định tại Phụ lục kèm theo Quyết định này và các văn bản liên quan khác của nhà nước nếu có yêu cầu đặc biệt cho từng trường hợp cụ thể.

2. Văn bản dự thảo của các phòng, ban (nếu có) phải được soạn thảo theo thể thức quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ và các quy định khác của Nhà nước.

Chương 2.

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, THỤ LÝ HỒ SƠ VÀ TRẢ KẾT QUẢ

Điều 6. Quy trình tiếp nhận hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ là quá trình thành viên Bộ phận một cửa được phân công trực thực hiện các công việc sau:

1. Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:

+ Nếu không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

+ Nếu chưa đầy đủ theo quy định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cụ thể bằng phiếu hướng dẫn để cá nhân, tổ chức bổ sung hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, đúng quy định đã niêm yết công khai.

2. Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong ngày làm việc, không được ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và giải quyết ngay, sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký, trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.

3. Đối với các loại công việc theo quy định được ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và viết phiếu tiếp nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả (thời hạn hẹn trả hồ sơ thực hiện theo Phụ lục kèm theo Quyết định này); yêu cầu tổ chức, cá nhân ký vào phiếu tiếp nhận hồ sơ và thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.

4. Ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - trả hồ sơ (nếu có).

5. Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn thụ lý.

Điều 7. Quy trình giải quyết hồ sơ

1. Phòng chuyên môn thụ lý thực hiện các công việc sau:

a) Kiểm tra thành phần, nội dung hồ sơ do thành viên trực Bộ phận một cửa chuyển giao theo Phiếu tiếp nhận hồ sơ;

b) Nghiên cứu, đề xuất phương án giải quyết, báo cáo dự thảo văn bản giải quyết cho Lãnh đạo Sở xem xét phê duyệt.

Nếu hồ sơ có vướng mắc về nội dung thủ tục phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở. Trong thời hạn tối đa 0,5 ngày làm việc kể từ ngày có ý kiến phải dự thảo văn bản trình lãnh đạo ký trả lời cho tổ chức, cá nhân yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ trước khi tiến hành lại việc tiếp nhận hồ sơ.

Đối với hồ sơ đòi hỏi có sự phối hợp liên ngành của các cơ quan chuyên môn khác, phòng chuyên môn xây dựng quy trình phối hợp giải quyết theo hướng:

+ Phát hành văn bản để xin ý kiến thống nhất trong việc thụ lý hồ sơ.

+ Tổ chức họp với các ngành để lập biên bản về những nội dung thống nhất và kiến nghị đề xuất với cấp trên.

c) Sau khi giải quyết xong, phòng chuyên môn chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho thành viên Bộ phận một cửa được phân công trực để giao cho tổ chức, cá nhân đảm bảo đúng thời gian hẹn trả.

d) Trường hợp đến ngày hẹn trả nhưng phòng chuyên môn chưa giải quyết xong hồ sơ thì phải lập Phiếu gia hạn trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân có liên quan, nêu rõ lý do chậm trễ; thời gian gia hạn tùy tình hình thực tế nhưng không được vượt quá thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định cho từng loại hồ sơ.

e) Với các hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, phòng chuyên môn chuyển hồ sơ và văn bản tham mưu đến bộ phận một cửa của Văn phòng UBND tỉnh. Nhận kết quả giải quyết từ UBND tỉnh chuyển cho thành viên bộ phận một cửa của Sở để giao cho tổ chức, cá nhân.

2. Thời gian thụ lý cho từng loại thủ tục quy định cụ thể tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này.

Điều 8. Quy trình trả kết quả giải quyết hồ sơ

Trả kết quả giải quyết hồ sơ là quá trình thành viên Bộ phận một cửa được phân công trực thực hiện các công việc sau:

1. Trả kết quả giải quyết hồ sơ hoặc phiếu gia hạn trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân theo đúng phiếu tiếp nhận hồ sơ.

2. Ghi chép và cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận giao trả hồ sơ theo quy trình sử dụng phần mềm.

3. Yêu cầu tổ chức, cá nhân ký nhận kết quả vào sổ theo dõi và thu hồi phiếu tiếp nhận hồ sơ.

Điều 9. Lưu trữ hồ sơ

Việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện theo quy định về công tác lưu trữ của Sở Ngoại vụ và theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Chương 3.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của Giám đốc Sở Ngoại vụ

1. Đầu tư, kiện toàn cơ sở vật chất, thiết bị đảm bảo phục vụ hoạt động Bộ phận một cửa; ban hành các loại văn bản liên quan đến quá trình thực hiện cơ chế một cửa tại đơn vị (Phiếu tiếp nhận hồ sơ, Phiếu gia hạn trả hồ sơ, Phiếu trình ký hồ sơ, Sổ theo dõi tiếp nhận và trả hồ sơ…);

2. Ban hành quy chế quy định cụ thể trách nhiệm của các phòng chuyên môn, cá nhân cán bộ, công chức trong tiếp nhận, chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận một cửa; quy trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của đơn vị.

3. Tổ chức niêm yết công khai các thủ tục hành chính thực hiện tại bộ phận một cửa (danh mục hồ sơ, mức thu phí, lệ phí và thời hạn giải quyết).

4. Tập huấn về nghiệp vụ và cách giao tiếp với tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết công việc đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm việc ở bộ phận một cửa.

5. Thường xuyên nghiên cứu, rà soát, đề xuất UBND tỉnh điều chỉnh, bổ sung kịp thời nội dung danh mục hồ sơ, thời hạn giải quyết cho từng loại thủ tục hành chính phù hợp với quy định của Nhà nước.

6. Chỉ đạo chặt chẽ hoạt động của Bộ phận một cửa đảm bảo đúng theo quy định (bao gồm cả việc tiếp nhận, xử lý các phản ảnh, kiến nghị về quy định hành chính).

7. Định kỳ báo cáo UBND tỉnh và Sở Nội vụ về tình hình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Sở Ngoại vụ (khó khăn, vướng mắc, kiến nghị, đề xuất) vào ngày 10 của tháng cuối quý và ngày 5 tháng 11 hàng năm.

Điều 11. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân liên quan

1. Thực hiện đúng và đầy đủ các nội dung tại Quy định này.

2. Thực hiện việc nộp hồ sơ và nhận kết quả đúng địa điểm, thời gian theo Phiếu tiếp nhận hồ sơ.

3. Thường xuyên phản ảnh cho UBND tỉnh những vướng mắc để kịp thời xử lý, đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, đúng quy định của pháp luật./.

PHỤ LỤC

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1004/QĐ-UBND ngày 26 tháng 4 năm 2008 của Chủ tịch UBND tỉnh)

Ghi chú:

- “Bản chính” là các văn bản được ban hành có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan, đơn vị ban hành.

- “Bản sao” là các văn bản sao chụp lại từ bản chính (có chứng thực hoặc không cần chứng thực).