QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CHỨNG THỰC, CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TRÀ VINH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;

Căn cứ Luật công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Căn cứ Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu chứng thực, công chứng trên địa bàn tỉnh Trà Vinh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 12 năm 2022.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Hội công chứng viên tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CHỨNG THỰC, CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TRÀ VINH
(Kèm theo Quyết định số: 30/2022/QĐ-UBND ngày 22/11/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Trà Vinh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi áp dụng

Quy chế này quy định về nguyên tắc, trách nhiệm trong công tác quản lý, cung cấp thông tin, tiếp nhận, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu chứng thực, công chứng trên địa bàn tỉnh Trà Vinh.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các Sở, ban, ngành: Tư pháp, Thông tin và Truyền thông, Tài nguyên và Môi trường, Xây dựng, Tài chính, Thanh tra tỉnh, Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Hội công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau đây viết tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện); Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (sau đây viết là Ủy ban nhân dân cấp xã) và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động quản lý, cung cấp thông tin, tiếp nhận, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu chứng thực, công chứng trên địa bàn tỉnh Trà Vinh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu chứng thực, công chứng (sau đây viết tắt là Cơ sở dữ liệu) là hệ thống phần mềm dữ liệu được xây dựng để các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan chứng thực cập nhật, chia sẻ, tra cứu các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, công chứng theo quy định pháp luật về chứng thực, công chúng.

2. Thông tin ngăn chặn tài sản (còn gọi là thông tin tạm dừng giao dịch tài sản) là thông tin bằng văn bản đồng thời bằng dữ liệu điện tử do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành yêu cầu không thực hiện giao dịch tài sản, phong tỏa tài sản hoặc tạm dừng thực hiện chứng thực, công chứng hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức.

Văn bản đề nghị ngăn chặn (tạm dừng giao dịch tài sản) là căn cứ pháp lý để công chứng viên, công chức Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét không thực hiện chứng thực, công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan tài sản đó.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn tài sản là thông tin bằng văn bản đồng thời bằng dữ liệu điện tử do chính cơ quan, tổ chức đã có yêu cầu ngăn chặn phát hành văn bản hủy bỏ việc ngăn chặn đó hoặc của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền yêu cầu trong trường hợp pháp luật có quy định.

Văn bản giải tỏa ngăn chặn tài sản là căn cứ pháp lý để công chứng viên, công chức Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực, công chứng hợp đồng, giao dịch bị ngăn chặn trước đó.

4. Thông tin về hợp đồng; giao dịch tài sản là thông tin do công chứng viên hành nghề công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh ký chứng nhận hoặc công chức Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã ký chứng thực hợp đồng, giao dịch.

5. Quản lý Cơ sở dữ liệu là việc cơ quan nhà nước được giao nhiệm vụ quản lý và cấp tài khoản cho cá nhân, cơ quan, tổ chức sử dụng các thông tin trong Cơ sở dữ liệu để thực hiện nhiệm vụ chứng thực, công chứng hoặc phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định.

6. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được cấp tài khoản để khai thác, sử dụng các thông tin trong Cơ sở dữ liệu để thực hiện việc chứng thực, công chứng, phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định.

7. Tài khoản là những thông số nhất định mà cá nhân, cơ quan, tổ chức được cấp để truy cập vào hệ thống Cơ sở dữ liệu (bao gồm tên người sử dụng và mật khẩu).

8. Người quản trị là người được giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý Cơ sở dữ liệu.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cung cấp, cập nhật, tra cứu, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Việc quản lý, cung cấp, cập nhật, tra cứu, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng phạm vi, trách nhiệm của từng cơ quan, tổ chức quy định tại Quy chế này và văn bản pháp luật có liên quan.

2. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân có liên quan được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu phù hợp với quy định của pháp luật và Quy chế này.

4. Việc nhập, chỉnh sửa, xóa thông tin phải ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn để theo dõi, quản lý, sử dụng trong Cơ sở dữ liệu.

5. Các hoạt động quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ dữ liệu theo Quy chế này là hoạt động liên quan đến nghiệp vụ chứng thực, công chứng; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu chứng thực, công chứng.

Điều 4. Những hành vi nghiêm cấm

1. Tiết lộ thông tin, để người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Cơ sở dữ liệu hoặc sử dụng tài khoản của người khác để truy cập vào Cơ sở dữ liệu.

2. Thay đổi quy trình quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu khi chưa được cơ quan có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản.

3. Sử dụng các dữ liệu và thông tin trong Cơ sở dữ liệu vào mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động chứng thực, công chứng của cơ quan, tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực, công chứng.

4. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu

5. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao.

Điều 5. Sao lưu

1. Việc sao lưu dữ liệu, các phiên bản của Cơ sở dữ liệu và chương trình máy tính khác có chứa Cơ sở dữ liệu phải được thực hiện thường xuyên định kỳ 01 tháng/lần.

2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch phải được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống và bảo mật.

3. Sở Tư pháp phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện sao lưu, lưu trữ thông tin tại khoản 1 và khoản 2 Điều này theo quy định của pháp luật về chứng thực, công chứng, công nghệ thông tin và pháp luật về lưu trữ.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. CẤP, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI KHOẢN, KHÓA TÀI KHOẢN TRUY CẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 6. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu

1. Sở Tư pháp có thẩm quyền và trách nhiệm cấp, cấp lại tài khoản cho cá nhân thuộc các cơ quan, tổ chức có liên quan theo đề nghị của cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực, công chứng; công tác quản lý nhà nước và các hoạt động tố tụng khi có yêu cầu.

2. Cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về tài khoản được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu; cập nhật kịp thời, đầy đủ các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch tài sản đã được chứng thực, công chứng vào Cơ sở dữ liệu.

3. Tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cấp sẽ bị khóa, tạm dừng hoạt động hoặc thay đổi trong các trường hợp sau:

a) Theo đề nghị của cơ quan, tổ chức đối với cá nhân được cấp tài khoản làm việc tại cơ quan, tổ chức chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển công tác, nghỉ hưu, nghỉ việc, chết.

b) Cơ quan, tổ chức thực hiện sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động; tổ chức hành nghề công chứng đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc cố ý không thực hiện kịp thời, đầy đủ, chính xác việc nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu.

c) Cá nhân được cấp tài khoản vi phạm điều cấm quy định tại Điều 4 Quy chế này và quy định khác có liên quan.

4. Phạm vi khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu của các tài khoản căn cứ vào quyền và trách nhiệm của cá nhân sử dụng tài khoản quy định tại Quy chế này.

Mục 2. CUNG CẤP, TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ, CẬP NHẬT VÀ CHỈNH SỬA THÔNG TIN NGĂN CHẶN, GIẢI TỎA NGĂN CHẶN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 7. Cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp cập nhật vào Cơ sở dữ liệu

1. Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện cung cấp thông tin bằng văn bản theo thẩm quyền đối với các quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời cấm dịch chuyển quyền về tài sản, cấm thay đổi hiện trạng tài sản đối với tài sản đang tranh chấp do tòa án thụ lý và các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên.

2. Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện cung cấp thông tin bằng văn bản theo thẩm quyền đối với các quyết định kê biên tài sản trong giai đoạn truy tố và quyết định hủy bỏ quyết định trên.

3. Công an tỉnh, Công an cấp huyện cung cấp thông tin bằng văn bản theo thẩm quyền đối với ngăn chặn giao dịch các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản và các vụ việc ngăn chặn khác theo quy định pháp luật.

4. Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện cung cấp thông tin bằng văn bản theo thẩm quyền về việc áp dụng biện pháp tạm dừng, chấm dứt tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành án dân sự.

5. Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cung cấp thông tin bằng văn bản theo thẩm quyền về các trường hợp sau:

a) Thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

b) Hủy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

c) Mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin.

6. Thanh tra tỉnh và Thanh tra cấp huyện cung cấp thông tin theo thẩm quyền về ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn giao dịch tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất đối với trường hợp thụ lý và kết quả giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo liên quan đến tài sản trên.

7. Sở Xây dựng cung cấp thông tin theo thẩm quyền về ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn giao dịch tài sản nhà ở và các lĩnh vực khác do ngành quản lý có liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch tài sản nhà ở.

8. Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo cơ quan tài nguyên và môi trường cấp huyện kịp thời cung cấp thông tin bằng văn bản theo thẩm quyền về các trường hợp quy định tại điểm a, b khoản 5 Điều này và các Quyết định thu hồi đất tại địa phương.

9. Các cơ quan, tổ chức có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng khi nhận được văn bản cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu trên Cơ sở dữ liệu chưa thấy các thông tin này phải chủ động báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.

Điều 8. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về tài sản cập nhật vào Cơ sở dữ liệu

1. Sở Tư pháp tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về tài sản do cơ quan, tổ chức cung cấp bằng văn bản theo quy định tại Điều 7 Quy chế này để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu:

a) Cập nhập vào Cơ sở dữ liệu chậm nhất trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản cung cấp thông tin trừ trường hợp bất khả kháng.

b) Cập nhập những thông tin cung cấp bằng văn bản vào Cơ sở dữ liệu kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành; các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đã gửi trước ngày Quy chế này có hiệu lực thì các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan chứng thực có trách nhiệm theo dõi để phục vụ cho chứng thực, công chứng tại cơ quan, tổ chức mình.

2. Trường hợp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tài sản đã có trong Cơ sở dữ liệu, Sở Tư pháp kiểm tra lại và đối chiếu thông tin như sau:

a) Nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập thông tin ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu.

b) Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn đúng với thông tin đã có thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn.

c) Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có thì chuyển trả văn bản đã nhận cho cơ quan, tổ chức gửi thông tin giải tỏa ngăn chặn và phải nêu rõ lý do không chấp nhận.

3. Khi phát hiện những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tài sản, Sở Tư pháp xử lý và có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp bổ sung thông tin kịp thời.

Điều 9. Chỉnh sửa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tài sản đã nhập Cơ sở dữ liệu

1. Việc chỉnh sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với trường hợp sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót do ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.

2. Trường hợp sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu nhưng chưa được đăng tải đồng bộ trên Cơ sở dữ liệu thì bộ phận quản trị Cơ sở dữ liệu chủ động cập nhật, chỉnh sửa cho đúng với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tài sản.

3. Trường hợp sai sót về kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu, công chức phụ trách quản lý Cơ sở dữ liệu phát hiện thông tin sai phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp phụ trách để kiểm tra, phê duyệt việc chỉnh sửa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tài sản.

Mục 3. QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 10. Trách nhiệm nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã chứng thực, công chứng vào Cơ sở dữ liệu

1. Tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm phân công người phụ trách cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, công chứng tại cơ quan, tổ chức mình vào Cơ sở dữ liệu trong vòng 24 giờ kể từ khi hợp đồng, giao dịch được chứng thực, công chứng.

2. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu do tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện:

a) Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt, Font chữ Unicode, các chương trình kiểm tra và diệt vi rút phải là chương trình có bản quyền và phải được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.

b) Các trường thông tin có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc phải cập nhật.

c) Thông tin về nhân thân: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số CMND/CCCD/HC, địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch.

d) Thông tin về tổ chức: tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động và người đại diện (nếu có), mã số doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập.

đ) Thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất địa chỉ thửa đất, số thửa đất, số tờ bản đồ, diện tích thửa đất, số phát hành các giấy chứng nhận hoặc số vào sổ cấp giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp.

e) Thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác gồm số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có).

g) Thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: tên loại hợp đồng, giao dịch, số chứng thực, công chứng, ngày chứng thực, công chứng.

h) Các thông tin khác có liên quan.

3. Trường hợp cập nhật không kịp thời, không đầy đủ, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật. Mọi sự thay đổi nội dung thông tin cũng phải được cung cấp, cập nhật lên Cơ sở dữ liệu ngay sau khi có sự thay đổi.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch nhập vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, sáu tháng, hàng năm của các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan thực hiện chứng thực.

Điều 11. Trách nhiệm tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu trước khi chứng thực, công chứng

1. Trước khi ký chứng thực, công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực có trách nhiệm trực tiếp tra cứu Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng của tài sản.

2. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tài sản và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo tài liệu hướng dẫn, tập huấn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm Cơ sở dữ liệu và cán bộ quản trị Cơ sở dữ liệu.

3. Xử lý kết quả tra cứu thông tin từ Cơ sở dữ liệu (Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định chứng thực, công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc chứng thực, công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản đó) như sau:

a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện chứng thực, công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.

b) Nếu phát hiện tài sản có thông tin bị trùng về số phát hành, số vào sổ cấp giấy chứng nhận, số thửa đất, số tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích thửa đất, thông tin của người sở hữu, sử dụng tài sản hoặc trong trường hợp phát sinh tình huống cụ thể khác, các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch báo cáo kịp thời về Sở Tư pháp để được hướng dẫn.

Điều 12. Trách nhiệm khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu

1. Các tổ chức hành nghề công chứng được thành lập, khi đề nghị cấp Giấy đăng ký hoạt động phải đăng ký tham gia vào Cơ sở dữ liệu để khai thác, sử dụng tại tổ chức mình và trả chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo khoản 2 Điều này.

2. Các tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động phải đăng ký tham gia khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu để thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch tài sản theo quy định pháp luật và trả chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo giá thỏa thuận hợp đồng với bên tư vấn xây dựng phần mềm Cơ sở dữ liệu để bảo trì, nâng cấp và vận hành Cơ sở dữ liệu đảm bảo thông suốt, hiệu quả.

3. Các Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân cấp xã trên địa bàn tỉnh được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu để thực hiện chứng thực theo thẩm quyền.

4. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về chứng thực, công chứng trên địa bàn tỉnh.

5. Sở Tư pháp cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu cho cá nhân thuộc các cơ quan, tổ chức:

a) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

b) Phòng Tư pháp cấp huyện trên địa bàn tỉnh.

c) Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh.

d) Sở Tài nguyên và Môi trường được cấp tài khoản để khai thác, sử dụng; cập nhật thông tin về hủy Giấy chứng nhận, hủy trang bổ sung, cấp lại Giấy chứng nhận, cấp lại trang bổ sung Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo thẩm quyền.

đ) Cá nhân thuộc các cơ quan, tổ chức khác có liên quan được được cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ khi có văn bản yêu cầu cấp tài khoản và được sự đồng ý của Sở Tư pháp.

6. Việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích, yêu cầu nhiệm vụ được cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền giao, không sử dụng vào những mục đích trái pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý Cơ sở dữ liệu chứng thực, công chứng; tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tài sản vào Cơ sở dữ liệu bảo đảm kịp thời, chính xác; cấp, khóa tài khoản đăng nhập và phân quyền cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

2. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

3. Cung cấp thông tin thuộc Cơ sở dữ liệu phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy tố, xét xử và yêu cầu cung cấp thông tin khác theo quy định của pháp luật.

4. Chủ trì phối hợp với Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về chế độ tài chính liên quan đến việc khai thác, sử dụng và duy trì Cơ sở dữ liệu theo quy định và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

5. Phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện sao lưu, lưu trữ thông tin định kỳ trên Cơ sở dữ liệu và thống kê, báo cáo theo quy định của pháp luật.

Điều 14. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức có liên quan

1. Sở Thông tin và truyền thông

a) Phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức có liên quan tổ chức thực hiện đảm bảo đường truyền, kết nối, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu vận hành thông suốt, liên tục, hiệu quả.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp và các đơn vị có liên quan bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, dịch vụ có liên quan để vận hành Cơ sở dữ liệu hoạt động ổn định; kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu chứng thực, công chứng với các Cơ sở dữ liệu khác theo quy định pháp luật.

c) Phối hợp Sở Tư pháp tổ chức thực hiện sao lưu, lưu trữ thông tin theo quy định tại Điều 5 Quy chế này; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị xử lý tổ chức, cá nhân vi phạm trong việc sử dụng Cơ sở dữ liệu theo Quy chế và quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, bảo đảm an toàn thông tin mạng.

2. Sở Tài nguyên và Môi trường

a) Có trách nhiệm cung cấp thông tin theo quy định tại điểm đ khoản 5 Điều 12 Quy chế.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp và cơ quan có liên quan thực hiện liên thông Cơ sở dữ liệu về đất đai với với Cơ sở dữ liệu chứng thực, công chứng và Cơ sở dữ liệu khác theo quy định.

3. Sở Xây dựng

a) Có trách nhiệm cung cấp thông tin theo thẩm quyền tại khoản Điều 7 Quy chế gửi Sở Tư pháp cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp và cơ quan có liên quan thực hiện liên thông Cơ sở dữ liệu về nhà ở với Cơ sở dữ liệu chứng thực, công chứng và các Cơ sở dữ liệu khác có liên quan theo quy định.

4. Sở Tài chính

Căn cứ vào khả năng cân đối ngân sách và trên cơ sở đề xuất của Sở Tư pháp tham mưu cơ quan có thẩm quyền bố trí kinh phí để duy trì, vận hành Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

5. Thanh tra tỉnh

Có trách nhiệm cung cấp thông tin và chỉ đạo Thanh tra cấp huyện cung cấp thông tin bằng văn bản theo thẩm quyền tại khoản 6 Điều 7 Quy chế gửi Sở Tư pháp cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

6. Công an tỉnh

Có trách nhiệm cung cấp thông tin và chỉ đạo các phòng nghiệp vụ trực thuộc, Công an cấp huyện kịp thời cung thông tin bằng văn bản theo thẩm quyền về ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn giao dịch tài sản đối với các trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 7 Quy chế gửi Sở Tư pháp cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

7. Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh

Cung cấp thông tin và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời cung cấp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị theo Quy định tại khoản 1, 2, 4 Điều 7 Quy chế gửi Sở Tư pháp cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 15. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh

1. Chủ trì, phối hợp các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh triển khai, quán triệt đến các hội viên, tổ chức hành nghề công chứng tham gia khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng; đảm bảo Cơ sở dữ liệu phải được sử dụng thống nhất, đồng bộ tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

2. Phối hợp Sở Tư pháp thanh tra, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng trong việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu để có biện pháp xử lý đối với các hành vi không cập nhật thông tin kịp thời, trung thực, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu hoặc có hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.

3. Phối hợp Sở Tư pháp thực hiện liên thông, kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu với chứng thực, công chứng với các Cơ sở dữ liệu về dân cư, đất đai, nhà ở... theo quy định pháp luật nhằm làm giàu thông tin cho Cơ sở dữ liệu phục vụ tốt cho hoạt động công chứng.

Điều 16. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải sử dụng thống nhất Cơ sở dữ liệu để khai thác, sử dụng trong hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch tại tổ chức mình. Đối với các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng trước đây đang lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng phải có trách nhiệm cập nhật vào Cơ sở dữ liệu trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực.

2. Tổ chức hành nghề công chứng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm trả chi phí cài đặt máy chủ tại tổ chức mình với bên tư vấn cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận; chi trả các chi phí khác liên quan như bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp Cơ sở dữ liệu tại tổ chức mình (nếu có).

3. Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm

a) Bảo đảm cơ sở vật chất máy tính, thiết bị cần thiết, đường truyền để cài đặt, sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.

b) Quản lý, phân công việc nhập thông tin hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu.

c) Quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ cho hoạt động công chứng tại tổ chức mình.

d) Chịu trách nhiệm về việc nhập, chỉnh sửa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu.

đ) Có trách nhiệm bảo quản, bảo mật tài khoản, mật khẩu đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với công chứng viên, nhân viên đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

e) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Điều 17. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Ủy ban nhân dân cấp huyện

a) Tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này, chỉ đạo Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng Cơ sở dữ liệu để thực hiện chứng thực, tra cứu và cập nhật thông tin chứng thực vào Cơ sở dữ liệu trước khi chứng thực hợp đồng, giao dịch.

b) Chỉ đạo Phòng Tư pháp thực hiện:

- Chịu trách nhiệm quản lý, bảo mật, sử dụng tài khoản được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ công chức cập nhật, tra cứu thông tin đối với công chức đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, quên mật khẩu, tên tài khoản hoặc bị khóa để hướng dẫn.

- Cử công chức hộ tịch tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.

- Bố trí công chức hộ tịch cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin về hợp đồng, giao dịch tài sản đã được chứng thực và chịu trách nhiệm đối với các thông tin đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu; tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và các thông tin về hợp đồng, giao dịch tài sản trên Cơ sở dữ liệu để thực hiện chứng thực khi được yêu cầu.

c) Chỉ đạo Phòng Tài nguyên và Môi trường cung cấp thông tin theo thẩm quyền đối với ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất theo quy định tại khoản 8 Điều 7 Quy chế gửi Sở Tư pháp cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

d) Bố trí kinh phí, trang bị máy vi tính, trang thiết bị và nâng cấp đường truyền để sử dụng có hiệu quả Cơ sở dữ liệu tại Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã phục vụ tra cứu, cập nhật thông tin về hợp đồng giao dịch tài sản đã được chứng thực theo quy định pháp luật vào Cơ sở dữ liệu.

2. Ủy ban nhân dân cấp xã

a) Tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này, chịu trách nhiệm quản lý, bảo mật, sử dụng tài khoản được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ công chức cập nhật, tra cứu thông tin đối với công chức đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, quên mật khẩu, tên tài khoản hoặc bị khóa để hướng dẫn.

b) Cử công chức Tư pháp - Hộ tịch tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.

c) Bố trí công chức Tư pháp - Hộ tịch cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin về hợp đồng, giao dịch tài sản đã được chứng thực và chịu trách nhiệm đối với các thông tin đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu; tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và các thông tin về hợp đồng, giao dịch tài sản trên Cơ sở dữ liệu để thực hiện chứng thực khi được yêu cầu.

Điều 18. Xử lý vi phạm

1. Tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thực hiện chứng thực được cấp tài khoản đăng nhập để khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu không thực hiện nhiệm vụ cập nhật kịp thời, đầy đủ thông tin vào Cơ sở dữ liệu hoặc cập nhật thông tin không chính xác hoặc có hành vi vi phạm Quy chế này tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà xử lý theo quy định pháp luật.

2. Cá nhân được cấp tài khoản để khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu có hành vi vi phạm Quy chế này tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị khóa tài khoản hoặc hình thức xử lý khác theo quy định pháp luật.

Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh vướng mắc, các cơ quan, tổ chức có liên quan phản ánh đến Sở Tư pháp để được hướng dẫn thực hiện hoặc tổng hợp, báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.