Căn cứ điều 34 Nghị định số 45-HĐBT ngày 27-2-1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước, Bộ Tư pháp ra Thông tư hướng dẫn về tổ chức và quản lý công chứng Nhà nước như sau:

I- VỀ THỦ TỤC THÀNH LẬP PHÒNG CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC.

Các việc cần phải tiến hành chuẩn bị thành lập Phòng công chứng Nhà nước bao gồm:

1. Sở Tư pháp giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc Trung ương (gọi chung là tỉnh) lập đề án thành lập Phòng công chứng Nhà nước, chuẩn bị nhân sự dự kiến đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, trao đổi với các cơ quan hữu quan của tỉnh như Ban tổ chức chính quyền, Sở Tài chính... và trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét. Đề án thành lập Phòng công chứng Nhà nước phải nêu rõ mục đích, yêu cầu của việc thành lập, nhiệm vụ cụ thể của Phòng, tổ chức biên chế, địa điểm đặt trụ sở và cơ sở vật chất của Phòng.

2. Uỷ ban nhân dân tỉnh, sau khi xem xét đề án thành lập Phòng công chứng Nhà nước, có văn bản đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc thành lập Phòng công chứng Nhà nước ở địa phương. Kèm theo văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh cần có: đề án thành lập Phòng công chứng Nhà nước, danh sách, hồ sơ của từng người được dự kiến bổ nhiệm làm Trưởng phòng công chứng Nhà nước và công chứng viên (hồ sơ bao gồm: sơ yếu lý lịch cán bộ có xác nhận quá trình công tác pháp luật của cơ quan chủ quản; bản sao bằng tốt nghiệp Đại học Pháp lý và giấy chứng nhận sức khoẻ của cơ quan y tế có thẩm quyền).

3. Sau khi có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng Nhà nước, bổ nhiệm Trưởng phòng và công chứng viên.

4. Việc miễn nhiệm Trưởng phòng công chứng Nhà nước và công chứng viên; việc bổ nhiệm thêm công chứng viên của các Phòng công chứng Nhà nước hiện có tại địa phương cũng tiến hành theo trình tự nói trên.

II - PHÒNG CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC, CÔNG CHỨNG VIÊN

1. Ở mỗi tỉnh thành lập các Phòng công chứng Nhà nước lấy tên là Phòng công chứng Nhà nước số 1, số 2, số 3... theo thứ tự thời gian ra quyết định thành lập; trong đó Phòng công chứng Nhà nước số 1 là Phòng Trung tâm; các Phòng công chứng Nhà nước từ số 2 trở đi là Phòng khu vực đặt tại các điểm tập trung dân cư trong tỉnh.

Việc xác định thẩm quyền theo địa hạt của các Phòng công chứng Nhà nước do Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định.

2. Trong phòng công chứng Nhà nước có Trưởng phòng, các công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ công chứng và các nhân viên giúp việc khác như kế toán, thủ quỹ, văn thư, lưu trữ... trong đó phải có ít nhất là 2 công chứng viên. Trưởng phòng công chứng Nhà nước phải được chọn trong số các công chứng viên.

Trưởng phòng công chứng Nhà nước, các công chứng viên và kế toán phải là người trong biên chế Nhà nước; các nhân viên giúp việc khác có thể thuộc biên chế Nhà nước hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng lao động. Biên chế của các Phòng công chứng Nhà nước được quyết định căn cứ vào khối lượng công việc; nhất thiết phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chất lượng cán bộ, tinh gọn bộ máy.

3. Trưởng phòng công chứng Nhà nước là Thủ trưởng của Phòng công chứng Nhà nước chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của Phòng, là chủ tài khoản tại Ngân hàng, có các nhiệm vụ sau:

- Lập và chỉ đạo thực hiên các kế hoạch công tác của Phòng;

- Điều hành công việc hàng ngày của Phòng;

- Tiến hành bồi dưỡng về chính trị, nghiệp vụ chuyên môn cho các công chứng viên và các nhân viên;

- Bảo đảm thực hiện chế độ chính sách đối với các thành viên trong Phòng;

- Định kỳ 3 tháng, 6 tháng và hàng năm báo cáo về hoạt động của Phòng với Bộ Tư pháp, Uỷ ban nhân dân tỉnh và Giám đốc Sở Tư pháp.

Khi thực hiện công chứng, Trưởng phòng công chứng Nhà nước ký các văn bản công chứng với tư cách công chứng viên.

4. Những người có đủ các điều kiện sau có thể được bổ nhiệm làm công chứng viên:

- Là công dân nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, công minh, liêm khiết, trung thực, luôn tôn trọng sự thật, là người không có tiền án;

- Tốt nghiệp Đại học Pháp lý bao gồm: tốt nghiệp đại học pháp lý các hệ đào tạo dài hạn, chuyên tu, tại chức ở trong nước, đại học pháp lý ở các nước xã hội chủ nghĩa; những người có bằng cử nhân Luật hoặc đại học luật ở các nước không phải là xã hội chủ nghĩa và đã qua học lớp bồi dưỡng về pháp lý xã hội chủ nghĩa từ 1 năm trở lên;

- Đã làm công tác pháp luật từ 5 năm trở lên và được huấn luyện làm nghiệp vụ công chứng bao gồm những người có thời gian công tác pháp luật ở các ngành tư pháp, toà án, kiểm sát, nội vụ, thanh tra, trọng tài kinh tế Nhà nước, hải quan, những người là chuyên viên pháp lý tại các Uỷ ban Nhân dân, Hội đồng Nhân dân, ở tổ chức pháp chế của các nganh ở trung ương và các địa phương. Trước khi được bổ nhiệm công chứng viên phải được huấn luyện về nghiệp vụ công chứng. Đối với những công chứng viên đầu tiên được bổ nhiệm khi mới thành lập Phòng công chứng Nhà nước thì sau khi bổ nhiệm phải học qua lớp huấn luyện nghiệp vụ công chứng.

5. Công chứng viên phải hoạt động chuyên trách không được kiêm nhiệm công việc khác tại các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, không là cán bộ chuyên trách tại các cơ quan Đảng, đoàn thể, tổ chức xã hội.

6. Sau khi có quyết định bổ nhiệm, công chứng viên được Bộ Tư pháp cấp thẻ công chứng viên để sử dụng trong khi làm nhiệm vụ.

7. Ở các huyện, thị xã nơi chưa có Phòng công chứng Nhà nước, Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã ra quyết định giao cho 1 Phó chủ tịch hoặc uỷ viên của Uỷ ban nhân dân thực hiện công chứng, ký công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân về các văn bản công chứng do mình thực hiện. Thành viên của Uỷ ban nhân dân nêu trên phải có trình độ pháp lý cần thiết và được huấn luyện nghiệp vụ công chứng.

Cơ quan tư pháp cùng cấp cử cán bộ chuyên trách có trình độ đại học pháp lý và được huấn luyện nghiệp vụ công chứng để giúp Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ công chứng.

8. Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ra quyết định giao cho một viên chức thực hiện các việc công chứng được quy định ở điều 24 Pháp lệnh lãnh sự ngày 24-11-1990 và điều 15 của Nghị định số 45-HĐBT ngày 27-2-1991 của Hội đồng Bộ trưởng, ký công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân về việc công chứng do mình thực hiện. Viên chức nêu trên phải có trình độ pháp lý cần thiết và phải được huấn luyện nghiệp vụ công chứng.

III - QUẢN LÝ TỔ CHỨC VÀ HỌAT ĐỘNG CỘNG CHỨNG NHÀ NƯỚC.

1. Bộ Tư pháp quản lý thống nhất về tổ chức hoạt động công chứng trong phạm vi cả nước, cụ thể là:

- Hướng dẫn, kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng; việc áp dụng thống nhất các quy định của pháp luật trong lĩnh vực công chứng;

- Tổng kết và phổ biến kinh nghiệm hoạt động công chứng;

- Đào tạo, bồi dưỡng về chính trị, nghiệp vụ chuyên môn cho công chứng viên;

- Phát hành để sử dụng thống nhất các mẫu văn bản công chứng và sổ quản lý;

- Giải quyết các đơn khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động công chứng của công dân và các tổ chức theo thẩm quyền.

2. Uỷ ban Nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý tổ chức và hoạt động công chứng ở địa phương mình theo sự hướng dẫn thống nhất của Bộ Tư pháp, cụ thể là:

- Hướng dẫn, kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi địa phương;

- Bảo đảm về tổ chức, cơ sở vật chất và kinh phí cho hoạt động công chứng ở địa phương;

- Bảo đảm thực hiện chế độ chính sách đối với công chứng viên, các nhân viên và cán bộ khác làm công chứng trong địa phương;

- Bồi dưỡng về chính trị, nghiệp vụ chuyên môn cho công chứng viên và các cán bộ khác làm công chứng trong địa phương;

- Tổng kết và phổ biến kinh nghiệm hoạt động công chứng ở địa phương;

- Giải quyết các khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động công chứng của công dân và các tổ chức theo thẩm quyền.

3. Giám đốc Sở Tư pháp giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ nêu trên. Trong khi thi hành nhiệm vụ của mình, Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm thường xuyên theo dõi tình hình hoạt động của các Phòng công chứng Nhà nước và Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã được giao nhiệm vụ công chứng để tổng hợp định kỳ 6 tháng và hàng năm, báo cáo Bộ Tư pháp và Uỷ ban nhân dân tỉnh.