Điều 7 Thông tư 12/2011/TT-BTP hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng biểu mẫu nuôi con nuôi do Bộ Tư pháp ban hành

1. Khi đăng ký việc nuôi con nuôi, công chức tư pháp hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp hoặc Viên chức lãnh sự (sau đây gọi chung là người thực hiện) phải tự mình ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi và biểu mẫu nuôi con nuôi; nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa; viết cùng một loại mực tốt, màu đen. Đối với những nơi đã ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký hộ tịch, thì nội dung cần ghi trong các biểu mẫu nuôi con nuôi có thể được in qua máy vi tính.

2. Sổ đăng ký nuôi con nuôi phải được ghi liên tục theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối của Sổ.

3. Khi bắt đầu mở Sổ mới theo quy định tại Thông tư này, số đăng ký phải được ghi theo trật tự thời gian, bắt đầu từ số 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó; trường hợp chưa hết năm mà hết Sổ thì phải sử dụng Sổ khác và lấy số tiếp theo của Sổ trước (xem Ví dụ 1 dưới đây). Nếu hết năm mà chưa hết Sổ, thì được sử dụng Sổ cho năm tiếp theo, nhưng trường hợp đăng ký đầu tiên của năm sau sẽ bắt đầu từ số 01 (xem Ví dụ 2 dưới đây).

4. Số ghi trong biểu mẫu nuôi con nuôi là số ghi tại đầu trang Sổ đăng ký nuôi con nuôi kèm theo năm đăng ký việc nuôi con nuôi đó; quyển số là số quyển sổ và năm mở Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi.

Ví dụ 1: Sổ đăng ký nuôi con nuôi ở phường X. mở năm 2011 và trong năm 2011 phường X. sử dụng 02 quyển Sổ đăng ký nuôi con nuôi. Anh Nguyễn Văn A nhận nuôi cháu Nguyễn Hải Anh và được đăng ký nuôi con nuôi vào cuối năm 2011 ở số thứ tự 300, quyển số 02. Do đó, tại mục “số/quyển số” trong Giấy chứng nhận nuôi con nuôi của anh Nguyễn Văn A và cháu Nguyễn Hải Anh phải ghi rõ là:

“Số: 300/2011.

Quyển số: 02/2011”.

Ví dụ 2: Sổ đăng ký nuôi con nuôi ở phường Y. mở năm 2011 và trong năm 2011 chỉ đăng ký được 25 trường hợp. Sổ còn trang và được sử dụng tiếp cho năm 2012 mà không phải mở Sổ mới. Anh Nguyễn Văn B nhận nuôi cháu Nguyễn Hải Hà và là trường hợp đầu tiên được đăng ký nuôi con nuôi của năm 2012. Do đó, tại mục “số/quyển số” trong Giấy chứng nhận nuôi con nuôi của anh Nguyễn Văn B và cháu Nguyễn Hải Hà phải ghi rõ là:

“Số: 01/2012.

Quyển số: 01/2011”.

5. Việc ghi các cột mục trong sổ, biểu mẫu nuôi con nuôi phải ghi theo đúng hướng dẫn sử dụng trong Sổ đăng ký nuôi con nuôi và Thông tư này.

6. Trong khi đăng ký, nếu có sai sót do ghi chép trong Sổ đăng ký nuôi con nuôi, thì người thực hiện phải trực tiếp gạch bỏ phần sai sót, không được chữa đè lên chữ cũ, không được tẩy xóa để viết lại. Cột ghi chú những thay đổi của Sổ đăng ký nuôi con nuôi phải ghi rõ nội dung sửa; họ và tên, chữ ký của người đã sửa và ngày, tháng, năm sửa. Người thực hiện đóng dấu vào phần đã sửa chữa. Nếu có sai sót do ghi chép trong các biểu mẫu nuôi con nuôi, thì hủy biểu mẫu đó và viết lại tờ khác.

Nghiêm cấm việc tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong Sổ đăng ký nuôi con nuôi, biểu mẫu về nuôi con nuôi.