Công văn 3605/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 04 tháng 09 năm 2015 hướng dẫn chi tiết về việc xử lý các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ và các cơ quan thuế có thẩm quyền trong việc kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm về hóa đơn.

Quy định về xử phạt hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn

• Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về hóa đơn.
• Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn bản gốc (Liên 2) để phục vụ việc kê khai, khấu trừ thuế và hạch toán chi phí thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi làm mất hóa đơn.
• Các trường hợp mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất khả kháng khác được chứng minh bằng văn bản xác nhận của cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ được xem xét miễn hoặc giảm nhẹ hình thức xử phạt theo quy định.

Thủ tục khai báo và xử lý khi phát hiện mất hóa đơn

• Khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), tổ chức, cá nhân phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày xảy ra sự việc hoặc ngày phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn.
• Doanh nghiệp phải cam kết và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin khai báo mất hóa đơn.

Trách nhiệm phối hợp giữa bên bán và bên mua

• Bên bán và bên mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn, trong đó ghi rõ liên 1 của hóa đơn bên bán đã khai, nộp thuế vào kỳ tính thuế nào.
• Bên bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao để giao cho bên mua. Bên mua được sử dụng bản sao hóa đơn này kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
• Cả hai bên phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực của việc mất hóa đơn và các chứng từ kèm theo.

Hiệu lực thi hành

Công văn 3605/TCT-CS có hiệu lực hướng dẫn thực hiện kể từ ngày ban hành. Các nội dung hướng dẫn tại văn bản này được áp dụng thống nhất tại các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nhằm đảm bảo tính đồng bộ trong công tác quản lý thuế và xử lý vi phạm hành chính về hóa đơn.