QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “ĐẨY MẠNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỊCH VỤ CHỨNG THỰC BẢN SAO ĐIỆN TỬ TỪ BẢN CHÍNH VÀ NÂNG CẤP HỆ THỐNG THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC” TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC NINH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Công chứng 2014;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ quy định về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 13/2018/QĐ-UBND ngày 08/06/2018 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ công trực tuyến tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 19/2017/QĐ-UBND ngày 07/8/2017 của UBND tỉnh ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh;

Căn cứ Quyết định số 21/2019/QĐ-UBND ngày 22/10/2019 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế bảo đảm an toàn thông tin mạng trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh;

Căn cứ Kết luận số 113-KL/TU ngày 12/4/2021 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, phát triển Chính quyền số và bảo đảm an toàn thông tin mạng năm 2021;

Căn cứ Nghị quyết số 252/NQ-HĐND ngày 04/6/2020 của HĐND tỉnh Bắc Ninh về việc điều chỉnh, bổ sung Nghị quyết số 44/NQ-HĐND18 ngày 12/4/2017 của HĐND tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Xây dựng triển khai mô hình Thành phố thông minh tỉnh Bắc Ninh giai đoạn 2017 - 2022, tầm nhìn đến năm 2030”;

Căn cứ Quyết định số 161/QĐ-UBND Ngày 11/5/2021 của UBND tỉnh phê duyệt Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước, phát triển Chính quyền số và bảo đảm an toàn thông tin mạng năm 2021;

Căn cứ Quyết định số 983/QĐ-BTP ngày 10/6/2021 về Kế hoạch chuyển đổi số ngành Tư pháp đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;

Căn cứ Quyết định số 682/QĐ-BTP ngày 07/5/2021 về Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển Chính phủ số và bảo đảm an toàn thông tin mạng trong hoạt động của ngành Tư pháp giai đoạn 2021-2025;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 05/TTr-STP ngày 25/01/2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo quyết định này Đề án “Đẩy mạnh triển khai thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và nâng cấp Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực” trên địa bàn tỉnh (Có Đề án kèm theo).

Điều 2. Giao Sở Tư pháp phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính, các Sở, ngành có liên quan, UBND các huyện, thành phố tổ chức triển khai thực hiện các nội dung của Đề án.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Thủ trưởng các cơ quan: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính, các Sở, ngành có liên quan; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn; các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan căn cứ quyết định thi hành./.

ĐỀ ÁN

ĐẨY MẠNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỊCH VỤ CHỨNG THỰC BẢN SAO ĐIỆN TỬ TỪ BẢN CHÍNH VÀ NÂNG CẤP HỆ THỐNG THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 130/QĐ-UBND ngày 23/3/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh)

I. SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN

1. Đẩy mạnh triển khai thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính:

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính có lợi ích thiết thực cho cá nhân, tổ chức được phép sử dụng bản sao điện tử để thực hiện các dịch vụ công trực tuyến trên môi trường điện tử, không phải nộp bản sao chứng thực (hoặc xuất trình bản chính để đối chiếu) khi thực hiện thủ tục hành chính, tiết kiệm được thời gian cũng như kinh phí cho cá nhân, tổ chức, góp phần hiện đại hóa nền hành chính nhà nước.

Thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Từ tháng 10/2020, Sở Tư pháp đã phối hợp với Sở Thông tin và Truyền Thông, VNPT Bắc Ninh xây dựng chương trình, phần mềm chức năng “Chứng thực và công chứng điện tử” trên Hệ thống Thông tin chính quyền điện tử tỉnh Bắc Ninh, đã tổ chức tập huấn đến 100 % Lãnh đạo Phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh triển khai thực hiện việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Đồng thời đã có văn bản đề nghị Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chỉ đạo UBND cấp xã triển khai thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cho cá nhân, tổ chức. Tuy nhiên, đến nay số lượng vụ việc chứng thực điện tử trong thời gian qua chưa đạt được như mong đợi; cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm, chưa có nhu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính mà vẫn lựa chọn công chứng, chứng thực bản sao từ bản chính bằng bản giấy. Thời điểm từ 01/10/2020 đến 31/5/2021, toàn tỉnh mới thực hiện được 1600 việc, trong đó cấp huyện thực hiện gần 100 việc, cấp xã 1500 việc. Số lượng quá ít so với khối lượng việc chứng thực bản sao từ bản chính thông thường (Năm 2020: 25.552 việc ở cấp huyện, 1.135.225 việc ở cấp xã; năm 2021: 11.825 việc ở cấp huyện, 871.011 việc ở cấp xã, lệ phí thu trên 05 tỷ đồng/năm).

Ngày 06/12/2021, Chính phủ ban hành Nghị định số 107/2021/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Theo đó số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; thực hiện thủ tục hành chính điện tử thuộc phạm vi cấp tỉnh được thực hiện từ 01/6/2022; cấp huyện thành phố được thực hiện từ 01/12/2022; cấp xã được thực hiện từ 01/6/2023.

Kết quả trên được đánh giá bởi thực trạng sau:

1.1. Lựa chọn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính hay chứng thực theo cách thông thường là do yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Tuy nhiên, theo báo cáo của Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã thì các cá nhân, tổ chức hầu hết đều chưa có nhu cầu chứng thực điện tử. Số lượng việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính chủ yếu là do cán bộ tư pháp thực hiện thí điểm. Chính vì vậy, UBND tỉnh cần có chính sách hỗ trợ, tạo điều kiện để thu hút, khuyến khích, vận động cá nhân, tổ chức chứng thực bản sao điện tử từ bản chính;

1.2. Để bảo đảm tính chính xác của bản sao điện tử đúng với bản chính, bản gốc. Theo yêu cầu của quy trình “Chứng thực và công chứng điện tử” trên Hệ thống Thông tin chính quyền điện tử tỉnh Bắc Ninh thì công chức tiếp nhận hồ sơ chứng thực phải thực hiện tiến hành Scan bản chính văn bản, giấy tờ để tạo Bản sao điện tử. Để thực hiện được yêu cầu này thì đòi hỏi phải được trang bị hệ thống máy tính, máy in, máy foto kèm chức năng scan bảo đảm chất lượng, đồng bộ. Tuy nhiên, theo tổng hợp báo cáo thì hệ thống trang thiết bị, máy móc ở cơ sở chưa đáp ứng được yêu cầu. Các máy Scan của cơ quan có thẩm quyền chứng thực hiện nay chỉ là những máy Scan thông thường, rất khó khăn trong việc Scan, quét những tài liệu, hồ sơ, văn bản nhiều trang...

1.3. Yêu cầu của quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thì người yêu cầu chứng thực/chủ hồ sơ phải có CMND (hoặc căn cước công dân) và địa chỉ Email (để chuyển trả hồ sơ và gửi dữ liệu vào kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia). Nhưng khi tổ chức/cá nhân không có yêu cầu chứng thực điện tử thì tổ chức/cá nhân có hoặc không có, hoặc nếu có cũng có thể không muốn/không cung cấp số CMND/địa chỉ Email (lý do bảo mật) cho người thực hiện việc chứng thực.

1.4. Hiện nay chưa có cơ quan, tổ chức nào tiếp nhận bản sao điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính.

1.5. Bất cập trong việc chia sẻ thông tin giữa các cơ quan quản lý Nhà nước trong việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử:

Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định bản sao điện tử sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền chứng thực sẽ được gửi vào “Kho quản lý dữ liệu điện tử” của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công tỉnh. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

Như vậy, trong trường hợp tổ chức/cá nhân không có yêu cầu chứng thực điện tử. Nếu cơ quan chứng thực thiết lập việc chứng thực điện tử trên Hệ thống nhưng không có kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc không có địa chỉ thư điện tử của tổ chức, cá nhân thì cũng không thể thực hiện được việc chia sẻ thông tin giữa các cơ quan quản lý Nhà nước trong việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

1.6. Phần mềm chỉ xây dựng kết quả bản sao điện tử được gửi vào email của tổ chức, cá nhân, chưa khai thác hết tiện ích của các mạng xã hội phổ biến khác như zalo, messenger, sms....

1.7. Công tác tuyên truyền để người dân, tổ chức biết và hiểu được các tiện ích từ việc thực hiện chứng thực điện tử trong các giao dịch cũng như đời sống xã hội còn chưa được rộng rãi, còn nhiều hạn chế.

Với những nguyên nhân nêu trên. Để khai thác các tiện ích và tính hiệu quả từ việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính mang lại, góp phần ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa nền hành chính cũng như xây dựng Chính phủ điện tử, đô thị thông minh tại tỉnh Bắc Ninh. Cần thiết phải xây dựng, nâng cấp phần mềm thực hiện chứng thực bản sao điện tử, đồng thời xây dựng Đề án có những nội dung cụ thể, thiết thực nhằm giải quyết những bất cập, vướng mắc nêu trên sau một thời gian vận hành thử nghiệm.

2. Nâng cấp Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực

Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực đã được xây dựng theo yêu cầu của Luật Công chứng năm 2014, Quyết định số 19/2017/QĐ-UBND ngày 07/8/2017 của UBND tỉnh Bắc Ninh. Theo đó, Sở Tư pháp đã phối hợp với Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm và nội dung số (OSP) triển khai xây dựng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực trên phần mềm “Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn và hợp đồng giao dịch đã công chứng” (gọi tắt là “Phần mềm UCHI”).

Theo quy định của Luật Công chứng và Quyết định số 19/2017/QĐ-UBND của UBND tỉnh Bắc Ninh thì ngay sau khi ký công chứng hoặc ký chứng thực hợp đồng, giao dịch thì các tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn phải cập nhật ngay thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng hoặc chứng thực vào Hệ thống. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật dân sự. Qua đó, sẽ góp phần bảo đảm an toàn pháp lý, hạn chế rủi ro cho việc công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch”.

Ngoài ra, Quyết định số 19/2017/QĐ-UBND cũng có quy định các cơ quan hữu quan (Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, cơ quan THA dân sự, cơ quan cảnh sát điều tra, UBND các cấp, cơ quan tài nguyên môi trường các cấp... có trách nhiệm gửi “Thông tin ngăn chặn” cho Sở Tư pháp để cập nhật vào Hệ thống. Đây chính là cơ sở, căn cứ pháp lý để các tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện hoặc tạm dừng việc thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản đó.

Sau gần 04 năm triển khai ứng dụng tại 25/25 tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn. Phần mềm UCHI đang trong giai đoạn chạy thử và đã thực sự phát huy có hiệu quả rõ rệt.

Phần mềm đã khắc phục được những rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực. Các tài liệu trong hồ sơ công chứng, chứng thực đã được chuyển đổi lên phần mềm tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát và lưu trữ tài liệu, chế độ thống kê, báo cáo theo tháng, quý, năm với từng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực. Cùng với đó, tất cả dữ liệu, thông tin công chứng, chứng thực, các thông tin ngăn chặn sau khi được cập nhật lên Phần mềm đều được đồng bộ hóa, chia sẻ với các tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn kịp thời, đầy đủ, ngăn chặn những rủi ro phát sinh, bảo đảm an toàn pháp lý đối với các hợp đồng, giao dịch được công chứng, chứng thực.

Tuy nhiên sau thời gian triển khai 04 năm kể từ năm 2017 đến nay, hệ thống đã có những tình trạng cần được khắc phục và nâng cấp, cụ thể như sau:

- Phần mềm UCHI được xây dựng từ năm 2017, hiện mới dừng lại ở phạm vi tích hợp thông tin, chia sẻ dữ liệu đã công chứng, chứng thực giữa các tổ chức hành nghề công chứng; UBND các xã, phường, thị trấn mà chưa xác lập cơ chế chia sẻ thông tin, tích hợp với Hệ thống cơ sở dữ liệu của các ngành có liên quan như Văn phòng đăng ký đất đai, Sở Tài nguyên môi trường, Sở Xây dựng, Tòa án nhân dân, Thi hành án dân sự…;

- Khối cơ sở dữ liệu lưu trữ tại Sở Tư pháp ngày càng lớn hơn, cần có sự thay đổi về kiến trúc để phù hợp với nhu cầu phát triển và khả năng tích hợp với kiến trúc chính quyền điện tử của tỉnh;

- Hệ thống mới dừng lại ở việc cập nhật các hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng từ năm 2017 đến nay. Chưa tiến hành cập nhật, tích hợp toàn bộ các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực trong thời gian trước đó;

- Phần mềm UCHI được Sở Tư pháp xây dựng bằng nguồn vốn xã hội hóa từ năm 2017. Do đó việc cập nhật cơ sở dữ liệu mới thực hiện tại 25 tổ chức hành nghề công chứng, còn tại Phòng Tư pháp và UBND các xã phường, thị trấn thì chưa được cập nhật đầy đủ, chưa đảm bảo an toàn pháp lý cho tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân.

Theo quy định tại Điều 62 Luật Công chứng 2014 quy định việc xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng do nguồn ngân sách nhà nước thực hiện; Hiện nay trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh, tại UBND cấp xã vẫn thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ: Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, việc cập nhật hợp đồng, giao dịch vào hệ thống UCHI không được đầy đủ, thường xuyên nên ảnh hưởng đến sự an toàn pháp lý của các hợp đồng, giao dịch.

Đến nay, sau 04 năm thực hiện đã có rất nhiều các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến Luật Công chứng mới được sửa đổi, bổ sung (ví dụ: báo cáo thống kê theo Thông tư 03/2019/TT-BTP, Thông tư 01/2021/TT-BTP của Bộ Tư pháp, số liệu, thông tin về nhà ở theo Nghị định số 117/2015/NĐ-CP của Chính phủ...), do đó cần thiết phải được nâng cấp, điều chỉnh Hệ thống cho phù hợp và đảm bảo an toàn pháp lý;

- Số lượng hợp đồng, giao dịch tăng lên khiến việc xác minh thông tin tài sản giao dịch trở nên khó khăn, gây tốn kém thời gian và nguồn nhân lực. Hơn nữa, việc xác minh thủ công cũng dẫn đến nhiều sai sót;

Bên cạnh đó, tỉnh Bắc Ninh đã ban hành kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 19/4/2019 của UBND tỉnh về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước. Thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ và triển khai thực hiện việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Nhằm đưa kết quả của việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính vào “Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân” trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công tỉnh để tạo nguồn “Dữ liệu điện tử” của tổ chức, cá nhân khi thực hiện các thủ tục hành chính sau này mà không cần phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực.

Thực tế, hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch yêu cầu cá nhân, tổ chức phải chứng thực bản sao từ bản chính rất nhiều tài liệu, hồ sơ, giấy tờ nhưng các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND các xã, phường, thị trấn chưa tiếp cận, khai thác, sử dụng nguồn “Dữ liệu điện tử” từ “Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân” trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công tỉnh.

Thực trạng trên đặt ra nhu cầu cấp bách phải nâng cấp Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh, làm cơ sở thiết lập và đưa vào hoạt động, khai thác cơ sở dữ liệu chung để phục vụ cho hoạt động của các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn.

II. SỰ PHÙ HỢP VỚI QUY HOẠCH, KẾ HOẠCH, CHỦ TRƯƠNG VÀ CĂN CỨ PHÁP LÝ

- Luật Công chứng năm 2014 ;

- Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ quy định về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

- Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

- Quyết định số 2041/QĐ-BTP ngày 30/9/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành kiến trúc Chính phủ điện tử Bộ Tư pháp phiên bản 2.0;

- Quyết định số 983/QĐ-BTP ngày 10/6/2021 về Kế hoạch chuyển đổi số ngành Tư pháp đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;

- Quyết định số 682/QĐ-BTP ngày 07/5/2021 về Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển Chính phủ số và bảo đảm an toàn thông tin mạng trong hoạt động của ngành Tư pháp giai đoạn 2021-2025;

- Quyết định số 53/QĐ-UBND ngày 05/02/2021 của UBND tỉnh Bắc Ninh về việc ban hành kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Bắc Ninh;

- Quyết định số 13/2018/QĐ-UBND ngày 08/06/2018 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ công trực tuyến tỉnh;

- Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 02/08/2019 của UBND tỉnh về việc tăng cường bảo đảm an toàn, an ninh mạng nhằm cải thiện chỉ số xếp hạng của tỉnh;

- Quyết định số 14/2019/QĐ-UBND ngày 14/08/2019 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế Quản lý, vận hành và sử dụng Trung tâm Dữ liệu thành phố thông minh tỉnh Bắc Ninh;

- Quyết định số 19/2017/QĐ-UBND ngày 07/8/2017 của UBND tỉnh ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh;

- Quyết định số 21/2019/QĐ-UBND ngày 22/10/2019 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế bảo đảm an toàn thông tin mạng trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh;

- Quyết định số 22/2019/QĐ-UBND ngày 22/10/2019 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh;

- Căn cứ Kết luận số 113-KL/TU ngày 12/4/2021 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, phát triển Chính quyền số và bảo đảm an toàn thông tin mạng năm 2021;

- Nghị quyết số 252/NQ-HĐND ngày 04/6/2020 của HĐND tỉnh Bắc Ninh về việc điều chỉnh, bổ sung Nghị quyết số 44/NQ-HĐND18 ngày 12/4/2017 của HĐND tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Xây dựng triển khai mô hình Thành phố thông minh tỉnh Bắc Ninh giai đoạn 2017 - 2022, tầm nhìn đến năm 2030”;

- Quyết định số 161/QĐ-UBND Ngày 11/5/2021 của UBND tỉnh phê duyệt Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước, phát triển Chính quyền số và bảo đảm an toàn thông tin mạng năm 2021.

III. NỘI DUNG ĐỀ ÁN

1. Đẩy mạnh triển khai thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính:

1.1. Thực hiện tốt công tác truyền thông, tuyên truyền, nâng cao nhận thức của người dân, tổ chức, doanh nghiệp về những tiện ích, hiệu quả của việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính mang lại. Từ đó từng bước nâng cao mức độ tiếp cận và nhu cầu thực hiện chứng thực điện tử của tổ chức, cá nhân. Phấn đấu, trên 50% người dân trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh được tiếp cận với thông tin về dịch vụ chứng thực điện tử và tiện ích việc sử dụng dịch vụ đối với công việc chứng thực. Mục tiêu đến cuối năm 2023 có 100% cá nhân, tổ chức có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính tại Trung tâm Hành chính các cấp, bộ phận “Tiếp nhận và trả kết quả” của UBND các xã, phường, thị trấn được hỗ trợ, tạo lập tài khoản thư điện tử và tài khoản bằng số định danh cho cá nhân, tổ chức truy cập Kho quản lý dữ liệu điện tử trên hệ thống thông tin.

1.2. Đề xuất quy định chế độ bồi dưỡng cho công chức Phòng Tư pháp các huyện, thành phố (hoặc tại Trung tâm hành chính công cùng cấp) và công chức tại bộ phận “Tiếp nhận và trả kết quả” của UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh trực tiếp tạo lập tài khoản thư điện tử cho cá nhân, tổ chức chưa có tài khoản và thiết lập tài khoản bằng số định danh cho tổ chức, cá nhân truy cập Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên hệ thống thông tin theo quy định khi đến thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trong khoảng thời gian 02 năm đầu triển khai Đề án, có thể gia hạn thời gian phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Bởi hiện nay, cán bộ làm nhiệm vụ chứng thực chủ yếu là cán bộ tư pháp cơ sở với khối lượng công việc lớn (hiện phải đảm nhận 20 nhiệm vụ chuyên môn)

1.3. Hoàn thiện lại quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại phần mềm chứng năng “Chứng thực và công chứng điện tử” trên Hệ thống Thông tin chính quyền điện tử tỉnh Bắc Ninh theo hướng:

- Kết nối, khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;

- Đa dạng hóa việc tạo “Bản sao điện tử”: Ngoài bản Scan tài liệu cần chứng thực có thể sử dụng bản chụp trực tiếp từ hồ sơ, tài liệu gốc hoặc tệp tin có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính dạng văn bản giấy (do người có thẩm quyền chứng thực trực tiếp kiểm tra, đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính chính xác) theo như quy định tại khoản 7 Điều 3 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP;

- Kết quả bản sao chứng thực điện tử phải được tích hợp, chuyển vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức trên Hệ thống Thông tin chính quyền điện tử tỉnh Bắc Ninh, Cổng Dịch vụ công Quốc gia và được gửi vào email của tổ chức, cá nhân và tài khoản mạng xã hội như zalo, messenger...

1.4. Bảo đảm việc đồng bộ, tích hợp, chia sẻ dữ liệu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính với Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch (Phần mềm UCHI).

1.5. Các cơ quan Nhà nước, Trung tâm hành chính công cấp tỉnh, cấp huyện, UBND cấp xã thực hiện tiếp nhận 100% hồ sơ, tài liệu bản điện tử (đã có trong kho lưu trữ) thay cho bản giấy trong giải quyết TTHC trên địa bàn tỉnh.

2. Nâng cấp Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực

2.1. Nâng cấp Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch (Phần mềm UCHI): Tập trung, khắc phục những bất cập đã nêu trên, tình trạng lưu trữ thông tin riêng lẻ; cung cấp thông tin về dữ liệu ngăn chặn phục vụ yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời, đảm bảo sự an toàn tiện lợi và tiết kiệm cho tổ chức, công dân, các tổ chức tín dụng, các công chứng viên trong việc công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch;

2.2. Nâng cấp Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch được tích hợp với “Kho quản lý dữ liệu điện tử” của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công tỉnh. Đồng thời, xác lập cơ chế chia sẻ thông tin, tích hợp với Hệ thống cơ sở dữ liệu của các ngành có liên quan như Văn phòng đăng ký đất đai, Sở Tài nguyên môi trường, Cục Thuế tỉnh, Sở Xây dựng, Tòa án nhân dân, Thi hành án dân sự…;

2.3. Thực hiện theo quy trình thống nhất các hoạt động tác nghiệp của các tổ chức tín dụng, đơn vị chứng thực, ngân hàng thương mại trong vấn đề xác minh tính pháp lý của các tài sản được yêu cầu công chứng, chứng thực;

2.4. Cập nhật, quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu về bất động sản đã đưa vào giao dịch thông qua các hoạt động giao dịch do công chứng, chứng thực chứng nhận; dữ liệu ngăn chặn được sắp xếp một cách khoa học, thống nhất trong cấu trúc cơ sở dữ liệu, bảo đảm truy cập thống nhất từ mọi tổ chức hành nghề công chứng, đơn vị chứng thực. Bên cạnh đó vẫn phải bảo đảm bí mật về nội dung công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014;

2.5. Hệ thống dữ liệu bổ sung công thức tính phí công chứng, thù lao công chứng các hợp đồng giao dịch như chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp bằng quyền sử dụng đất. Căn cứ vào Bảng giá đất của UBND tỉnh (gồm cả hệ số điều chỉnh giá đất hàng năm) và cách thức tính phí công chứng theo quy định của Bộ Tài chính, phần mềm của Hệ thống sẽ tính toán, xác định mức phí công chứng cụ thể với từng hợp đồng, giao dịch; tránh thất thu phí công chứng cũng như thuế trong hoạt động kinh doanh, chuyển nhượng bất động sản.

2.6. Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp giữa các tổ chức công chứng và đơn vị chứng thực trong vấn đề xác minh tính pháp lý của các tài sản được yêu cầu công chứng, chứng thực;

2.7. Hệ thống dữ liệu đáp ứng được khả năng mở rộng và thay đổi theo sự phát triển cả về số lượng tổ chức hành nghề công chứng và đơn vị chứng thực trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh và quy mô dữ liệu;

2.8. Hệ thống dữ liệu được cập nhật các chức năng mới, ưu việt hơn như soạn thảo hợp đồng online, soạn thảo hợp đồng từ file, báo cáo thống kê, ... giảm tải công việc cho cán bộ, tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện hỗ trợ thuận lợi cho công tác tra cứu hợp đồng giao dịch quản lý và lưu trữ dữ liệu;

2.9. Hệ thống có xây dựng app chạy trên mobie giúp người sử dụng thuận tiện tra cứu, thao tác thêm mới trực tiếp trên phần mềm, giao diện thân thiện và dễ sử dụng; khai thác hết tiện ích của các mạng xã hội phổ biến khác như zalo, messenger, sms...;

IV. ĐỊA ĐIỂM THỰC HIỆN:

Sở Tư pháp và các Sở, ngành có liên quan; Trung tâm Hành chính công tỉnh, 08 Trung tâm hành chính công các huyện, thành phố; các tổ chức hành nghề công chứng; 08 Phòng Tư pháp các huyện, thành phố; 126 UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.

V. KINH PHÍ THỰC HIỆN:

Sau khi Đề án được UBND tỉnh phê duyệt. Sở Tư pháp phối hợp với các Sở, ngành có liên quan, đơn vị tư vấn báo cáo, đề xuất các nội dung, hạng mục, tổng mức đầu tư cụ thể, bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, đúng pháp luật và quy định của UBND tỉnh.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Trách nhiệm của các Sở, ngành, UBND các cấp:

1. Sở Tư pháp

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện tốt công tác truyền thông nhằm thực hiện mục tiêu đến năm 2023 trên 50% người dân trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh được tiếp cận với thông tin về dịch vụ chứng thực điện tử và tiện ích việc sử dụng dịch vụ đối với công việc chứng thực; 100% cá nhân, tổ chức có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính tại Trung tâm Hành chính các cấp, bộ phận “Tiếp nhận và trả kết quả” của UBND các xã, phường, thị trấn được hỗ trợ, tạo lập tài khoản thư điện tử, tài khoản bằng số định danh truy cập Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức trên Hệ thống Thông tin chính quyền điện tử tỉnh Bắc Ninh, Cổng Dịch vụ công quốc gia.

- Tổ chức quán triệt và phổ biến Nghị định số 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ, nâng cao nhận thức của người dân, tổ chức, doanh nghiệp về những tiện ích, hiệu quả của việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính mang lại. Từ đó từng bước nâng cao mức độ tiếp cận và nhu cầu thực hiện chứng thực điện tử của tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính, các Sở ngành có liên quan tham mưu UBND tỉnh báo cáo HĐND tỉnh ban hành Nghị quyết quy định chế độ bồi dưỡng cho công chức Phòng Tư pháp các huyện, thành phố (hoặc tại Trung tâm hành chính công cùng cấp) và công chức tại bộ phận “Tiếp nhận và trả kết quả” của UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh trực tiếp tạo lập tài khoản thư điện tử cho cá nhân, tổ chức chưa có tài khoản và thiết lập tài khoản bằng số định danh cho tổ chức, cá nhân (CMND/CCCD, MST hoặc số định danh khác) truy cập Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên hệ thống thông tin theo quy định khi đến thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Thời gian thực hiện: 02 năm có thể gia hạn thời gian phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, VNPT Bắc Ninh hoàn thiện quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại phần mềm chức năng “Chứng thực và công chứng điện tử” trên Hệ thống Thông tin chính quyền điện tử tỉnh Bắc Ninh.

- Phối hợp với Sở Thông tin truyền thông, Sở Tài Chính, Sở Kế hoạch & đầu tư, đơn vị tư vấn nâng cấp Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch (Phần mềm UCHI) đề xuất các hạng mục, tổng mức đầu tư cụ thể, bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, đúng pháp luật và quy định của UBND tỉnh.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

- Phối hợp với Sở Tư pháp, VNPT Bắc Ninh hoàn thiện lại quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại phần mềm chức năng “Chứng thực và công chứng điện tử” trên Hệ thống Thông tin chính quyền điện tử tỉnh Bắc Ninh. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn quy trình về chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, quy trình giải quyết TTHC trên môi trường điện tử.

- Chủ trì, phối hợp với Trung tâm hành chính công tỉnh, Trung tâm hành chính công cấp huyện, UBND cấp xã hướng dẫn cá nhân, tổ chức cách thức tạo lập tài khoản thư điện tử cho cá nhân, tổ chức chưa có tài khoản và thiết lập tài khoản bằng số định danh cho tổ chức, cá nhân truy cập Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên hệ thống thông tin theo quy định khi đến thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

- Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm thẩm định, cho ý kiến đối với nội dung đề xuất nâng cấp Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh theo nội dung trong Đề án đảm bảo đồng bộ, thống nhất với hệ thống Cổng Thông tin Dịch vụ công của tỉnh, sử dụng tối đa cơ sở vật chất, công nghệ thông tin hiện có của tỉnh.

3. Văn phòng UBND tỉnh

- Chỉ đạo Phòng Kiểm soát TTHC tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo các Sở, ngành, địa phương, các cơ quan thuộc ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh tiếp nhận bản sao điện tử từ bản chính, thông tin dữ liệu điện tử trong “Kho quản lý dữ liệu điện tử” của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công tỉnh để giải quyết thủ tục hành chính có liên quan.

- Chủ trì tham mưu thực hiện Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính .

4. Sở Tài chính

- Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh ban hành Nghị quyết đặc thù về chế độ bồi dưỡng cho công chức tư pháp/cán bộ tại bộ phận “Tiếp nhận và trả kết quả” của Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã có nhiệm vụ giúp người dân tạo lập tài khoản thư điện tử cho cá nhân, tổ chức chưa có tài khoản và thiết lập tài khoản bằng số định danh cho tổ chức, cá nhân truy cập Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên hệ thống thông tin theo quy định khi đến thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trong thời gian 02 năm, có thể gia hạn thời gian phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.

- Tham mưu UBND tỉnh bố trí nguồn kinh phí bảo đảm triển khai thực hiện các nội dung của Đề án bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, đúng pháp luật và quy định của UBND tỉnh.

5. Sở Tài nguyên và Môi trường

- Chỉ đạo các bộ phận có liên quan xác lập cơ chế chia sẻ thông tin, tích hợp với Hệ thống cơ sở dữ liệu về tài nguyên môi trường, đăng ký biện pháp bảo đảm với Hệ thống cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh (Phần mềm UCHI).

- Chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh, các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thị xã, thành phố thường xuyên chia sẻ, cập nhật, cung cấp các “thông tin ngăn chặn” liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản trên đất để Sở Tư pháp kịp thời cập nhật, chia sẻ thông tin trên Hệ thống cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh (Phần mềm UCHI).

6. Các Sở, ngành trực thuộc UBND tỉnh:

Tiếp nhận bản sao chứng thực điện tử, thông tin dữ liệu điện tử trong địa chỉ email và “Kho quản lý dữ liệu điện tử” của tổ chức, cá nhân khi xem xét, giải quyết các TTHC có liên quan.

- Thực hiện bổ sung thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính gồm văn bản giấy có công chứng, chứng thực thông thường hoặc bản sao chứng thực điện tử, thông tin dữ liệu điện tử trong “Kho quản lý dữ liệu điện tử” của tổ chức, cá nhân.

7. UBND cấp huyện, UBND cấp xã

Thực hiện bố trí kinh phí mua sắm trang thiết bị tại các cơ quan vận hành Hệ thống, các cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính (Phòng Tư pháp, Trung tâm Hành chính công, UBND các xã, phường, thị trấn); thực hiện chi trả chế độ bồi dưỡng cho công chức tư pháp/cán bộ tại bộ phận “Tiếp nhận và trả kết quả” của Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã có nhiệm vụ giúp người dân tạo lập Email cá nhân và thiết lập Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân khi đến thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trong thời gian 02 năm, bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, đúng pháp luật và quy định của UBND tỉnh.

Chỉ đạo bộ phận tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính hướng dẫn, giúp đỡ cá nhân, tổ chức tạo lập Email (trường hợp chưa có Email) và thiết lập Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức trên Hệ thống Thông tin chính quyền điện tử tỉnh Bắc Ninh, Cổng Dịch vụ công quốc gia.

- Thực hiện bổ sung thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính từ bản văn bản giấy có công chứng, chứng thực thông thường hoặc bản sao chứng thực điện tử, thông tin dữ liệu điện tử trong “Kho quản lý dữ liệu điện tử” của tổ chức, cá nhân.

Trên đây là Đề án “Đẩy mạnh triển khai thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và nâng cấp Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh”. UBND tỉnh Bắc Ninh yêu cầu các Sở, ngành có liên quan, UBND cấp huyện, UBND cấp xã nghiêm túc triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung cụ thể của Đề án./.