b) Tổ chức nhận, quản lý các loại chứng từ thu.

- Những đơn vị có nhu cầu sử dụng chứng từ thu như đã quy định ở điểm 2, 3, mục I phải làm dự trù số lượng từng loại cần dùng trước 1 tháng với cơ quan thuế.

- Đơn vị sử dụng phải quản lý các loại chứng từ thu như tiền và tài sản. Người đi nhận chứng từ thu phải đăng ký họ, tên, chữ ký trước với cơ quan thuế nơi cấp phát và khi đến nhận phải xuất trình giấy giới thiệu của đơn vị. Khi nhận phải kiểm điếm từng loại, từng quyển, từng số và phải ký nhận vào sổ theo dõi theo đúng quy định quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.

- Khi chứng từ thu nhận về đơn vị phải làm thủ tục nhập kho và phải tổ chức bảo quản kho như quản lý tiền và tài sản.

- Khi xuất kho giao cho cá nhân sử dụng, phải làm thủ tục xuất kho và ký nhận từng loại vào sổ cấp phát để theo dõi và làm căn cứ truy cứu trách nhiệm khi xảy ra tổn thất. Đối với biên lai thu tiền, mỗi lần cấp phát cho cán bộ trực tiếp sử dụng 1 loại không quá 2 quyền, thanh toán xong quyển trước mới được cấp quyển khác. Hàng tháng, quý, năm hoặc từng đợt sử dụng chứng từ thu, cán bộ đơn vị sử dụng phải quyết toán số lượng đã nhận, đã sử dụng, số tiền đã thu, đã nộp, số lượng còn lại của từng loại với cơ quan thuế cấp phát chứng từ thu.

c) Sử dụng chứng từ thu:

- Khi sử dụng chứng từ thu, cán bộ sử dụng phải sử dụng đúng chức năng của từng loại và phải ghi đầy đủ, rõ ràng theo yêu cầu các nội dung đã in sẵn, ghi rõ họ, tên, chữ ký. Đối với chứng từ thu có nhiều liên, khi viết phải dùng giấy than để viết 1 lần in cho các liên, không được tẩy xoá, làm nhoè, nhàu nát, tờ bị hỏng phải gạch chéo, không được xé rời, mà phải lưu ở quyển để thanh toán với cơ quan thuế. Không được dùng 1 lúc nhiều quyển cùng loại, hết quyển mới chuyển sang dùng quyển khác, trong từng quyển phải dùng thứ tự số nhỏ đến số lớn, không được dùng nhảy cóc.

- Các liên của chứng từ thu được luân chuyển như sau:

Liên 1 dùng để báo soát, gửi cho cơ quan thuế nơi cấp phát (nếu loại 2 liên thì lưu ở cuống),

Liên 2 giao cho người nộp tiền,

Liên 3 lưu ở cuống.

3- Các loại sổ sách theo dõi quản lý:

Các đơn vị sử dụng chứng từ thu phải thực hiện theo chế độ kế toán ấn chỉ thuế và mở số sách theo dõi, ghi chép các loại như sau:

a) Sổ sách thanh toán tiền và ấn chỉ (ký hiệu ST10).

- Sổ này được lập 2 quyển để theo dõi tình hình sử dụng chứng từ thu, thanh toán tiền đã thu của từng cán bộ thu:

+ 1 quyển giao cho cán bộ sử dụng chứng từ thu giữ.

+ 1 quyển lưu bộ phận kế toán nơi cấp phát của đơn vị.

Khi lĩnh chứng từ thu và thanh toán tiền thu được, kế toán và cán bộ sử dụng chứng từ thu phải phản ảnh đầy đủ nội dung trong sổ và kiểm tra từng số chứng từ thu: số lĩnh, số đã sử dụng, số xoá bỏ, số tổn thất, số tiền đã thu... để xác định số còn lại từ số... đến số... ký vào cột 18 (người nhận chứng từ thu), cột 19 (người cấp phát) ở cả 2 số. Trường hợp đơn vị có bộ phận thu tiền thì có chữ ký cột 20 (thủ quỹ).

- Mỗi lần lĩnh hoặc thanh toán chứng từ thu cán bộ cấp phát phải ghi rõ ngày, tháng, năm, số lượng từng loại chứng từ, từng tờ từ số......... đến số..... số tiền đã thu.... cộng trừ đuổi để xác định ngay số còn lại.

- Cuối tháng cộng sổ như sau: Số tổng cộng cuối tháng phần sổ lĩnh, số tiền thu cộng theo cột dọc, riêng số còn lại cuối tháng là số ghi ở dòng cuối cùng của tháng đó.

- Đầu năm chuyển sổ chứng từ thu còn lại cuối năm trước sang năm mới coi như số mới.

b) Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ký hiệu (ST 12).

Sổ này để theo dõi tình hình nhập, xuất chứng từ thu của đơn vị, báo cáo ấn chỉ thu hàng tháng (BC8). Muốn phản ảnh tình hình nhập, xuất, còn lại từng loại để báo cáo (đơn vị hoặc cơ quan thuế) phải căn cứ vào dòng cộng cuối tháng của sổ: ST12 để ghi vào các cột tương ứng trong báo cáo mẫu: BC8 (báo cáo ấn chỉ hàng tháng).

4- Xử lý các trường hợp làm tổn thất chứng từ thu.

Trường hợp mất chứng từ thu, đơn vị làm mất phải báo cáo gay cho cơ quan thuế, để cơ quan thuế thông báo kịp thời cho cơ quan nội chính địa phương, Cục thuế các tỉnh, thành phố trong cả nước (khi thấy cần thiết) biết để kiểm tra, ngăn chặn việc lợi dụng làm ăn phi pháp. Truy cứu trách nhiệm về vật chất, hành chính hoặc hình sự, theo quy định tại phần II, điểm 2 Thông tư số 31-TC ngày 16-5-1987 của Bộ Tài chính quy định về việc xử lý đối với trường hợp mất chứng từ thuế.

Đối với những hành vi tham ô, tiêu huỷ hoặc gian lậu thì phải tiến hành điều tra, xác minh để xử lý. Việc xác minh điều tra do các đơn vị quản lý cán bộ sử dụng chứng từ thu chịu trách nhiệm xem xét, kết luận cụ thể và báo cáo Uỷ ban nhân dân và cơ quan thuế cùng cấp.

Nếu vi phạm có tính chất nghiêm trọng thì đơn vị để tổn thất chứng từ và cơ quan thuế cùng cấp phải báo cáo Viện Kiểm sát nhân dân để tiến hành xử lý về mặt hình sự.

III- ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố quyết định kế hoạch triển khai thực hiện, hướng dẫn ở địa phương. Cục thuế, Chi cục thuế thống nhất với cơ quan liên quan, hướng dẫn những thủ tục nghiệp vụ, quản lý cần thiết cho các đơn vị có chức năng tổ chức thu các khoản phí và lệ phí, để cùng thực hiện hướng dẫn này được đúng đắn, kịp thời.

Từ ngày 1 tháng 1 năm 1993 Cục thuế các tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương phải hoàn thành thống nhất in, cấp phát, quản lý, sử dụng chứng từ thu các loại phí và lệ phí ở địa phương. Trước mắt, cho đến ngày 31-12-1992 từng bước tiến hành tiếp nhận sử dụng những chứng từ thu đã quy định ở điểm 1, mục II Thông tư số 48-TC/TCT ngày 28-9-1992 của Bộ Tài chính.

Trong quá trình thực hiện có vấn đề gì vướng mắc các địa phương, các ngành, các đơn vị phản ảnh về Bộ Tài chính để kịp thời giải quyết.